Kieli on virkamiehen perustyökalu

Ensin täytyy googlettaa… anteeksi, etsiä tietoa yleisestä tietoverkosta.

Helsingin kaupunginvaltuusto tekee noin 450 päätöstä vuodessa. Ei ole yhdentekevää, miten päätökset muotoillaan.

Savo-Pielisen jätelautakunta lähetti 1 400 asiakaskirjettä vuonna 2013. Toivottavasti vastuuta ymmärtämisestä ei jätetty savolaisittain vastaanottajalle.

Kunnat ja tekstit

Nämä pari esimerkkilukua valaisevat tekstin merkitystä kunnan toiminnassa. Tavallisen kuntalaisen ei ehkä tarvitse ymmärtää sote-järjestämislakiesityksen tai monikanavarahoituksen koukeroita, mutta lopulta kaikki kunnan palvelut tehdään ihmisiä varten. Jokaisen on ymmärrettävä käteen saamansa kirje tai itseä koskeva päätös.

Meillä kaikilla on omakohtaisia muistoja vaikeasti ymmärrettävistä kirjeistä tai ohjeista. Asiaa ei helpota se, että viranomaisten asiat ovat yleensä yksilölle tärkeitä ja monesti myös tavalla tai toisella ikäviä. Hankalan asian piilottaminen kapulakielen taakse ei ole asiakasystävällistä, mutta luonnollisesti myös epäystävälliseksi koettua töksäyttelyä pitää välttää.

Mitä selkeämmin asia ilmaistaan, sitä vähemmän tarvitaan selityksiä ja henkilökohtaista neuvontaa. Selkeä kieli säästää rahaa, vaikka sitä on ehkä vaikea mitata.

Uusi kuntalaki velvoittaa selkeyteen

Selkeä kielenkäyttö on kirjattu hallintolakiin ja nyt myös tulevaan kuntalakiin. Kuntalain perusteluissa tarkennetaan, että viestinnän pitää lähteä vastaanottajan tarpeista. Tekstien tulisi olla rakenteeltaan johdonmukaisia ja sisällöltään helposti ymmärrettäviä kokonaisuuksia.

Tälle on helppo nyökytellä, mutta johdonmukaisuus ja ymmärrettävyys ovat tietysti jossain määrin tulkinnanvaraisia termejä. Lakia pitää kunkin noudattaa parhaansa mukaan, mutta välttämättä kaikkien tekstintekijöiden osaaminen ei ole vastaanottajan kannalta suotavalla tasolla. Tarvitaan siis jatkuvaa koulutusta ja viestinnän ammattitaitoa virkakuntaan.

Kuntahallinnon kannalta olisi olennaista, että kuntahallinnon viranhaltijoiden peruskoulutuksessa olisi tarpeeksi kotimaisten kielten opetusta. Jokainen kunnanjohtaja, kunnanlakimies, kaavoitusarkkitehti ja sosiaalityöntekijä tekee työtään kuntalaisia varten ja on vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa. Mitä ymmärrettävämmin asiansa osaa ilmaista, sitä helpommalla myös itse pääsee asiakastyössään.

Kirjoitustaidot ja -kanavat haltuun

Helppolukuiset kirjeet, havainnolliset ilmoitukset ja kiinnostavat tiedotteet ovat perinteistä kunnan asiakasviestintää. Tämän kaiken lisäksi viranhaltijoiden pitää tänään hallita sähköisen viestinnän välineet ja ilmaisumuodot. Kunnan verkkosivuille kirjoitetaan erilailla kuin esityslistalle, ja käytettävissä ovat tekstiä selventävät kaaviot, kuvat ja videot. Sosiaalisen median keskustelut ovat oma lukunsa - sekin erilaista puhetta kuin asukasillan alustukset.

Myös uuden median taitoja pitää opettaa hallinnon kursseilla. Tuleville sukupolville nämä taidot ovat jo luontaisia, mutta varmaankaan kehitys ei pääty tähän. Vuorovaikutuksen opiskelu on ikuista.

Kuntaliiton demokratia-asiakirjassa on nostettu yhdeksi demokratian edellytykseksi monilukutaito. Tämä tarkoittaa taitoa tuottaa, esittää ja ymmärtää tietoa eri tavoin. Kuntalaisilta, päätöksentekijöiltä ja viranhaltijoilta vaaditaan jatkuvaa uusien mediaympäristöjen haltuunottoa. Uusien välineiden parissa pitää opetella toimimaan ja vaikuttamaan.

Kunnat kehittävät kansalaisten mediataitoja päiväkodeista lähtien. Kirjastoilla on yhä laajeneva rooli uusien viestintävälineiden käyttämisessä. Kunnan omassa hallinnossa uudet välineet ja avoin vuorovaikutus ovat tätä päivää. Ymmärrettävyyden parantamiseen ei ole taikatemppuja. Tehdään yhdessä sana ja lause kerrallaan parempaa hallintoa ja vuorovaikutusta.

KARI-PEKKA MÄKI-LOHILUOMA 27.2.2015