Hyviä uutisia kaikille työntekijöille! Sähköpostin määrää pyritään vähentämään monilla työpaikoilla. Ajatelkaa, kuinka paljon aikaa säästyy, kun sadan sähköpostin sijasta läpikäytävänä on ainoastaan sata Teams-viestiä!

Yksi sääntö

Ehkä sorruin hieman vinoilemaan. Microsoftin Teams ja muut vastaavat viestintäsovellukset ovat hyviä työkaluja. Jos niiden käyttö suunnitellaan fiksusti, ne auttavat pitämään keskustelut ja tiedostot juuri oikeilla paikoillaan.

Teamsissa voidaan jutella myös kahden kesken. Jaankin tässä kaikkien Teams-ohjeistusten tärkeimmän kohdan, joka koskee myös kaikkia muita viestintäsovelluksia, niin töihin liittyviä kuin liittymättömiä: Älä lähetä viestiä ”Hei” ja jää sen jälkeen kirjoittamaan varsinaista viestiä puoleksi tunniksi.

Nyt kun minulla on huomionne...

Pitäkää Teams-viestinne

Oikeasti, älä tee niin. Se on sama kuin jos soittaisit puhelimella, sanoisit luuriin ”hei”, ja laittaisit sitten puhelimen pöydälle ja kävisit tekemässä voileivän ennen kuin aloitat varsinaista keskustelua.

Mitäkö tapahtuu? Viestin vastaanottaja jää miettimään, mitä sieltä on tulossa: Pitääkö varautua tekemään jotain akuuttia nyt heti? Olenko unohtanut tehdä jotain? Olenko tehnyt virheen? Tuleeko palautetta? Kyseleeköhän se vain kuulumisia?

Välillä näkyy ”...”, sitten pisteet häviävät. Aloittiko se alusta? Laittaako se sittenkin tiukemman viestin, koveneeko sävy? Onko tulossa myrsky? Pitääkö sitoa purjeet? Ehtiikö käydä vessassa? Voinko sulkea koneen ja teeskennellä, etten huomannut viestiä?

Sarjatulesta tekstiseinään

Ymmärrän, että on erilaisia tapoja viestiä. Toiset kirjoittavat kilometrin korkuisen tekstiseinän ilman kappaleenvaihtoja, toiset tykittävät kaksi sanaa kerrallaan. Näiden ääripäiden välissä on paljon ihan toimivia strategioita.

Silti, jos tulossa on puolen tunnin tekstiseinä, eikö ”hein” voisi säästää seinän alkuun eikä laittaa sitä syömään vastaanottajan keskittymiskykyä? Ja jos aloittaa irrallisella tervehdyksellä, eikö voisi myös jatkaa niillä lyhyillä viesteillä niin, että vastaanottaja on epätietoisuudessa vain hetkiä, ei puolta työpäivää?

Sirpaleeni

Lopulta, vartin päästä, kun pisteet ovat moneen kertaan käyneet näytöllä ja hävinneet, viesti ilmestyy: ”Korjasin yhden kirotusvireen sieltä ja sieltä! :)” Maailmassa on kaikki hyvin, mutta itse olen sillä aikaa ehtinyt käydä läpi sekä suruprosessin kaikki viisi vaihetta että pitäkää tunkkinne -vitsin jokaisen tunnetilan.

Riekaleista keskittymiskykyä kannattaa yrittää hoitaa. Olen lukenut muun muassa neuvon, että sähköpostiohjelman ponnahdusilmoituksia kannattaa pitää pois päältä, jos se vain on mahdollista: näin voisi paremmin yrittää keskittyä edes hetken johonkin ja palata sähköpostin (tai modernisti Teamsin tms.) pariin sen jälkeen hallitusti.

Akuutteihin ongelmiin on teknisiä ratkaisuja – ethän sinä ole teknisen ratkaisun akuutti ongelma ;)