Virkateksteissä panostettava määrän sijasta laatuun

Virkakieli mielletään usein kankeaksi koukerokieleksi, jossa arkisia asioita kutsutaan omituisilla nimillä. Virkakielen ongelmana on pidetty sitä, että sen lauseet ja virkkeet ovat mutkikkaita ja pitkiä.

Ratkaisuksi on esitetty virkkeiden ja lauseiden lyhentämistä. Tämä tavoite on hyvä, mutta ei yksinään riittävä. Lyhytlauseinenkin teksti voi olla hankala, jos se ei sisällä lukijan tarvitsemia tietoja, jos siinä painotetaan lukijalle epäolennaisia asioita tai jos lukija luokittelisi asiat toisin.

Tekstin heikkouksiin haetaan monesti syytä kirjoittajan taidoista. Eteväkään kirjoittaja ei silti aina pääse käyttämään taitojaan.

Moni kirjoittaja kertoo laativansa tekstejä kiireessä. Tekstin suunnitteluun ja hiomiseen ei ole aikaa, kun määräpäivä tai muut tehtävät painavat päälle. Pälkähästä päästään turvautumalla leikkaa liimaa -tekniikkaan, mutta palasista koostettu teksti muodostaa harvoin toimivan kokonaisuuden.

Kiire ei näytä tulevaisuudessa ainakaan helpottavan, sillä nyky-yhteiskunnassa kaikenlainen dokumentointi vain lisääntyy. Samaan aikaan tekstien tekijät vähenevät, kun julkishallinnossakin karsitaan henkilöstöä ”tuottavuuden parantamiseksi”.

Monessa virastossa ei voikaan enää puhua kirjoittamisesta vaan tekstien tuottamisesta. Esimerkiksi asiakaskirjeitä ja etuuspäätöksiä laaditaan massoittain tietojärjestelmissä, joihin on syötetty valmiita tekstipohjia ja mallikatkelmia.

Tekstintuotannossa hyödynnetyt järjestelmät on kuitenkin yleensä suunniteltu ensisijaisesti muihin päämääriin kuin selkeän ja ymmärrettävän tekstin tuottamiseen. Niinpä esimerkiksi otsikon muotoilua tai nimien kirjoitusasua voi säädellä se, miten järjestelmästä haetaan tietoa.

Massatuotannoksi organisoitu kirjoittaminen on hierarkkista, ja tekstin tekemiseen osallistuu useita eri tahoja, joilla ei välttämättä ole systemaattista kontaktia toisiinsa. ”Kirjoittaja” taas ei välttämättä edes näe lopullista tuotostaan. Tekstien määrän lisääntyessä yksittäisen kirjoittajan vaikutusmahdollisuudet vähenevät.

Vaikka tekstejä ei tehtäisikään massatuotantona, ne ovat usein tavalla tai toisella yhteistyön tulosta. Eri osapuolet eivät silti aina hahmota, miten heidän oma toimintansa vaikuttaa tekstin muotoutumiseen: Lakien kieleen vaikuttavat muutkin kuin lainvalmistelijat. Potilaskertomusten kieleen vaikuttavat enemmän lääkärit kuin sihteerit, joille kielikoulutus silti usein suunnataan.

Kun tekstejä on paljon, tehdään yksi asiakirja pitkälti toisten tekstien varassa.

Osa ongelmista johtuukin siitä, etteivät kirjoittajat aina uskalla tai halua poiketa muiden asiakirjojen muotoiluista. Erityisesti lakitekstiä lainataan asiavirheiden pelossa mieluusti sellaisenaan.

Vaikka tekstillä olisi nimetty vastaanottajansa, sillä on yleensä muitakin lukijoita, jotka kirjoittajan on otettava huomioon. Esimerkiksi eläke- tai veroasioista päättävän pitäisi kirjoittaa asiakkaalle niin, että tämä ymmärtää tekstin. Samalla hänen on kuitenkin otettava huomioon ne, jotka kontrolloivat päätöksen oikeellisuutta. Asiakas jää helposti kakkoseksi.

Jos virkatekstejä halutaan kehittää, pitäisi kiinnittää huomiota koko siihen prosessiin, jonka lopputulosta tekstit ovat. Mahdollistaako – tai pikemminkin varmistaako – se hyvien tekstien tuottamisen? Kirjoittajien taitoja on yhä syytä kartuttaa. Tämän lisäksi on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että taitoja voidaan käyttää ja niitä halutaan käyttää. Koko prosessin tavoitteena pitäisi olla hyvä teksti, josta myös palkitaan samalla tavoin kuin määrällisistä tuloksista.

Tiettyä laatua virkatekstiltä vaatii jo hallintolaki, jonka mukaan ”viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä”. Laatuun panostaminen hyödyttää kuitenkin myös kirjoittajia. Työhyvinvointi lisääntyy, kun kirjoittaminen tarjoaa onnistumisen kokemuksia. Tuottavuus paranee, kun vaikkapa lait ja ohjeet ovat selkeitä. Niiden muotoiluun uhrattu aika tulee moninkertaisena takaisin toimeenpanovaiheessa.

Tietojärjestelmiin kytketty kirjoittaminen palvelee parhaimmillaan tehokasta ja tasalaatuista tekstien tuotantoa. Järjestelmiä olisi kuitenkin kehitettävä vastaamaan paremmin kirjoittajien tarpeita. Kirjoittajien pitäisi vähintäänkin päästä muokkaamaan tekstiä, ja käytössä pitäisi olla oikolukuohjelma. Nyt näin ei aina ole.

Kirjoittamisen käytäntöjä tarkasteltaessa olisi varmistettava, että koko tekstintuotantoketju tunnettaisiin. Koko ketjun pitäisi myös pyrkiä ymmärrettävän tekstin tuottamiseen. Siksi kaikilla tekstien tekemiseen osallistuvilla pitäisi olla kontaktit toisiinsa. Tätä ei edistä esimerkiksi se, että it-palveluja keskitetään, kuten on suunniteltu tehtäväksi valtionhallinnossa.

Välineiden lisäksi kirjoittajilla pitäisi olla aikaa tekstien hiomiseen. Ajan saamiseksi olisi tarpeen karsia tekstien määrää. Karsimista motivoi sekin, etteivät kaikki ongelmat poistu tekstien tekemisellä. Palvelu tai hoito ei välttämättä parane suunnitelmia kirjoittamalla.

Yleisempi yhteiskunnallinen kysymys onkin se, että lainsäädäntö ohjaa tekemään yhä lisää erilaisia asiakirjoja mutta niiden laatimiseen ei ohjata lisäresursseja. Olisi hyvä tunnistaa, mitkä toimet tarkoittavat käytännössä tekstien tekemistä. Siihen johtavat esimerkiksi kilpailuttaminen, harkinta, arviointi, seuranta ja laaduntarkkailu.

Tarvittaisiinko meillä kohta tekstiasiainvaltuutettua ja tekstikiintiöitä?

ULLA TIILILÄ JA ANNASTIINA VIERTIÖ

Kirjoitus on julkaistu Helsingin Sanomien Vieraskynä-palstalla 2.8.2006.