Millainen on hyvä virkateksti, ja miten se tehdään? Ketkä kaikki lopputulokseen vaikuttavat, ja mitä heidän pitäisi osata? Mitä aihepiirejä pitäisi sisältyä virkakielen verkko-opiskelumateriaaliin?

Suunnitelma materiaalin perussisällöstä on nyt pääpiirteissään valmis. Luovuimme heti alkuun ajatuksesta, että tekisimme yhden kurssikokonaisuuden, joka olisi suunnattu kaikille. Opiskeltavia asioita on voitava valita tarpeen ja kiinnostuksen mukaan.

Valinta vaikeaa

Sisällön valinta osoittautui yllättävän hankalaksi, kun näkökulmia riittää. Kirjoittajien taidot ja tehtävät vaihtelevat, ja tavoitteetkin muuttuvat ajan myötä. Nyt hallinnossa kehitetään sähköistä asiointia ja kiinnitetään erityistä huomiota saavutettavuuteen ja osallisuuteen. Ehkä jo vuoden kuluttua on uusiakin tarpeita.

Oman haasteensa sisällön suunnitteluun on tuonut se, että virkakieltä on todella moneen lähtöön. Virkatekstejä tuotetaan niin valtion kuin kuntienkin virastoissa – EU:ta ja aluehallintoa unohtamatta. Toimialoja on asemakaavoituksesta päivähoitoon ja säteilyturvallisuudesta mielenterveystyöhön. Tekstilajeja puolestaan riittää rekisterikirjauksesta päätösesitykseen ja tsättivastauksesta toimenpideohjelmaan.

Kirjo on laaja, ja se mikä on olennaista yhdelle kohderyhmälle, ei välttämättä ole sitä toiselle. Kirjallisen viestinnän kouluttajina tiedämme, ettei teksti toimi, jos kohderyhmä on liian heterogeeninen. Sama pätee opintomateriaaliin.

Virkatekstejä tuotetaan ympäri yhteiskuntaa. Kuvat 1 ja 2: nimimerkit Paasikivi ja LPfi. Wikimedia Commons; Kuva 3: Mauri Helenius. Helsingin kaupunginmuseo.

Perustiedot hyvän tekstin tekemisestä

Lopulta päädyimme siihen, että teemme noin kolmekymmentä lyhyttä opintotuokiota eri aiheista. Ne tarjoavat eväitä paitsi kirjoittamiseen myös viranomaisnimien suunnitteluun ja tekstityön organisointiin niin, että viraston rakenteet ja prosessit tukevat hyvän tekstin tekemistä. Lisäksi luvassa on tuokioita palautteen antamisesta ja tekstien analysoinnista.

Tuleva opintomateriaali antaa perustiedot hyvän tekstin tekemisestä. Se opastaa kirjoitusprosessin eri vaiheissa tekstin suunnittelusta viimeistelyyn. Opintotuokioita on esimerkiksi sävyn ja tyylin valinnasta, punaisesta langasta ja tekstin lainaamisesta.

Opit käyttöön

Opintomateriaalin tavoitteena on, että hallinnon työ helpottuu ja palvelu paranee, kun tekstit toimivat entistä paremmin käyttötarkoituksessaan. Siksi materiaali sisältää paljon tehtäviä, jotka liittyvät opiskelijoiden omiin teksteihin ja kannustavat yhteistyöhön.

Innostavimmastakaan kurssista ei ole hyötyä, jos sen oppeja ei pääse soveltamaan käytännössä. Onnistuneeseen tekstiin tarvitaan kirjoittajan taitojen lisäksi suotuisia olosuhteita, kuten toimivia työvälineitä, aikaa kirjoittamiselle ja ennen kaikkea selkeitä tavoitteita.

Materiaaliin sisältyykin tuokioita, jotka tarjoavat tukea myös tekstityön organisointiin. Virastoissa opiskelu kannattaa aloittaa näistä tuokioista, jotka on suunnattu esimiehille ja muille työn organisoinnista vastaaville.

Tehoa täsmäkoulutuksella

Opintomateriaali tarjoaa siis perustiedot hallinnon tekstintekijöille. Tässä vaiheessa emme tee tuokioita eri tekstilajeista, kuten ohjeista tai päätöksistä, mutta toivottavasti voimme tehdä näitä jatkossa tarpeen ja kysynnän mukaan.

Jokaisella virastolla on myös omat erityistehtävänsä ja sitä kautta omat kielenkäytön kysymyksensä. Opintomateriaalin oheen on mahdollista tilata maksullisena sparrausta, tekstipajoja ja muuta koulutusta webinaarina tai lähiopetuksena.

Annastiina Viertiö koordinoi Kotuksen koulutustoimintaa ja tuottaa sisältöä tekeillä olevaan verkko-opiskelumateriaalikokonaisuuteen. 

Linkkejä

• Virkakielen parantamisen perusteet
• Hyvän virkakielen koulutus
• Hyvän virkakielen hyödyt