Tekstinhuolto ja työnteon rakenteet

Virkatyöläinen kirjoittaa tekstejä työpaikalla useimmiten yksin. Työssä valmistuneet tekstit sitä vastoin eivät ole yksityisasioita, meneväthän ne usein kaikkien työtovereiden nähtäville, työpaikan ulkopuoliselle taholle tai peräti aktiiviseen julkiseen levitykseen. Tekstit näyttäytyvät aina osana työyhteisön viestintäkokonaisuutta.

Miten työyhteisössä voitaisiin helpottaa tekstien kirjoittamisen arkea? Miten sekä työntekijä että työpaikka voisivat selvitä nykyisestä tekstikuormituksesta lievemmin vaurioin? Millainen on tekstin kirjoittamiselle otollinen työkulttuuri? Etsin tässä artikkelissa ratkaisuja tällaisiin kysymyksiin.

Tekstejä yhdessä muiden kanssa

On tekstejä, jotka on luotava yksin, mutta osa teksteistä voitaisiin kirjoittaa jo alusta pitäen pari- tai ryhmätyönä. Kun tekstiä tuottaa jo kirjoitusprosessin alkuvaiheesta muiden kanssa, tekstistä ei tule niin ”henkilökohtainen” kuin yksin työskenneltäessä. Kirjoittamisen kynnys madaltuu.

Yhteistyöstä syntyy monia etuja. Ensinnäkin mitä enemmän silmäpareja, sitä selvemmin näkee, mikä tekstissä on keskeistä. Siinä missä yksin hairahtuu helposti kuljeskelemaan harhapoluille, ryhmä pitää tiellä. Toisekseen yksin märehtimiseen käytetty aika vähenee, koska ajatuksia voidaan vaihtaa jo tekstiä muotoiltaessa. Näin tekstin tuottaminen ja palaute käyvät sopuisasti yhtä jalkaa. Lisäksi kirjoitusvaiheen yhteistyö voi myös sitouttaa ihmiset työntekoon varsinkin isoissa projekteissa.

Ryhmätyössä muotoutuu synergiaa, jolloin kokonaisuus on enemmän kuin yksittäisten työntekijöiden työpanosten summa. Oikein suunnitellussa ryhmätyössä säästyy luultavasti myös kullanarvoista aikaa. Ja mikä tärkeintä, prosessikirjoittaminen työtovereiden kesken voi sitä paitsi olla hyvin hauskaa!

Ota vastaan ja anna palautetta

Onpa kirjoittamisen tapa ja tyyli mikä tahansa, keskeinen työpaikan tekstinhuoltoon liittyvä asia on, että tekstistä voi saada palautetta. Kuulen hämmästyttävän usein siitä, että tärkeitäkin tekstejä julkaistaan työpaikalla niin, ettei tekstiä ole lukenut kukaan muu kuin kirjoittaja. Sellaista ei pitäisi päästä käymään.

Työyhteisö koostuu yksilöistä, ja työpaikan henkinen potentiaali on työntekijöiden ajatusten summa. Näin muodoin palautteen saaminen on tärkeää ennen kaikkea tekstin asiasisällön ja ilmaisun luomien mielikuvien ja sävyjen kannalta. Samalla voi tietysti saada kommentteja myös kielen rakenteesta.

Usein ongelmana on se, etteivät ihmiset rohkene tulla teksteineen ulos työhuoneistaan. Niin että kuinkas tämmöisessä tilanteessa sitten teksteistä keskustellaan. Jos kirjoittajat vetäytyvät kammioihinsa pelon, häveliäisyyden tai kohtuuttoman kriittisyyden takia, pitäisi työnteon kulttuuria nähdäkseni pohtia vakavasti. Kun työpaikalla ei keskustella teksteistä, mahdetaanko keskustella muustakaan.

Toisaalta on muistettava, että sekä palautteen antajana että saajana voi kehittyä vain kokemuksen kautta niin kuin missä tahansa työssä. Vaatii yleensä aikaa luoda työpaikalle sellainen keskusteluilmasto, jossa tekstejä puhalletaan yhdessä eteenpäin.

Tekstien ja työtapojen standardointi

Paljon parjattu ”copy paste”-tekstinmuotoilu on tullut osittain tavaksi myös virkakielisten tekstien luomisessa. Rutiiniluonteisiin ja toistuviin tekstitarpeisiin saatetaan käyttää mallipohjia, mallikappaleita ja jopa kokonaan valmiita tekstejä, joihin tapauksittain vaihdetaan muuttuvat osat. Tekstejä myös yhdistellään eri lähteistä. Tällaisiä tekstejä voivat olla esimerkiksi erilaiset päätökset, hakemukset, lausunnot.

Teksti ei siis enää olekaan ”uusi” ja alusta pitäen tarkoitukseensa kirjoitettu, vaan se sisältää jälkiä ja otteita muista teksteistä. Teksti saattaa myös sisältää viittauksia muihin teksteihin, virkakielisissä teksteissä usein säädösteksteihin. Näitä asioita on käsitellyt Ulla Tiililä uunituoreessa väitöskirjassaan Tekstit viraston työssä

On vaikea antaa yleisohjeita siihen, mihin kaavamaiset tekstit sopivat, mihin eivät. Standarditekstien tarpeen ymmärtää: rutiiniluonteisten ja usein toistuvien asioiden käsittelyä tahdotaan nopeuttaa. Toisaalta voi kysyä,  katoaako tekstistä yksilöllisyys, tilanteinen harkinta ja tarkoituksenmukaisuus. Kuka lopulta on tekstin kirjoittaja? Hyvin väljästi muotoiltu vakiointia koskeva ohje voisi kuulua: standardoi muotoja, älä sisältöjä!

Stardardointi voi koskea varsinaisten tekstien lisäksi myös työtapoja. Siihen liittyviä asioita ovat esim. tekstien syntymekanismien tarkastelu ja kritiikki sekä äsken puheena ollut palautteen järjestely. Työtapojen standardoimiseen liittyy myös yksi nykyään keskeinen tekstinhuollon kysymys, nimittäin tekstien määrä. Mitkä tekstit ovat tarpeellisia? Mistä asioista kirjoitetaan? Millä tavalla kirjoitetaan? Työpaikalla voi ottaa pohdittavaksi esimerkiksi ryhmälevitykseen menevän sisäisen sähköpostin määrän ja laadun.

Teksti peilaa työpaikkaa

Kirjoitettu kieli luo työyhteisön imagoa. Kun tekstit leviävät työpaikan ulkopuolelle, niiden kautta syntyy käsitys paitsi itse asioista myös työyhteisöstä. Huoliteltu ja kielellisiltä valinnoiltaan tarkoituksenmukainen tekstidokumentti antaa aiheen olettaa, että muukin työ tehdään laadukkaasti.


MATTI RÄSÄNEN

Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 16.2.2007.