Aineistotyö

Kotuksen aineistotyötä pyritään kehittämään entistä selvemmin kokonaisuutena niin, että samoja käytäntöjä ja ratkaisuja voidaan soveltaa organisaatiossa laajasti. Tavoite koskee kaikkia aineistotyön osa-alueita, kuten kokoelmien hallintaa, arkistotiloja, digitointia, sähköisiä palveluja ja käytännön asiakaspalvelua.

Arkistojen kehittämisessä lähivuosien painopiste on kattavien kokoelmatietojen ja keskeisten kokoelmien saaminen digitaaliseen muotoon ja verkossa käytettäviksi.

Kotuksen aineistotyön yleisperiaatteet ovat kieliaineistojen kokoelma- ja palvelupolitiikan mukaan seuraavat:

• Aineistotyö hoidetaan ammattimaisesti niin, että arkistollinen, kielitieteellinen ja muu osaaminen tukevat toisiaan.
• Alkuperäiset arkistoidut aineistot säilytetään pysyvästi.
• Aineistoja säilytetään ja ylläpidetään määräysten ja suositusten mukaisesti.
• Uusia aineistoja ei pääsääntöisesti voida ottaa vastaan heikentyneen resurssitilanteen vuoksi.
• Kotukseen on aiemmin deponoitu aineistoja, jotka eivät kiinteästi liity Kotuksen ydintoimintaan. Tällaisten aineistojen omistajien kanssa käydään keskustelua siitä, mikä aineistojen pysyvä säilytyspaikka jatkossa on.
• Uusia aineistoja tarjoavia kehotetaan kääntymään Fin-Clarinin ja Kielipankin puoleen.
  
• Ydintoiminnot sisällyttävät aineistotyön kiinteäksi osaksi toimintaansa ja huolehtivat osaltaan kokoelmien ja aineistopalvelujen ylläpitämisestä ja kehittämisestä.
• Aineistojen metatiedot saatetaan kattavasti verkkoon.
• Aineistot tarjotaan mahdollisimman laajasti ja vapaasti käytettäväksi yhdistetyn avoimen tiedon periaatteiden mukaisesti.
• Aineistoja jalostetaan ja aineistotyön menetelmiä kehitetään.  Edistetään mm. sähköisten luvanvaraisten aineistojen saamista sujuvaan verkkokäyttöön.
• Kirjasto ja arkistot muodostavat palvelukokonaisuuden.
• Aineistotyössä otetaan huomioon kokonaisarkkitehtuurinäkökulma sekä organisaation mittakaavassa että kansallisella tasolla.
• Toimitaan eettisesti. Kiinnitetään huomiota aineistoja koskevaan lainsäädäntöön (mm. tekijänoikeus, tietosuoja, julkisuus) ja aineistoja koskevaan sopimuskäytäntöön. Pyritään aineistojen kattavampaan lisensointiin.
  
• Toimintaa evaluoidaan määräajoin.