Millä tolalla on virastonne virkakielityö?
Lokakuun 13. päivänä avattiin hyvään kielenkäyttöön erityisesti virastoja ja kuntia kannustava virkakielikampanja. Samana päivänä avattiin myös kampanjan verkkosivusto Virkakielikampanja.fi. Sivustolla seurataan kampanjan ja pilottivirastojen työn etenemistä sekä annetaan vinkkejä hyvään virkakieleen. Siellä tarjotaan myös erilaisia apuvälineitä virastojen ja yksittäisten virkamiesten käyttöön. (Lue myös Aino Piehlin kirjoitus virkakielikampanjasta Hyvää virkakieltä -palstalla 8.10.2014.)
Yksi kampanjan tarjoamista apuvälineistä on Virkakielityön kartoitustesti. Testin avulla virasto voi kartoittaa sitä, miten kirjoittaminen ja kirjoittamisen olosuhteet on organisaatiossa hoidettu ja mitä niiden parantamiseksi voisi tehdä. Testi paljastaa, mitkä kieliasiat ovat jo mallillaan, mihin asioihin olisi vielä syytä kiinnittää huomioita ja mitkä asiat ovat jääneet kokonaan taka-alalle.
Organisointi, tekstityö ja asioiminen
Kartoitustesti koostuu 10-kohtaisesta kysymyslistasta, jonka jokaiseen kohtaan liittyy tarkentavia lisäkysymyksiä. Kysymykset voi jakaa kolmeen ryhmään: Ensimmäiset viisi kysymystä koskevat virkakielityön organisoimista. Pohdittavaksi on nostettu muun muassa, onko virasto asettanut tavoitteita kielityölle tai nimennyt kielityöstä vastaavia henkilöitä ja onko työntekijöille tarjolla kielenkäytön ohjeita ja koulutusta. Olisi tärkeää huomata, ettei kieli ole muusta toiminnasta irrallinen kuriositeetti vaan usein pääasiallinen työn tekemisen väline – ja tulos (lue Ulla Tiililän kirjoitus Hyvää virkakieltä -palstalla 4.6.2014).
Seuraavat kolme kysymystä kartoittavat viraston tekstityötä. Virastot ovat tekstitehtaita. Siksi on tärkeää, että virastossa tiedetään, millaisia tekstejä siellä tuotetaan ja kuinka paljon, ketkä tekstejä kirjoittavat ja millaisten prosessien osina tekstit ovat (katso myös Tiililä 4.6.2014). Myös tietojärjestelmiin on syytä kiinnittää huomiota jo hankintavaiheessa, jotta ne palvelisivat hyvien tekstien tuottamista.
Kartoitustestin kahdessa viimeisessä kysymyksessä keskitytään asiointiin ja sen parantamiseen. Kieli on olennainen osa asiointia ja asiakaspalvelua, ja siksi siihen on syytä kiinnittää virastoissa huomiota. Testissä kysytäänkin, millä keinoin virastossa on pyritty helpottamaan asioimista ja kerätäänkö siellä palautetta asiakkailta, työntekijöitä ja muilta viranomaisilta. Palautteiden perusteella tekstejä on pystytty parantamaan ja asiointia sujuvoittamaan niin, että asioista ei tarvitse kysyä puhelimitse.
Palautetta ja vinkkejä parempaan virkakieleen
Virkakielityön kartoitustestin kuhunkin pääkysymykseen voi vastata ”kyllä”, ”jonkin verran” tai ”ei” (paitsi kysymyksiin 2, 4, ja 7, joihin voi vastata joko ”kyllä” tai ”ei”), ja vastauksista saa heti palautetta. Palautteen ja pääkysymyksiin liittyvien lisäkysymysten tarkoituksena on motivoida virastoja parantamaan kielenkäyttöään ja antaa vinkkejä virkakielityöhön.
Testin vastaukset on myös pisteytetty. Pistemäärää voi lopuksi verrata testin enimmäispistemäärään, ja myöhemmin virastossa tehtyjen virkakielen parannustoimien jälkeen pistemäärää voi pyrkiä korottamaan.
Virkakielen parantaminen on helppoa aloittaa heti, koska se ei välttämättä vaadi mittavia voimavaroja: suurin osa testin ehdotuksista koskee toimintatapojen muutoksia, jotka eivät aiheuta lisäkustannuksia.
MARIANNE LAAKSONEN
Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 5.11.2014.
Lähteitä
Piehl, Aino 2014: Mukaan virkakielikampanjaan?– Virallinen lehti, Hyvää virkakieltä -palsta 8.10.2014 / 116.
Tiililä, Ulla 2014: Kielikäsitykset hyvän virkakielen esteenä. – Virallinen lehti, Hyvää virkakieltä -palsta 4.6.2014 / 63.