Arkistojen ja aineistojen käyttösäännöt
Arkistojen käyttösäännöt koskevat paperimuotoisten ja muiden vastaavien aineistojen käyttöä. Asiakkaille on tarjolla asiakaspaikkoja, jotka varataan etukäteen ensisijaisesti ajanvarausjärjestelmän kautta.
Suomen kielen nauhoitearkiston äänitteiden ja videoiden käytöstä on erillinen ohjeistus.
Sähköisten aineistojen käyttöehdot vaihtelevat sen mukaan, onko kyse avoimesta, lisensoidusta aineistosta, muusta vapaasti verkossa tarjolla olevasta aineistosta vai sellaisesta aineistosta, joka edellyttää käyttölupaa.
Arkistojen käyttösäännöt
1. Arkistojen kokoelmat on kerätty erityisesti tutkimuskäyttöä varten.
Arkistot ovat avoimet kaikille lukuun ottamatta joitakin
rajoituksenalaisia kokoelmia.
2. Käyttäjän on merkittävä nimensä arkiston kävijäkirjaan tai kaukokäyttäjän allekirjoitettava erikseen käyttösitoumus. Nimikirjoituksellaan käyttäjä sitoutuu siihen, ettei käytä arkistosta käyttöönsä saamaansa aineistoa kenenkään vahingoksi tai halventamiseksi. Hän sitoutuu myös noudattamaan henkilötieto- ja tekijänoikeuslainsäädäntöä, arkiston käyttösääntöjä ja erikseen annettavia ohjeita aineiston käytöstä.
3. Alkuperäisaineistoja saa käyttää vain Kotimaisten kielten keskuksen tiloissa.
4. Aineistoa voi kopioida maksua vastaan, mikäli kopiointi ei riko aineiston käytölle asetettuja rajoituksia tai henkilötieto- ja tekijänoikeuslainsäädäntöä tai mikäli aineiston hauraus ei aseta esteitä kopioinnille.
5. Aineistoa saa julkaista tai muuten levittää vain Kotimaisten kielten keskuksen luvalla. Aineistoa julkaistaessa on mainittava Kotimaisten kielten keskus aineiston säilytyspaikkana.
6. Aineistoja on käsiteltävä niitä vahingoittamatta. Käyttäjän on korvattava mahdollisesti aiheuttamansa vahingot.
Sähköisten aineistojen käyttö
Avoimet aineistot
Kotimaisten kielten keskus (Kotus) on tehnyt periaatepäätöksen aineistojen avaamisesta vuonna 2014. Päätöksen mukaan Kotuksen nykyiset ja tulevat sähköiset kieliaineistot, jotka ovat julkisia ja joiden vapaata käyttöä lainsäädäntö tai sopimukset eivät rajoita, avataan julkisina tietovarantoina vapaasti käytettävinä, Creative Commons -lisenssillä lisensoituina ja koneluettavina.
Ensisijainen lisenssi on Creative Commons Nimeä 4.0. Tämä lisenssi sallii tekijänoikeuden suojaaman aineiston vapaan käytön maailmanlaajuisesti ja vastikkeettomasti. Käyttö voi olla kopioimista, muokkaamista ja jakamista sekä aineiston muokkaamista. Lisenssi kuitenkin edellyttää, että lähde nimetään lisenssin antajan edellyttämällä tavalla (BY = Nimeä -ehto). Alkuperäiseen aineistoon sisältyvä tekijänoikeusmerkintä, joka voi sisältää materiaalin julkaisuajankohdan ja aineiston version numeron sekä julkaisijan nimen sekä muut datan identifioinnin kannalta oleelliset tiedot, on säilytettävä, kun aineistoa jaetaan sellaisenaan tai muokattuna. Samoin lähdetietoihin tulee sisällyttää linkki alkuperäiseen aineistoon, ja jos aineistoa on muokattu, tämä on mainittava.
Aiemmin Kotus on käyttänyt myös muita avoimen tiedon lisenssejä. Tiedot avoimista aineistoista ja niiden lisensseistä on koottu Avoimet aineistot ja lisensointi -sivulle.
Muut vapaasti tarjolla olevat aineistot
Avointen, lisensoitujen aineistojen lisäksi Kotus tarjoaa verkossa eri palveluissa myös muita aineistoja, jotka ovat käytettävissä vapaasti ilman erillistä käyttölupaa. Jos palveluun, jonka kautta aineisto on tarjolla, liittyy käyttöehtoja, näitä on noudatettava. Aineistoja, joilla ei ole tekijänoikeuden tai sen lähioikeuksien suojaa, voi muuten käyttää rajoituksetta.
Joissakin aineistoissa tekijänoikeus ja sen lähioikeudet rajoittavat käyttöä, erityisesti julkaisemista ja levittämistä. Tekijänoikeuslain perusteella on kuitenkin sallittua esimerkiksi ”hyvän tavan mukaisesti ottaa lainauksia tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa”. Tekijänoikeuden suojaaman aineiston käyttö muulla kuin lain sallimalla tavalla vaatii Kotuksen tai kolmannen osapuolen luvan. Lupatiedustelun voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen arkisto[ät]kotus.fi.
Aineistokokonaisuudet voivat sisältää sekä tekijänoikeuden näkökulmasta sekä vapaata että suojattua sisältöä. Lisäksi oikeudenhaltija voi olla myös muu kuin Kotus. Epäselvissä tapauksissa kannattaa ottaa yhteyttä arkistojen asiakaspalveluun.
Luvanvaraiset aineistot
Luvanvaraisten aineistojen käyttöehdot ovat yleensä aineistokohtaisia. Luvanvaraiset sähköiset aineistot ovat käytössä joko sähköisissä käyttölupaa edellyttävissä järjestelmissä tai niin, että asiakkaalle toimitetaan tilauksen perusteella aineistosta kopio. Luvanvaraisuuden perusteena on yleensä se, että aineisto sisältää henkilötietolain perusteella suojattavia tietoja.
Osa Kotuksen aineistoista on rajattu tutkimuskäyttöön. Tutkimuskäytöllä tarkoitetaan akateemisia opinnäytetöitä sekä muuta tieteellistä tutkimusta (artikkelit, monografiat). Asiakkaille, jotka eivät ole saaneet tutkijakoulutusta, luvan saannin edellytyksenä on affiliaatio tieteelliseen tutkimuslaitokseen. Tutkimussuunnitelma pyydetään toimittamaan aineistolupahakemuksen yhteydessä.
Muita ohjeita
Aineistoja käytettäessä noudatetaan yleisiä lähdeviittauskäytäntöjä. Ensisijainen on aineiston yhteydessä mahdollisesti annettu viittausohjeistus. Muuten voi käyttää Kotuksen verkkosivuilla olevaa ohjetta ”Viittaaminen aineistoihin ja lähteiden merkintä”.
Osa aineistoihin liittyvistä palveluista on maksullisia. Hinnat ovat nähtävissä Kotuksen palveluhinnastossa.
Suomen kielen nauhoitearkiston aineiston käytöstä on lisäksi erilliset, tarkemmat ohjeet.