Osa Kotuksen arkistoista muuttaa

Muutto vaikuttaa aineistojen käyttöön.

Osa Kotimaisten kielten keskuksen kieliaineistoista muuttaa lähiviikkoina Hakaniemestä Siltavuorensalmen toiselle puolelle, Kansallisarkistolta vuokrattuihin arkistotiloihin. Muun muassa sanakirjatyössä tarvittavat aineistot jäävät Kotuksen nykyisiin tiloihin.

Hakaniemessä ei sopivia tiloja

Merkittävä osa Kotuksen fyysisistä aineistoista on ollut säilytteillä Hakaniemenrannan virastotalon väestönsuojatiloissa. Tilat eivät ole olleet parhaat mahdolliset arkistotiloina, mutta ne ovat palvelleet Kotuksen hankkeita ja ulkopuolisia tutkijoita ja muita vierailijoita useamman vuoden ajan Kotuksen toimipaikan välittömässä yhteydessä.

Mennyt vuosi on pakottanut tarkastelemaan uusin silmin valmiuslaissa määriteltyä 72 tunnin aikarajaa, jossa väestönsuojatilat tulee saada tyhjäksi ja käyttökuntoon. On selvää, ettei ainutkertaisten aineistojen hallittua siirtoa muualle voitaisi taata näin nopeassa aikataulussa. Hakaniemenrannan kiinteistössä tai muissa lähistöllä sijaitsevissa nykyisen vuokranantajan tiloissa ei kuitenkaan ole Kotuksen aineistoille korvaavaa sijoituspaikkaa.

Nimiaineistot siirretään, sanakirja-aineistot jäävät

Muutto koskee nimiaineistoja, nykykielen aineistoja sekä niin sanottua Yhteisarkistoa, johon kuuluvat muun muassa yksittäisten tutkijoiden henkilöarkistot, etymologiset aineistot sekä sukukielten aineistokokonaisuudet. Vuokratiloihin siirretään myös manuaaliset slangiaineistot, 1800-luvun kieltä käsittelevät aineistot sekä kansatieteelliset erilliskokoelmat.

Tilamuutos ei koske Suomen murteiden sana-arkistoa oheiskokoelmineen eikä Suomen kielen nauhoitearkistoa. Näistä ensimmäinen jää Kotuksen toimitilojen yhteyteen Hakaniemeen ja on ulkopuolisten vierailijoiden käytettävissä sopimuksen mukaan. Nauhoitearkiston fyysiset tallenteet puolestaan ovat olleet jo vuosia ulkopuolisen palveluntarjoajan arkistotiloissa. Nauhoitearkiston asiakaspalvelu toimii edelleen vakiintuneesti verkon kautta. Myös suomenruotsin murresanakirjan (Ordbok över Finlands svenska folkmål) ja Vanhan kirjasuomen sanakirjan aineistot säilyvät Hakaniemen toimipaikassa sanakirjantoimitusten yhteydessä, kuten aiemminkin.

Aineistojen omistussuhde ei muutu

Kansallisarkiston tiloihin siirrettävät aineistot ovat jatkossakin Kotuksen aineistoja. Aineistoja ei siis luovuteta eikä deponoida eli lainata Kansallisarkistolle. Kotus vuokraa arkistokäyttöön tilan Kansallisarkistolta, mutta vastaa itse aineistoihin liittyvästä asiakaspalvelusta sekä aineistojen käyttöoikeuksista ja muusta hallinnoinnista.

Heikennyksiä asiakaspalveluun

Siltavuorenrantaan sijoitettavia aineistoja on tietyin ehdoin mahdollista saada tutkittavaksi Hakaniemeen Kotuksen kirjastoon. Koska uudet arkistotilat eivät ole Kotuksen toimitilojen yhteydessä, aineistojen toimitusmahdollisuudet ja -nopeus kuitenkin heikkenevät merkittävästi.

Ulkopuolisille ei voida järjestää pääsyä Kansallisarkiston tiloihin tutkimaan aineistoja. Suuria aineistokokonaisuuksia ei voida myöskään toimittaa Hakaniemenrantaan tutkittaviksi. Tässä tilanteessa joudumme rajoittamaan aineistotilauksia harkinnanvaraisesti. Henkilöresurssiemme vajauksen vuoksi on mahdollista, ettei pyydettyjä aineistoja voida toimittaa käyttöön lainkaan. Aineistoihin liittyvät tiedustelut kannattaa jatkossakin suunnata sähköpostitse osoitteeseen arkisto@kotus.fi. 

Nyt vuokratiloihin siirrettyjen aineistojen tilanne muuttuu todennäköisesti lähivuosina, kun opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan kehityshanke etenee ja virastorakennetta järjestellään uudelleen. Parhaillaan toteutettava aineistomuutto ei kuitenkaan liity kehityshankkeeseen, vaan se on tehtävä siksi, ettei Hakaniemenrannassa ole aineistoille soveltuvaa arkistotilaa. Arkistomuuton päämääränä on säilyttää aineistot mahdollisimman hyvässä kunnossa ja järjestyksessä käyttäjille myös vastaisuudessa. Sujuva pääsy aineistojen ääreen on ratkaistava hallinnonalan tulevissa muutoksissa.

Teksti: Ulriikka Puura

Palaa otsikoihin