ELY-keskus ehdolla Vuoden selväsanaiseksi

Uudenmaan ELY-keskuksessa on selkeytetty asiakkaille tarkoitettuja asiakirjoja.

Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksessa (ELY-keskuksessa) toteutettiin kesällä 2017 Hyvä virkakieli -hanke, jonka tarkoituksena oli selkeyttää erilaisia asiakastekstejä ja samalla tehdä palveluista entistä saavutettavampia.

Hankkeen alussa ELY-keskuksessa pohdittiin muun muassa, ovatko asiakastekstit ymmärrettäviä, ja miten myös kielteisistä asioista voisi viestiä mahdollisimman hyvin. Muokattavaksi valittiin yhtäältä tekstejä, joilla on laaja lukijakunta, sekä toisaalta monimutkaisia ja keskustelua aiheuttaneita tekstejä. Siten hanke kohdistui sellaisiin teksteihin, joiden selkeyttämisestä on eniten hyötyä. Erityylisiä asiakastekstejä käytiin läpi yhteensä 60 – esimerkiksi päätöksiä, lausuntoja ja verkkosivujen tekstejä.

Palautteen avulla kiinni ongelmiin

Hanketta vetämään palkattu harjoittelija, suomen kielen maisterivaiheen opiskelija Tiia Kesti, antoi kaikista teksteistä palautetta ja muutosehdotuksia kirjoittajille yksittäin tai ryhmissä. Lisäksi eri vastuualueilta mukaan ilmoittautuneet asiantuntijat arvioivat toistensa tekstejä. Vertaisarvioinneissa kiinnitettiin erityisesti huomiota tekstien ymmärrettävyyteen, johdonmukaisuuteen ja virkkeiden pituuteen.

Tekstejä lukivat ja kommentoivat myös Amiedun ja Edupolin opiskelijat, ja lisäksi joihinkin teksteihin pyydettiin kommentteja sosiaalisen median kautta. Oppilaitosten koelukijoissa oli sekä äidinkieleltään suomenkielisiä että maahanmuuttajataustaisia opiskelijoita. Heidän palautteensa oli yhteneväistä: samat kohdat, jotka olivat äidinkielisille hankalia, aiheuttivat hankaluuksia myös maahanmuuttajataustaisille. Ymmärtämistä vaikeuttivat varsinkin erityissanasto, kuten tilinpäätöstiedot ja maalämpö, sekä pitkät ja monimutkaiset virkkeet.

Onnistuneen hankkeen tuloksia

Palautteen ansiosta teksteistä osattiin muokata juuri ne kohdat, jotka kaipasivat selkeytystä. Ongelmakohdiksi nousivat hankalat virkkeet, epätäsmälliset tai puuttuvat otsikot sekä tarpeeton toisto. Korostettiin myös johdonmukaisesti etenevän rakenteen merkitystä; uudelleen aiemmin käsiteltyihin asioihin pomppivaa tekstiä on vaikea lukea.

Työn tuloksena asiakastekstejä on muokattu selkeämmiksi ja toimintatapoja muutettu. Esimerkiksi muokatuista päätösteksteistä asiakkaat hahmottavat nyt paremmin päätöksen sisällön sekä löytävät helpommin mahdolliset heitä koskevat vaatimukset. Osa palautteesta on kerrottu myös ministeriöön, jotta valmiita tekstipohjia koskevat korjausehdotukset saataisiin toteutettua laajemmassakin mittakaavassa. Hankkeen pohjalta tuotettiin myös koko henkilöstölle tarkoitetut virkakieliohjeet. Lisäksi Kesti on käynyt keväällä 2018 pitämässä asiantuntijoille neljä kielenhuoltoklinikkaa.

Erityisen tyytyväisiä hankkeessa oltiin vuorovaikutteiseen työtapaan, jossa työntekijät oikolukevat ja kommentoivat toistensa tekstejä. Tulevaisuuden tavoitteena onkin pitää yllä kirjoittajien yhteistyötä, kiinnostusta virkakieleen sekä intoa kirjoittaa selkeitä tekstejä. Hanke oli ELY-keskuksessa isosti esillä, ja työntekijät antoivat siitä positiivista palautetta. Hankkeen hyvistä tuloksista on kerrottu laajasti myös sidosryhmille, ja kevätkaudella 2018 toteutettiin jatkohanke Uudenmaan TE-toimistossa.

Uudenmaan ELY-keskus on ehdokkaana Vuoden selväsanainen -kilpailussa. 

Lue lisää Vuoden selväsanainen -kilpailusta

Teksti: Vilma Vartiainen

Palaa otsikoihin