Arkiston tehtävät
Tieteellisten seurain paikannimitoimikunnan ensimmäisiä tehtäviä oli keruusuunnitelman ja keruuohjeen laadinta. Ensimmäisen keruuohjeen laati Suomalais-ugrilaisen Seuran vuonna 1907 julkaisemien ohjeiden pohjalta tohtori Väinö Voionmaa vuonna 1915. Sen mukaan nimien keruu päätettiin kohdistaa kaikkiin Suomen ja sen lähiseutujen suomenkielisiin paikannimiin.
Vuonna 1925 paikannimitoimikunnan tehtäväksi määritettiin nimistön keruun ohella myös nimistön tutkimuksen edistämisen. Jo alun pitäen oli päämääränä ollut onomastisen keskusarkiston luominen.
Määritellyt tehtävät ovat myöhemmin siirtyneet seuraajille ja toiminta on samalla laajentunut. Suomen nimiarkiston säätiön ohjesäännön mukaan säätiön tarkoituksena oli säilyttää ja hoitaa nimikokoelmiaan ja muuta omaisuuttaan, kerätä ja tallettaa suomen kielen alueelta ja siihen rajoittuvilla alueilla käytettyä nimiaineista ja edistää tähän nimiainekseen perustuvaa tutkimusta ja nimistön huoltoa.
Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen aloittaessa toimintansa 1. maaliskuuta 1976 nimitoimisto sai tutkimuskeskuksesta annetun lain mukaisesti tehtäväkseen suomenkielisen nimistön keruun, kerättävän ja Suomen nimiarkiston säätiön nimitoimistolle luovuttaman aineiston hoidon ja tarkoituksenmukaisen järjestämisen sekä nimistön tutkimuksen ja huollon.
Arkisto- ja kokoelmatyö
Tärkeimpinä tehtävinä ovat olleet uusien kokoelmien käsittely ja arkistointi ja nimistönkeruun organisointi sekä erilaisten hakemistojen täydentäminen ja arkistoon kuuluvan nimistökirjaston hoito. Kokoelmatyö on usein ollut aikaa vievää, ja resurssien vähäisyys on vuosien varrella vaivannut arkistoa usein.
Asiakirjanimien poiminta oli siirtynyt Paikannimikomitealta Sanakirjasäätiön paikannimijaostolle vuonna 1957. Sitä jatkettiin Valtionarkiston lähteistä Hämeen ja Karjalan asiakirjojen osalta ja myöhemmin muiden historiallisten maakuntien 1500-luvun asiakirjojen osalta. Syksyllä 1964 nimistöjaos aloitti suomalaisten ja karjalaisten paikan- ja henkilönnimien poiminnan vanhoista venäjänkielisistä asiakirjoista.
Luetteloita ja hakemistoja
Tutkimuksen avuksi tehtiin muun muassa kylittäisluetteloita ja paikannimien yleishakemistoa, joka työ oli aikaa vievänä keskeytyksissä jonkin aikaa vuoteen 1960. Kokoelmien valokopiointi yleiskokoelmaa ja käänteistä kokoelmaa varten aloitettiin 1965. Käänteisestä kokoelmasta, joka olisi helpottanut nimien jälkiosien ja johtimien tutkimista, luovuttiin kuitenkin vuonna 1985.
Nimistöntutkimuskirjallisuudessa käsiteltyjä nimiä poimittiin lähdeviitteineen omaan kortistoonsa vuosina 1976–1993 noin 70 000 lippua. Kortisto on ollut nimistöntutkijoille tärkeä apu tutkittujen nimien pikaisessa löytämisessä. Vuoden 1993 jälkeen kortisto on siirtynyt sähköiseksi mutta sen täydentyminen on muiden tehtävien ohella edistynyt hitaasti.
Suomen asutusnimistä ja nimien taivutuksesta alettiin koota tietoa 1970-luvulla. Tärkeimpänä lähteenä olivat paikannimikokoelmat, joita täydennettiin kunnille suunnatulla kyselyllä. Noin 20 000 asutusnimeä taivutustietoineen julkaistiin painettuna vuonna 1990 nimellä Alastarolla Ylistarossa. Nykyään sähköisen asutusnimiluettelon päivittäminen ja täydentäminen kuuluu nimistönhuollon tehtäviin.
Nimistönhuolto
Nimistönhuolto käsitti aluksi lähinnä eri keskusvirastoilta (mm. Maanmittaus-, Posti-, Rautatiehallitus, Tie- ja vesirakennuslaitos) tulleita tiedusteluja ja lausuntopyyntöjä. Virallisesti nimistönhuollon voidaan katsoa kuuluneen tehtäviin vuodesta 1957, jolloin eduskunta nimesi Sanakirjasäätiön paikannimijaoston siksi asiantuntijaelimeksi, jolta lausunnot viralliseen käyttöön otettavista suomenkielisistä paikannimistä olisi pyydettävä. Eduskunnan toivomusta alettiin vitkastellen noudattaa mutta vähitellen lausuntojen ja suositusten pyytäminen tuli yleisemmäksi. Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen perustamisen jälkeen nimistönhuolto laajeni koskemaan kaikkea nimistöön liittyvää huoltoa ja ohjeistusta. Vuoden 1994 jälkeen nimistönhuolto on ollut erillään Nimiarkistosta.
Kansainvälinen yhteistyö
Nimistöntutkimus on kansainvälinen kielitieteen haara ja myös nimistönhuollolla on yleismaailmallisia tehtäviä. Nimistöntutkimuksen kansainväliseen komiteaan (ICOS) kuului vuodesta 1952 alkaen arkistonjohtaja professori Viljo Nissilä, hänen jälkeensä toimistopäällikkö Eeva Maria Närhi ja nykyisin nimistön erityisasiantuntija Sirkka Paikkala. Pohjoismaisten nimistöntutkijoiden yhteistyöelimeksi perustettiin vuonna 1971 Nordiska samarbetskommittén för namnforskning (NORNA), joka järjestää vuosittain symposiumeja eri maissa. Kansainvälisiä nimistönhuoltoon kuuluvia kysymyksiä käsitellään YK:n paikannimiasiantuntijoiden ryhmässä (UNGEGN).
Karttanimistön tarkistus
Maanmittaushallituksen kartografisen toimiston johtajan pyynnöstä aloitettiin vuonna 1945 toimiston valmistamien karttojen nimistön tarkistus ennen karttojen lopullista painamista. Kolme vuotta myöhemmin tehtiin karttojen nimistön tarkistuksesta sopimus myös pääesikunnan topografisen toimiston kanssa, ja topografikarttojen nimistöntarkistus jatkui aina vuoteen 2000 saakka. Peruskarttatuotannon alusta alkaen, vuodesta 1947 ovat nimistöntutkijat tarkistaneet Maanmittauslaitoksen julkaisemien karttojen nimistöä mutta varsinaisesti nimistöntarkistus vakinaistui vuonna 1959. Työ jatkuu edelleen, ja se on osa nimistönhuoltoa.
Sähköiset aineistot
Paikannimipankki-nimistä tietokantaa tehtiin vuosina 1990–2000 ja se perustui paikannimien kenttäkeruuseen ja nimistöntutkimustietoon. Tavoitteena oli luoda tieteellisesti koodattu paikannimiaineisto, jossa on 250 000 paikannimeä 40 eri alueelta. Nimien määrän oli suunniteltu olevan noin 10 prosenttia Nimiarkiston paikannimitiedoista. Alkuperäisestä suunnitelmasta toteutui kuitenkin vain noin 37 prosenttia (18 pitäjää, 91 570 paikannimitietuetta).
Muuta sähköiseksi siirrettyä materiaalia on kokoelmiin liittyviä metatietoja sisältävä tietokanta, joka saatiin paikannimien osalta takautuvasti valmiiksi 2011. Paikannimikokoelmien pohjalta tehtiin vuosina 1997–2002 Paikannimikartasto. Parhaillaan on tekeillä kaikki paikannimikokoelmat sisältävä digitaalinen arkisto.