Työtä uudistamaan

Helpommin, nopeammin, vaikuttavammin – yhdessä.

Kesä alkaa kääntyä syksyksi, ja moni on jo palannut lomilta virkistynein mielin. Pienen tauon jälkeen omaan työhön on saanut perspektiiviä, ja on helpompi tarkastella, mikä työssä sujuu, mikä ei.

Varmasti kaikilla työhön sisältyy tekstien käsittelyä. Jos niitä ei kirjoiteta, niitä ainakin luetaan. Yhä useammalla työ ei muuta olekaan kuin lukemista ja kirjoittamista: sähköposteihin vastaamista, ohjeiden päivittämistä, tsättäilyä, muistioiden kirjoittamista ja kommentointia, strategian työstämistä, päätöksentekoa, kirjaamista, lainvalmistelua... Lista on loputon.

Työn sujuminen on pitkälti kiinni siitä, miten vaivatonta tekstien tekeminen on ja kuinka hyvin ne toimivat tehtävissään. Tähän vaikuttavat tietysti kirjoittajan taidot, mutta kuten hyvin tiedämme, lopputulos ei ole vain taidoista kiinni. Taitoja pitäisi myös päästä käyttämään, ja vaivannäön pitäisi olla palkitsevaa.

On tärkeää, että työpaikan prosessit ja välineet tukevat hyvän tekstin tekemistä eikä tekstejä tehdä turhaan. Siksi jokaisen kannattaa kysyä aika ajoin itseltään, miten omaa työtä voi tuunata.

Miten tekstinteko sujuu?

Ensiksi kannattaa luoda katsaus teksteihin, joita työssään tekee. Mitkä ovat tärkeimpiä tekstejä, joiden kirjoittaminen tai ylläpitäminen kuuluu tehtäviin? Toivottavasti lista on sen verran lyhyt, että sen jaksaa kirjoittaa.

Kun lista on valmis, voi siirtyä pohtimaan, miten tekstien tekeminen sujuu: Onko kirjoittamiseen tarpeeksi aikaa? Onko tekstin tavoite ja kohderyhmä selvillä? Toimivatko työvälineet, ja saako kirjoittamiseen tarvitsemaansa tukea? Entä mistä tietää, että on onnistunut tekemään hyvän tekstin?

Moni kirjoittaja saa toisinaan toimeksiantoja, joita pitäisi selkeyttää. Pahimmillaan kirjoittajalla ei ole aavistustakaan, mitä pitäisi tehdä ja miksi. Kohderyhmä saattaa olla hämärän peitossa, saati sitten se, millaisessa tilanteessa teksti on tarkoitus lukea. Tärkeimmäksi tavoitteeksi voi nousta oman selustan turvaaminen.

Kotus kysyi taannoin kuntapäättäjiltä, miten tekstejä kannattaa selkeyttää. Parhaana keinona pidettiin sitä, että keskitytään tekstin ensisijaiseen tavoitteeseen: ”Otetaan kirjoittamisen lähtökohdaksi kuntalaiset lukijoina (esim. hallinnon tai muutoksenhakuelinten sijasta).”

Monessa työssä on toistuvia tilanteita, joita varten kannattaa olla mallipohjia. Näin samaa tekstiä ei tarvitse näpytellä joka kerta uudestaan. Paras hyöty mallipohjista saadaan, kun ne ovat toimivia ja ajantasaisia. Onko ärsyttävämpää kuin saman vuosiluvun korjaaminen tekstistä toiseen?

Harva kirjoittaja pääsee pohtimaan kollegojensa kanssa jo luonnosteluvaiheessa, millainen teksti kannattaisi tehdä. Aikaa palaa, kun pähkäilee sisältöjä, esittämisjärjestystä ja käsittelytapaa. Vasta kun teksti on omasta mielestä valmis, siihen satelee lisäys- ja täsmennysehdotuksia. Arvoitukseksi jää, löysikö tekstin todellinen lukija tarvitsemansa tiedot helposti.

Miten tekstit vaikuttavat työhön?

Toiseksi kannattaa luoda katsaus teksteihin, jotka vaikuttavat omaan työhön. Millä teksteillä on suurin vaikutus, ja kuinka toimivia ne ovat? Miten niitä voi kehittää, ja mitä kautta niistä voisi antaa palautetta?

Hallinnossa tekstejä tehdään yleensä toisten tekstien pohjalta. Työn sujumisen kannalta on tärkeää, että tarvittavat tekstit ja tiedot löytyvät helposti. Lisäksi tiedon pitää olla ymmärrettävässä ja helppokäyttöisessä muodossa, jotta sitä pystyy soveltamaan.

Olemassa olevat tekstit – tai niiden puute – vaikuttavat myös työn määrään. Tulisiko esimerkiksi tiedusteluja vähemmän, jos verkkosivujen ohjeistus olisi ajan tasalla? Voitaisiinko lisäselvityspyynnöistä luopua, jos varsinainen selvityspyyntö olisi ymmärrettävämpi?

Mitä jäi yli?

Kun jokainen on tehnyt omat listansa sekä tekemistään että tarvitsemistaan teksteistä, on mielenkiintoista nähdä, miten yhtälö toimii. Sijoittuvatko työntekoon vaikuttavat tekstit riittävän kärkipäähän myös kirjoittajien tärkeinä pitämien tekstien listoilla? Mitä muita tekstejä kärkipäästä löytyy?

Kiinnostavaa on myös, mitä tekstejä jää listojen ulkopuolelle: Miksi nämä tekstit ovat olemassa? Kenen luettavaksi ne on tarkoitettu ja millaisessa tilanteessa?

Todennäköisesti joukossa on tekstejä, joiden tekemisestä voitaisiin luopua tai joita ei enää tarvita. Todennäköisesti joukossa on myös tärkeitä tekstejä, joiden pitäisi löytyä jonkun prioriteettilistalta. Näiden kartoittaminen on tärkeää jo työhyvinvoinnin näkökulmasta, saati sitten hallinnon toimivuuden näkökulmasta.

Siispä ennen kuin heittäydyt tekstien oravanpyörään: nyt jos koskaan kannattaa satsata kirjoittamisen olosuhteisiin! Hyvän tekstin tekemistä voi helpottaa monin keinoin. Vinkkejä tähän saatte ilmaiselta verkkokurssilta Uudista työtä, paranna tekstejä.

Hyvä virkakieli – Uudista työtä, paranna tekstejä -kurssin esittelysivu

ANNASTIINA VIERTIÖ

Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 31.8.2021.

Lisälukemista

Palaa otsikoihin