Kielikäsitykset hyvän virkakielen esteenä

Yksi keskeinen syy siihen, että virkakieli ei ota parantuakseen, on ahdas kielikäsitys. Kieli käsitetään muusta toiminnasta irralliseksi kuriositeetiksi, jolle annetaan puheissa hiukan aikaa ja teksteissä pikkuisen tilaa. Tosipaikan tullen siihen liittyvät asiat kuitenkin sysätään syrjään ja kehittämistoimet suunnataan muualle.

Virkakielen parantamiseksi olisikin voimakkaasti lisättävä ministeriöiden ja virastojen johdon ymmärtämystä siitä, mikä kaikki toiminnassa on kieli- ja tekstityötä. Tämän lisäksi pitäisi lisätä tietoa siitä, mikä kaikki vaikuttaa kielenkäyttöön ja tekstien laatuun: miten tekstit virastojen ja laitosten arjessa syntyvät.

Tarveharkinta on tekstityötä

Kaikkien hallintoa kehittävien olisi tärkeä tunnistaa, milloin puhutaan toimista, jotka tarkoittavat tekstien tekemistä. On helppoa nähdä, että kaikki erilaiset päätökset, kirjeet, selvitykset, sopimukset, lausunnot, suunnitelmat, ohjelmat, visiot, strategiat, ehdot, ohjeet, tiivistelmät, yhteenvedot, katsaukset, kertomukset, raportit, esitykset, listat, muistiot ja pöytäkirjat ovat tekstejä, siis ennen kaikkea kielellisiä merkityskokonaisuuksia.

Vähemmän selvää voi olla se, että esimerkiksi tiekartta viittaa nykyään usein tekstiin (= suunnitelma) tai että palveluseteli on ehkä käytännössä päätös. Samoin voi olla hankala mieltää, että esimerkiksi asiakasprofiili, arvot tai laatukriteerit ovat tekstejä. Tällaiset substantiivit eivät ole tekstien niminä kovin vanhoja ja vakiintuneita.

Kaikkein vaikeinta on kenties mieltää, että erilaiset teonnimet, kuten tarveharkinta, alkuarviointi, tarkastaminen, perusteleminen, kuvaus tai seuranta, viittaavat teksteihin tai kielenkäyttöön. Monet tällaiset toiminnot sisältävät kokonaisen tekstien verkoston: esimerkiksi tarveharkintaan kuuluu todennäköisesti hakemusten, asiantuntijalausuntojen, selvitysten, päätösten ja ehkä valitustenkin ketju.

Tekstien ja tekstityön tunnistaminen on tarpeen esimerkiksi silloin, kun arvioidaan säädösehdotusten vaikutusta. Työn kuormitusta ja kustannuksia arvioitaessa on tiedettävä, että harkinta ei ole vain virkailijan päänsisäinen prosessi eikä seuranta käytävällä kuljeskelua, vaan työtä, joka julkishallinnossa tehdään aina asiakirjojen avulla.

Teksti ei synny tyhjiössä…

Tekstien tunnistamisen rinnalla olisi oltava tietoa siitä, miten tekstit käytännössä syntyvät. Millaisten perinteiden ja käytäntöjen vallitessa tekstejä tehdään ja kieltä käytetään? Vain pieni osa virkateksteistä syntyy yksinäisen luovan työn tuloksena eivätkä tekstit koskaan synny tyhjiössä. Suurin osa viranomaisteksteistä tehdään tavalla tai toisella yhteistyössä ja tietyssä (marssi)järjestyksessä.

Tekstien tekemiselle ja muodolle on vakiintuneet käytäntönsä ja vakiintunut ammatillinen jargoninsa: esimerkiksi lääkärien tai juristien ammattikieli ei helposti avaudu ulkopuoliselle. Juuri kielen kautta noviisit lunastavat asiantuntijayhteisönsä jäsenyyden, ja tekstit ovat keskeinen työhön perehdyttämisen väline.  Vaihtuvan työvoiman aloilla tekstit ovatkin tärkeä työn pysyvyyden ja jatkuvuuden muoto: henkilökunta voi vaihtua, mutta tekstit saattavat säilyä muuttumattomina jopa vuosikymmenten ajan.

Yhä useammat viranomaistekstit tehdään nykyään tietojärjestelmiä hyödyntäen. Esimerkiksi Kela selviää tehtäviinsä kuuluvan tekstimassan tuottamisesta vain tekemällä tekstit osittain automaattisesti. Tietojärjestelmien ominaisuudet ja rajoitukset selittävät pitkälti myös monien asiakirjojen ja dokumenttien ominaisuudet − tai omituisuudet.

…eikä kommunikaatio parane pelkin pykälin

Kielenkäytön kysymyksiä eivät siis ole vain sanat ja välimerkit ruudun tai tekstin pinnalla. Sen sijaan kielenkäytön kysymyksiä ovat myös kommunikaation kanava, tekstin tuottamisen ja lukemisen käytännöt sekä keskustelukumppanusten roolit. Esimerkiksi osallisuus ja kuuleminen ovat prosesseja, jotka toteutuvat tai jäävät toteutumatta juuri kielenkäytön ja kommunikaation pohjalta.

Kielenkäyttöön taas vaikuttavat yhtä lailla sekä kirjoitetut että kirjoittamattomat lait. Siksi niihin ei vaikuteta pelkästään esimerkiksi pykäliä säätämällä. Kun kieltä ja tekstejä pyritään parantamaan, ei voi toisaalta keskittyä pelkästään kirjoittajien yksilöllisiin taitoihin, vaan katseet on suunnattava laajasti työkäytäntöihin ja teknisiin järjestelmiin.

Jos katseita käännettäisiin kieleen ajantasaisen, laajan kielikäsityksen pohjalta, parantuisi todennäköisesti myös moni muu seikka, josta hallintoa ja julkisia palveluja vuodesta ja vuosikymmenestä toiseen soimataan. Hallintohan toimii lähes läpeensä kielen ja tekstien varassa: suurin osa esimerkiksi hallintolain pykälistä koskee juuri kielenkäyttöä, tekstien tekemistä ja kommunikoinnin järjestämistä.

ULLA TIILILÄ

Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 4.6.2014.