Sähköä tiedottamiseen
Kun sähköinen tiedote ilmestyy koneelle, lukija tutkii sitä kuin uutista: hän olettaa yleensä, että tärkein asia kerrotaan tiedotteen alussa. Lopusta lukija odottaa löytävänsä tausta- ja yhteystiedot.
Pääsisältö otsikkoon
Lukijalle on syytä kertoa heti, että hän lukee juuri tiedotetta. Siksi tekstin laji eli sana tiedote on hyvä merkitä erikseen sähköisen tiedotteen alkuun tai sähköpostissa aihe-kohtaan. Tiedotteen otsikossa tiedote-sanaa ei enää ole tarpeen toistaa.
Tiedotteeseen sopii hyvin tärkeimmän asian kertova, tiivistävä otsikko, jossa on persoonamuotoinen verbi (Uusi vaaliesite ilmestyy) tai muutosta ilmaisevia sijamuotoja (Vaaliesite entistä selkeämmäksi). Tällöin lukija saa otsikosta tiedon tekstin pääsisällöstä. Monet toimittajat ovat sanoneet, että kertova otsikko herättää heidän huomionsa, jolloin lehdistölle lähetetty tiedote pääsee paremmin lehteen.
Linkkien taakse tarkemmat tiedot
Alun perin paperilta luettavaksi tarkoitettua tiedotetta ei kannata lähettää sähköisesti sellaisenaan. Sähköisen tiedotteen olisi hyvä olla vielä lyhyempi kuin paperitiedotteen, koska ihmiset lukevat ruudulta hitaammin kuin paperilta. Jos samassa sähköisessä tiedotteessa kuitenkin joutuu kertomaan monesta asiasta, teksti venyy helposti. Tällöin on järkevää kertoa asiat melko otsikkomaisesti ja sijoittaa joka kohdan loppuun linkki, jonka takaa löytyy tarkempia tietoja kiinnostuneille. Sähköpostitse menevä tiedote voisi siis olla eräänlainen tiivistelmätiedote.
Seuraava esimerkkikatkelma on Selkokeskuksen sähköpostitiedotteesta. Lue lisää -kohdan linkistä pääsee kätevästi lukemaan tarkempia tietoja keskuksen verkkosivuilta.
Liikenne- ja viestintäministeriö julkaisee yhteistyössä Selkokeskuksen kanssa selkokielisen digi-tv-aineiston. Lue lisää.
Runebergin Hirvenhiihtäjät on ilmestynyt selkomukautuksena. Lue lisää.
Tiedotuslistalta päästävä poiskin
Sähköpostiin saattaa ilmestyä mitä erilaisimpia tiedotteita. Kaikille tiedotuslistoille lukija ei todellakaan itse ilmoittaudu. Niinpä sähköisen tiedotteen lukija saattaa miettiä, miten tiedotuslistalta pääsee pois. Tiedotteen loppuun onkin kohteliasta liittää teksti, jossa kerrotaan, kuinka usein tiedotteita tulee ja miten tietonsa saa listalta pois. Tekstipätkä voi olla vaikkapa seuraavanlainen:
Jos haluat pois tiedotuslistalta, lähetä tämä viesti takaisin, niin poistamme yhteystietosi rekisteristä. Tiedote ilmestyy 4–8 kertaa vuodessa.
MINNA PYHÄLAHTI
syyskuu 2006