Virkakieli odottaa vielä kehittämisohjelmaansa

Mitä oikein pitäisi tehdä, että viranomaiset ryhtyisivät tositoimin pyrkimään kansalaisille ymmärrettävään kielenkäyttöön? Pian kolmekymmentä vuotta sitten, 23. kesäkuuta 1982, silloinen hallitus antoi päätöksen toimenpiteistä valtion viranomaisten kielenkäytön parantamiseksi. Tämä ns. virkakielipäätös korvattiin vuonna 2003 hallintolain hyvän kielen vaatimuksella, joka velvoitti kaikkia viranomaisia, ei pelkästään valtiota. Nämä velvoitteet eivät ole johtaneet ratkaisevaan muutokseen. Niin voi päätellä siitä, että nykyinen hallitus lupaa ohjelmassaan kehittää virkakieltä.

Vuoden 1982 virkakielipäätös annettiin ns. virkakielikomitean ehdotuksesta. Komitea ehdotti mietinnössään muitakin toimia, joilla virastoissa organisoitaisiin työtä niin, että ymmärrettävään kielenkäyttöön päästäisiin. Ehdotusten joukossa oli virkakielivastaavan nimeäminen kuhunkin virastoon ja vuosittainen oman viraston kielenkäytön arvioiminen. Useimmat komitean ajatuksista jäivät kuitenkin toteuttamatta. Muiden ministeriöiden valtiovarainministeriölle antamista raporteista voi päätellä, että yleensä virastoihin tilattiin koulutusta, mutta sitä laajempiin toimiin niiden johto ei ryhtynyt. Esimerkiksi työkäytäntöihin ja asiakirjamalleihin ei puututtu.

Hyvän virkakielen ehdot samat Suomessa ja Australiassa

Muutos on vaikeaa varsinkin silloin, kun siihen pääseminen vaatisi monen vakiintuneen menettelytavan arvioimista ja järjestämistä uudelleen. Australialaisesta näkökulmasta tätä vaikeutta valotti tohtori Neil James, kansainvälisesti tunnettu virkakielenhuoltaja, joka luennoi helmikuussa Kotuksessa. Hän esitteli tutkimustaan, jossa selvitettiin, miksi joissakin Australian virastoissa onnistuttiin muuttamaan kielenkäyttöä ymmärrettävämmäksi ja toisissa ei. Mukana tutkimuksessa oli 30 virastoa.

Ne virastot, joissa muutosta tapahtui, pitivät tavoitteeseen pyrkimistä jatkuvana prosessina, eivät kerrallisena projektina. Niissä kielenkäytön muutos integroitiin muuhun toimintaan eivätkä kieliasiat jääneet kirjoittamiskurssien mappeihin. Myös Kotuksen tutkimusten mukaan hyvänkin kurssin anti jää hyödyntämättä, jos organisaation käytännöt eivät anna sen soveltamiseen mahdollisuutta. Kun muutosta tavoitellaan läpäisyperiaatteella, kielenkäyttö otetaan huomioon myös esimerkiksi työprosessien kuvauksessa ja tietojärjestelmien kehittämisessä. Koulutus on ensiarvoisen tärkeää, mutta se täytyy voida yhdistää muihin toimiin, joilla edistetään ymmärrettävää kielenkäyttöä.

Australialaisissa virastoissa muutos toteutui, jos viraston johto tuki sitä ja ilmaisi selvästi, että siihen on tarkoitus pyrkiä. Näissä virastoissa oli myös viraston sisällä asiasta innostunut vetäjä. Vaikka ulkopuolisten asiantuntijoiden antama koulutus oli onnistumiselle tärkeää, muutos ei jäänyt vain heidän ohjaukseensa. Virastoissa myös seurattiin muutoksen etenemistä ja toimia muutettiin tai lisättiin, jos sellaiselle ilmeni tarvetta. Sellaista jatkuvuutta ja verkostoitumista ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa tavoitteli virkakielikomiteakin suositellessaan virkakielivastaavien nimeämistä.

Muutos syntyy vain johdon tuella

Muutokset organisaation toimintatavoissa ja asiakirjamalleissa voivat onnistua yksittäisessä virastossa, jos sen johto pitää asiaa niin tärkeänä, että ottaa kielenkäytön kokonaisvaltaisesti huomioon muissa toiminnoissa ja antaa siihen voimavaroja. Meillä Kela ja Verohallinto ovat tällä tiellä, ja tuloksia on jo näkyvissä, vaikka prosessi on vielä varhaisessa vaiheessa. Kelan siirtyminen sinuttelemaan asiakkaita on saanut paljon huomiota, mutta sitä ei aina ole ymmärretty pikkuruiseksi osaksi suurta palapeliä. Kela on laajemminkin panostamassa tietojärjestelmien muutokseen sellaisiksi, että ne eivät enää haittaa ymmärrettävien tekstien tuottamista. Paljon työtä on Kelassa ja Verohallinnossa jo pantu myös itse tekstien uudistamiseen asiakkaan kannalta tarkoituksenmukaisemmiksi. Isossa organisaatiossa ei tekstejä ja niihin vaikuttavia tapoja ja asenteita muuteta hetkessä.

Valistus on viritetty, milloin tartutaan toimeen?

Koko julkisen sektorin kielenkäyttö voi muuttua vain, jos hallintoa ohjaavat tahot asettavat sen tavoitteeksi ja myös huolehtivat, että muutosta varten varataan riittävät resurssit ja että sen toteutumista seurataan. Vaaditaan siis poliittista tahtoa, ja sehän on jo ilmaistu hallitusohjelmassa näin: ”Laaditaan toimintaohjelma lainsäädännön, viranomaisviestinnän ja asioinnin kielen kehittämiseksi.”

Toimintaohjelmasta ei ole kuulunut vielä mitään. Jos tavoitteena on toimiva ja laajapohjaisesti sovittu ohjelma virkakielen parantamiseksi, sitä ei koota kädenkäänteessä, vaikka asiasta onkin paljon tietoa olemassa. Aikaa vaatii myös ohjelman vieminen tehokkaasti käytäntöön. Miksi virkakielen toimintaohjelman suunnittelu viipyy? Haluaako hallitus virkakieleen muutosta tosissaan?

AINO PIEHL

Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 28.3.2012.