Lyhyesti, mutta kohteliaasti

Kun haluaa tehdä vaikutuksen vaikkapa tulevaan työnantajaansa, yleiskielinen viesti antaa kirjoittajastaan täysin eri vaikutelman kuin huolettoman puhekielinen tai virheitä sisältävä teksti.

Monesti kuulee sanottavan, että sähköpostiviestin tulee aina olla lyhyt. Lyhyt viesti voi kuitenkin joskus vaikuttaa tylyltä. Pyynnöt ja kehotukset kannattaa perustella, koska niitä ei voi tekstissä pehmentää ilmeillä ja äänenpainoilla. Hymiötkään eivät kuulu asialliseen viestiin.

Tervehtiminen on osa hyvää käytöstä, myös sähköpostiympäristössä. Alkutervehdys voi olla neutraali Hei. Myös sen tyyppinen avaus kuin Hyvä toimitusjohtaja Maija Meikäläinen toimii.

Muista otsikko!

Viestin aihe eli otsikko on välttämätön: sen perusteella lukija päättää, onko posti hänelle tärkeä. Jos otsikko puuttuu, hän voi jopa tuhota viestin lukematta. Onnistunut otsikko kuvaa viestin pääaihetta ja saa lukemaan itse viestinkin.

Hyviä aiheotsikoita ovat sellaiset, joissa viestin pääasia esitetään tiiviisti mutta informatiivisesti:

Kesätyöhakemus

Tarvitsetteko palveluhaluista myyjää?

Otsikossa ei myöskään kannata ”huutaa”. Esimerkiksi suuraakkosin kirjoitettu MILLOIN ON VIIMEINEN PÄIVÄ JÄTTÄÄ HAKEMUS on aika tyrmäävä, ja tekstiä on myös vaikeaa lukea.

Työnhakuviestistä ei kannata unohtaa omia yhteystietoja. Loppuun pitää siis merkitä ainakin koko oma nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

MINNA PYHÄLAHTI

Kielikuulumisten 5/2013 etusivulle