Toimintaa hyvän virkakielen puolesta

Tammikuun 30. päivänä luovutettiin opetusministeri Krista Kiurulle Hyvän virkakielen toimintaohjelma. Miksi opetus- ja kulttuuriministeriö asetti työryhmän laatimaan nimenomaan toimintaohjelmaa eikä esimerkiksi hyvän virkakielen käsikirjaa tai koulutusohjelmaa? Jo kauan, 1970-luvulta lähtien, on jaettu paljon tietoa siitä, millainen kielenkäyttö helpottaa tai vaikeuttaa tekstin ymmärtämistä tai vuorovaikutusta viranomaisen ja kansalaisten välillä. Vähemmän tunnettua on sen sijaan, millaiset järjestelyt työpaikoilla edistävät hyvää virkakieltä.

Toimintaohjelman laatinut työryhmä keskittyi siihen, miten hallintolaissa esitetty vaatimus asiallisesta, selkeästä ja ymmärrettävästä viranomaiskielestä täytettäisiin. Vastuu hyvää kielenkäyttöä edistävistä järjestelyistä on kaikilla viranomaistasoilla valtion ylimmästä johdosta kunkin yksittäisen viranomaisen tai kunnan johtoportaaseen. Kaikille näille tasoille esitetään ohjelmassa ehdotuksia ja suosituksia toimenpiteiksi. Vaikka suuri osa niistä koskee tekstien tekemistä, ei ohjelmassa ole unohdettu suullistakaan vuorovaikutusta.

Yhdessä saadaan aikaan enemmän

Yksi ohjelman keskeisistä ajatuksista on viranomaisten yhteistyön hyödyntäminen. Monessa virastossa ja kunnassa on jo tehty tärkeää työtä ja löydetty onnistuneita menettelytapoja, joista muillekin olisi apua. Hyviä käytäntöjä jakamaan suositetaan virkakieliverkostoa, joka koostuisi viranomaisten nimeämistä virkakielivastaavista. Näiden apuna työpaikoilla toimisi virkakielen kehittämistiimi, jotta saataisiin koottua eri tekstilajien ja työmuotojen asiantuntemus ja jaettua työmäärää.

Verkosto toimii tehokkaammin, jos sillä on kokopäiväinen vastuuhenkilö. Siksi ehdotetaan virkakielivaltuutetun viran perustamista. Paljon työtä säästyisi siten, että jollakulla olisi mahdollisuus keskittyä esimerkiksi kokoamaan tietoja, tarjoamaan niitä helppokäyttöisessä muodossa muille ja kehittämään kaikille yhteisiä, tarpeellisia apuvälineitä. Näin jo tehty työ tulisi näkyväksi ja kaikkien käyttöön. Tieto toisten viranomaisten kokemuksista ja menettelytavoista saa usein myös muut kokeilemaan niitä – näin on todettu esimerkiksi Australiassa tehdyissä tutkimuksissa.

Viranomaisten yhteiseksi avuksi ehdotetaan myös termipankkia, josta voisi tarkistaa säädöksissä ja muissa virkateksteissä käytetyt termit, virkanimikkeet ja viranomaisnimet. Jotta nämä olisivat mahdollisimman toimivia, suositellaan myös yhteisten ohjeiden antamista niiden muodostamisesta. Paikannimilain säätäminen varmistaisi, että viranomaiset käyttävät yhtenäisesti oikeita, tarkistettuja paikannimiä. Myös hallintotyössä usein toistuvien tekstien mallitekstipankista olisi apua hyvien tekstien laatimisessa. Lisäksi suositellaan ohjeita suomalaisten ja EU-säädösten ymmärrettävyyden parantamisesta.

Omatoimisuutta ja asiantuntija-apua

Toimintaohjelma pyrkii saamaan virastot itse toimimaan hyvän virkakielen puolesta ja ottamaan tämän toiminnan osaksi jokapäiväistä työtään. Jos virastossa esimerkiksi tehdään jonkin ydintoiminnon prosessikuvausta, suositellaan, että prosessikuvauksiin otetaan myös kieleen liittyvä työ mukaan. Esimerkiksi kääntämisen ja termin- ja nimenmuodostustyön tulisi näkyä prosessikuvauksissa. Jos taas tekstejä tehdään tietojärjestelmiä hyödyntäen, pitää varmistaa, että järjestelmillä pystyy tuottaman hyviä tekstejä. Tähän on varauduttava jo järjestelmien hankintavaiheessa.

Ohjelmassa lasketaan paljon virastojen omien tietojen ja taitojen varaan, ja siinä suositellaankin kollegiaalisen avun järjestelyjä, joista on hyviä kokemuksia esimerkiksi Yhdysvalloista. Samalla muistutetaan siitä, että kannattaa käyttää myös kielen asiantuntijoiden apua, esimerkiksi kun halutaan varmistua tekstien olevan yleisesti ymmärrettäviä tai kun tarvitaan selkokieltä tai apua nimien tai termien muodostamisessa. Saksassa, Sveitsissä ja Ruotsissa on kieliasiantuntemuksen käyttö lainsäädännön selkeyttämisessä otettu normaalin lainvalmisteluprosessin osaksi.

Edessä pitkäjänteinen työ

Toimintaohjelma on nyt valmis, mutta varsinainen työ hyvän virkakielen edistämiseksi on vielä edessä. Ohjelman toteuttamisessa tehdään yhteistyötä valtiovarainministeriön Avoin hallinto -hankkeen kanssa, jolla myös on yhtenä tavoitteena viranomaisten selkeä kielenkäyttö, koska se on olennainen osa avoimuutta. Tässä kansainvälisessä hankkeessa Suomi on sitoutunut muun muassa järjestämään hyvän virkakielen kampanjan, jolla toimintaohjelman suosituksia tehdään tunnetuksi.

Ministeri Kiuru sanoi vastaanottaessaan ohjelman, että edessä on pitkäaikainen työ. Se on luonteenomaista virkakielen parantamiselle, koska käytännöt ja asenteet muuttuvat vähitellen, mutta myös siksi, että viranomaisten tekstit vaikuttavat toisiinsa ja tekstimassat ovat valtavia. Ruotsissa säädöksiä on muutettu järjestelmällisesti 1970-luvulta lähtien, joskus vain lain yhtä pykälää kerrallaan. Viime vuonna sikäläisen oikeusministeriön kieliasiantuntija arvioi, että ehkä puolet säädöksistä on saatu uudistetuksi. Myös Suomessa olennaista viranomaisten kielenkäytön kehittämisessä on jatkuvuus, ja se on mahdollista vain, jos valtion johto ymmärtää jatkuvuuden merkityksen ja luo virkakielityölle hyvät edellytykset.

AINO PIEHL

Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 19.2.12014.