Lausunto arviomuistioon julkisen hallinnon tietojärjestelmiä koskevan sääntelyn kehittämistarpeista
Kotimaisten kielten keskuksen lausunto valtiovarainministeriön asettaman työryhmän pyyntöön 3.9.2021
Tietojärjestelmät ovat keskeinen hallinnon kielenkäyttöön vaikuttava tekijä ja ongelmien lähde. Kotimaisten kielten keskus suositteleekin, että tietojärjestelmien kehittämisessä olisi aina mukana kielen ja kieliteknologian asiantuntijoita. Näin varmistetaan, että tietojärjestelmissä tuotetut tekstit ovat hallintolain mukaisesti asiallisia, selkeitä ja ymmärrettäviä ja että kieli tukee järjestelmien käytettävyyttä.
Suuri osa hallinnon ja julkisten palvelujen teksteistä syntyy tietojärjestelmissä. Tämä koskee myös kansalaisille suunnattuja tekstejä. Järjestelmiin kirjatut tiedot päätyvät erilaisiin tekstiyhteyksiin, ja järjestelmiin syötetyistä tekstikatkelmista syntyy esimerkiksi päätösasiakirjoja, joita tuotetaan miljoonittain. Järjestelmät vaikuttavat olennaisella tavalla näiden tekstien ominaisuuksiin.
Tyypillinen järjestelmistä johtuva ongelma on esimerkiksi, että syntyvä teksti on epäyhtenäinen, jopa absurdi. Voi myös olla, että kirjoittaja ei pääse poistamaan epäolennaista tietoa, tilaa ei ole riittävästi tai tekstipohjien päivittäminen on hankalaa ja kallista. Tekstikatkelmia saattaa päätyä yllättäviin ja epäolennaisiin yhteyksiin, mikä muodostaa tietoturvaongelman. Lisäksi tietojärjestelmissä käytetty kieli, kuten toimintojen, roolien ja prosessien nimitykset, siirtyy helposti järjestelmiä käyttävien virkahenkilöiden tuottamaan tekstiin ja sitä kautta asiointitilanteisiin. Monet päätösasiakirjojen ongelmat ovat johdettavissa tietojärjestelmiin ja (puoli)automaattiseen päätöksentekoon. Eduskunnan oikeusasiamies on kuitenkin todennut muun muassa, että tietojärjestelmistä valmiina tulostettavat vakiotekstit eivät riitä täyttämään asianmukaisen perustelemisen vaatimuksia.
Tietojärjestelmiä suunniteltaessa ja hankittaessa onkin varmistettava kielen ja kieliteknologian asiantuntijoiden osaamisen turvin, että tulostuvat tekstit ovat yhtenäisiä ja johdonmukaisia ja että ne vastaavat lukijan tiedontarpeeseen ja sopivat tilanteeseen. Myös automatisaatioon pohjautuva neuvonta esimerkiksi tsättiboteilla onnistuu parhaiten, kun kehittämistyössä on mukana kielellisen vuorovaikutuksen asiantuntijoita.