Verohallinnon Valmis-hanke ehdolla Vuoden selväsanaiseksi

Valmis-hankkeessa selkeytetään asiakaskirjeet. Tavoitteena on, että asiakas ymmärtää kirjeen ja osaa toimia sen pohjalta.

Verohallinnossa käynnistettiin suuri järjestelmäuudistus, Valmis-hanke, syksyllä 2013. Uudistuksen yhteydessä päätettiin uudistaa ja yhtenäistää kaikki sadat, ellei tuhannet tietojärjestelmään tallennetut kirjepohjat.

Kirjepohjien uudistamisen tavoitteena on, että asiakas ymmärtää hänelle lähetetyn kirjeen ja osaa toimia sen pohjalta oikein. Kirjetyössä on erityisesti pyritty huomioimaan se, että

• kirjeet kirjoitetaan asiakasta varten

• asiakas saa selkeät ohjeet tai vastauksen kysymykseensä

• asiakasta puhutellaan suoraan

• päätökset ja vaatimukset perustellaan.

Pitkäjänteistä yhteistyötä asiakkaiden hyväksi

Kielen asiantuntijat ovat olleet mukana kirjeiden uudistamisessa hankkeen alusta asti. Tällä hetkellä kirjetyössä työskentelee täyspäiväisesti kolme kielenhuoltajaa. Sisällön ja kielen asiantuntijat ovat käyneet yhdessä kirjepohjia läpi ja parantaneet niiden rakennetta sekä kieli- ja ulkoasua. Tekstejä on selkeytetty ja yhtenäistetty.

Varsinaisen kirjetyön lisäksi hankkeessa on laadittu ohjeet kirjeiden kirjoittajille. Hankkeessa on myös kehitetty kirjeiden työstämismenettely:

• Prosessi alkaa siitä, että sisällön ja kielen asiantuntijat hahmottelevat yhdessä, miten kirjeen asiasisällön ja rakenteen saa muotoiltua mahdollisimman ymmärrettäväksi ja sävyn asiakasystävälliseksi.
• Valmiita tekstejä testataan asiakkailla.
• Vasta asiakaspalautteen ja mahdollisten muutosten jälkeen kirjeet ovat valmiit tuotantoon.
  
  

Uudistustyö jatkuu koko Valmis-hankkeen ajan. Eikä Verohallinnon kirjetyö toki siihen lopu, siitä pitää huolen alati muuttuva veroympäristö.

Vuoden selväsanainen -kilpailu on käynnissä

Verohallinnon Valmis-hanke on ehdokkaana Vuoden selväsanainen -kilpailussa. Kilpailu on edelleen käynnissä. Se sulkeutuu 14.9.2018.

Lue lisää Vuoden selväsanainen -kilpailusta ja siihen ilmoittautumisesta

Teksti: Marianne Laaksonen

Uutista on muokattu 9.8.2018.

Palaa otsikoihin