Ohje väärinkäytösilmoituksen tekemiseen
1. Väärinkäytösilmoitus tehdään kirjallisesti
Ilmoitus tehdään omalla nimellä. Käsittelyä varten kysymys anonymisoidaan. Järjestelmä ohjaa ilmoituksen tekemisessä ja sen kautta voidaan viestiä ilmoittajan kanssa. Ilmoitukseen on pääsy vain ilmoituksen käsittelystä vastaavilla henkilöillä.
Kotimaisten kielten keskus suosittelee ensisijaisena kanavana teknistä ilmoituskanavaa (Webropol), jonka kautta ilmoituksen lähettäminen, lisätietojen pyytäminen ja muu mahdollinen viestintä sujuu tietoturvallisesti.
Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvat ilmoitukset voidaan toissijaisesti tehdä Oikeuskanslerinviraston ylläpitämään keskitettyyn ilmoituskanavaan ilmoittajansuojelulain 8 §:n mukaisissa tilanteissa. Tällaisia ovat esimerkiksi tilanteet, joissa ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, ettei sisäisen ilmoituksen perusteella ole ryhdytty riittäviin (16 §) mukaisiin toimenpiteisiin säädetyssä määräajassa, ettei rikkomiseen voida puuttua tehokkaasti sisäisen ilmoituksen perusteella tai ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa olevansa vaarassa joutua ilmoittamisen johdosta vastatoimien kohteeksi.
2. Ilmoituksen vastaanottaminen ja tilannearviointi
Asiaa tutkii Kotuksessa nimetty, tarpeellinen ja suppea ryhmä ilmoituksien käsittelystä vastaavia henkilöitä, jotka Kotuksen työjärjestyksen mukaisesti ovat ilmoitusjärjestelmän pääkäyttäjä ja ilmoitusten käsittelyryhmä.
Käsittelyryhmä voi kutsua yksittäisen asian käsittelijäksi muita Kotuksen työntekijöitä tai ulkopuolisia henkilöitä tapauskohtaisesti asiantuntijoiksi. Jos joku käsittelyryhmään nimetyistä henkilöistä on esteellinen, hän ei osallistu asian käsittelyyn.
Kaikkien käsittelyryhmään nimettyjen henkilöiden ollessa esteellisiä Kotuksen johtaja nimeää asian käsittelyyn uudet riippumattomat käsittelystä vastaavat henkilöt. Jos johtaja on asiassa esteellinen, asia siirretään opetus- ja kulttuuriministeriön määräämän prosessin mukaisesti opetus- ja kulttuuriministeriölle.
Käsittelyryhmän vastuulla on ilmoituksen esikäsittely ja tilannearviointi. Käsittelyryhmä tekee ensin päätöksen, onko kyseessä ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluva ilmoitus, muun voimassa olevan lainsäädännön mukaan käsiteltävä väärinkäytösilmoitus vai ilmoituskanavaan kuulumaton ilmoitus, joka ohjataan muuhun prosessiin, kuten esimerkiksi asiakaspalaute, oikaisuvaatimus, kehittämisehdotus tai muu palaute. Epäselvissä tapauksissa ilmoittajalta kysytään, voidaanko ilmoitus käsitellä esimerkiksi asiakaspalautteena, koska tällaisissa tapauksissa ilmoittajansuojaa ei saa ja henkilötiedot eivät ole salassa pidettäviä niin tarkoin kuin väärinkäytösilmoitusten osalta.
3. Vastaanottoilmoituksen tai muun ilmoituksen antaminen ilmoittajalle
Ilmoituksen tekijä saa automaattisen vastaanottoilmoituksen ilmoituskanavan kautta.
Jos ilmoitus ei selkeästi kuulu ilmoituskanavaan väärinkäytösilmoituksena, ilmoittajalle annetaan ilmoitus asian siirtämisestä muuhun käsittelyprosessiin tai muulle vastuutaholle. Tällaisia voivat olla esimerkiksi asiakaspalautteiden tai oikaisuvaatimusten siirtäminen oikeaan prosessiin Kotuksen sisällä tai kansalaiskirjeiden siirtäminen toiselle ko. asiassa toimivallan omaavalle viranomaiselle.
Jos ilmoitusta ei ole tarpeen siirtää muuhun käsittelyprosessiin tai muulle vastuutaholle, ilmoittajalle annetaan ilmoitus, ettei jatkotoimia suoriteta. Tällainen ilmoitus voi olla esim. täysin puutteellinen tai selkeästi aiheeton ilmoitus.
4. Tutkinnan jatkotoimenpiteiden arvioiminen
Jos kyseessä on ilmoituskanavaan kuuluva väärinkäytösilmoitus, Kotuksen asiaan nimeämät käsittelystä vastaavat henkilöt arvioivat tarvittavat tutkinnan jatkotoimenpiteet ja tarvittaessa kutsuvat Kotuksen omia työntekijöitä tai Kotuksen ulkopuolisia asiantuntijoita tutkimaan asiaa asiantuntijoiksi.
5. Ilmoituksen tutkinta
Käsittelyryhmään nimetyt ilmoituksien käsittelystä vastaavat henkilöt ovat Kotuksen omaa henkilökuntaa ja koordinoivat tutkintaa. Tutkintaa tekemään kutsutut asiantuntijat selvittävät ja tutkivat ilmoituksen sekä pyytävät ilmoittajalta tarvittaessa lisätietoja, joka onnistuu parhaiten teknisen ilmoituskanavan kautta, myös anonyymisti. Jos ilmoitus osoittautuu paikkansa pitäväksi, ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt raportoivat asiasta Kotuksen työjärjestyksen mukaan viraston sisällä toimivaltaiselle taholle, jotta toimenpiteisiin voidaan ryhtyä. Ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt ehdottavat tarvittavia jatkotoimia löydöstensä perusteella.
6. Tiedonanto toimenpiteistä ilmoittajalle
Väärinkäytösilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt antavat ilmoittajalle tiedon jatkotoimenpiteistä kolmen kuukauden kuluessa väärinkäytösilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta.
Toimenpiteiden ilmoittamisessa käytetään teknistä ilmoituskanavaa. Tieto toimenpiteistä annetaan siinä laajuudessa kuin se kolmen kuukauden aikaraja, salassapito ja muut seikat huomioiden on mahdollista.
7. Ilmoituksen tutkinnan tulokset, päätös jatkotoimenpiteistä, korjaavat toimenpiteet ja käsittelyn lopettaminen
Tutkinnan tuloksena Kotus päättää työjärjestyksensä mukaisesti jatkotoimenpiteistä ja niiden toimeenpanosta tai toteaa, että ilmoitus ei johda toimenpiteisiin. Korjaavat toimenpiteet voivat sisältää esimerkiksi prosessien, kontrollien tai sisäisen valvonnan kehittämistä, sopimusasioita, henkilöstöhallinnollisia toimia, rikosilmoituksen tekemisen, oikeustoimia tms.
Jos väärinkäytösilmoitus koskee johtajaa, ilmoituksen tutkinta ja jatkotoimista päättäminen siirretään opetus- ja kulttuuriministeriöön. Mahdollisuuksien mukaan ilmoittajalle ilmoitetaan myöhemmin myös tutkinnan lopullisista tuloksista.
8. Ilmoitusta koskevan asian käsittelyn dokumentointi, kirjaaminen ja arkistointi
Kotus vastaa ilmoituksen käsittelyssä syntyneen aineiston säilytyksestä voimassa olevan lainsäädännön ja organisaation arkistointisuunnitelman mukaisesti.
Ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt luovat ilmoituskanavan dokumentaatiosta koostetiedoston, joka arkistoidaan asianhallintajärjestelmään yhdessä asiasta tehtyjen päätösten kanssa.
Arkistoinnin jälkeen dokumentaatio poistetaan teknisestä ilmoituskanavasta, jos ilmoitus on tehty sen kautta. Aineiston julkisuus määräytyy voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.