Esimerkillistä työtä virkakielen parantamiseksi

Jotta strategia ei jäisi vain tekstiksi muiden hallinnon tekstien joukkoon, tarvitaan konkreettisia toimia, joilla sen periaatteita ja linjauksia viedään käytäntöön. Kotimaisten kielten keskus (Kotus) on strategiaa kommentoidessaan korostanut, että hallinto ja julkiset palvelut toteutuvat kielenkäytön ja viestinnän varassa. Siten kieli on tehokas keino vaikuttaa palvelujen saavutettavuuteen ja ihmisten yhdenvertaiseen mahdollisuuteen hoitaa asioitaan ja osallistua.

Kielenkäytön kehittämistä ja kielen asiantuntijoiden tarvetta hallinnossa ei pitäisikään unohtaa, kun mietitään, miten osallisuutta voidaan vahvistaa ja ihmiskeskeisyyttä toteuttaa käytännössä.

Kun suunnitellaan strategian toimeenpanoa, on myös tarpeen tiedostaa, että sen linjausten mukaista ruohonjuuritason työtä tehdään jo virastoissa ja kunnissa. Tämä nousi selvästi esiin Vuoden selväsanainen 2020 -kilpailussa. Kotus järjesti kilpailun nyt kolmatta kertaa hyvän virkakielen edistäjille, ja siinä oli mukana viisitoista hienoa, ansiokasta ehdokasta.

Kilpailun tärkein tavoite on tehdä näkyväksi ja tunnetuksi sitä monipuolista ja tärkeää työtä, jota viranomaiset tekevät viestintänsä ja palvelujensa kielen parantamiseksi. Kilpailijat ovat innostavia esimerkkejä, ja heidän työnsä ja kokemuksensa auttavat muitakin kehittämään kielenkäyttöään.

Nyt voittajaksi valittiin aluehallintovirastot, joissa tänä vuonna tehtiin koko henkilöstölle selkeän kielen verkkokoulutus ja lisäksi toteutetaan verkkosivu-uudistus. Sekä voittaja että kaikki muutkin ehdokastyöt tarjoavat uusia ajatuksia siitä, millaisin tavoin tekstejä, viestintää ja palvelujen kieltä voi parantaa.

Kilpailuun osallistuneissa virastoissa, kunnissa ja organisaatioissa on ymmärretty, että kielenkäytön kehittäminen edellyttää koko henkilöstön ja johdon sitoutumista ja kouluttautumista. Usein tarvitaan pitkäjänteistä työtä, jossa on mukana eri alojen asiantuntijoita. On myös mietittävä työn organisointia ja esimerkiksi tietojärjestelmien ja viestinnän kanavien merkitystä.

Erityisen selvästi tämän vuoden ehdokastöissä nousi esiin se, miten tärkeänä pidetään, että tekstien lukijat ja palvelujen käyttäjät ovat mukana kehitystyössä. Näin voidaan varmistaa, että heidän näkökulmansa, tarpeensa ja toiveensa osataan ottaa huomioon.

Kilpailun osallistujat ovat keränneet ja hyödyntäneet systemaattisesti asiakkaiden palautetta palvelujen kielestä ja käyttökokemuksesta. Verkkosivujen ja sähköisten palvelujen kieltä on muokattu paitsi palautteen myös sen perusteella, millaisia ilmauksia asiakkaat itse käyttävät, kun he pyytävät neuvoja ja tarvitsemiaan tietoja.

Jotta lopputulos varmasti täyttää käyttäjien tarpeet ja toiveet, verkkosivujen ymmärrettävyyttä, helppokäyttöisyyttä ja kiinnostavuutta on testattu erilaisilla käyttäjäryhmillä laajasti ja useampaan kertaan. Selkeyden ja ymmärrettävyyden lisäksi on otettu huomioon vaatimus viranomaiskielen asiallisuudesta ja kehitetty työkaluja, joiden avulla ihmisten tasa-arvo ja yhdenvertaisuus osataan ottaa viestinnässä paremmin huomioon.

Monet virastot ja kunnat ovat myös ottaneet käyttöön uusia viestinnän kanavia. Muun muassa Instagramissa ja Facebookissa pyritään tavoittamaan asiakkaita ja kuntalaisia, jotka eivät välttämättä tule tai löydä viraston tai kunnan omille verkkosivuille. Viranomaiset toimivat kanavissa, joissa ihmisten on mahdollisimman helppo kertoa omista näkemyksistään ja ideoistaan. Osallistumista on tuettu myös huolehtimalla siitä, että kaikki saavat kannustavaa palautetta aloitteistaan sekä ystävällisen ja asiallisen perustelun, jos jotakin ideaa tai aloitetta ei voida toteuttaa.

Sekä tämän että aiempien vuosien ehdokastöistä kerrotaan Kotuksen Virkakieli-verkkosivuilla (linkit kolumnit lopussa). Ensimmäisessä hyvän virkakielen edistäjille järjestetyssä Vuoden selväsanainen -kilpailussa voittajiksi valittiin Oulun kaupungin tiedottaja Lea Ansamaa ja sosiaalityöntekijä Sini Sivonen, jotka uudistivat omaishoidon päätöstekstejä. Myös tuolloin, vuonna 2016 tärkeä peruste voittajan valinnalle oli se, että omaishoidon asiakkaat ja muutkin kaupunkilaiset oli otettu uudella tavalla mukaan tekstien kehitystyöhön.

Ihmisten arki osaksi hallinnon kehittämistä

Julkishallinnon strategiassa esiin nostettu ihmiskeskeisyys ja osallisuus muuntuvat arvosta toiminnaksi, kun asiakkaat ja kuntalaiset otetaan mukaan palvelujen kehitystyöhön, kun heitä kuunnellaan ja myös pyritään oppimaan heidän tavoistaan ilmaista ja hahmottaa asioita. Tällöin ihmisten arki on vahvemmin läsnä hallinnossa ja sen kehittämisessä − mukaillen strategian tavoitetta hallinnon vahvemmasta läsnäolosta ihmisten arjessa.

Vuoden selväsanainen on alun perin Selkokeskuksen tunnustuspalkinto. Se on jaettu jo vuodesta 1996 lähtien toimijoille, jotka ovat edistäneet selkokielistä viestintää. Vuodesta 2016 Kotus on jakanut palkinnon joka toinen vuosi hyvän virkakielen edistäjälle ja Selkokeskus joka toinen vuosi selkokielen edistäjälle.

Vuonna 2019 julkaistun arvion mukaan selkokieltä tarvitsee Suomessa 650 000–750 000 henkilöä (Juusola, 2019). Heidän arkeaan on se, että selkeä yleiskielikin on liian vaikeaa. Kun viranomaisten viestinnässä ja palveluissa käytetään sekä selkokieltä että selkeää virkakieltä, voidaan konkreettisesti ja tehokkaasti toteuttaa ihmiskeskeistä hallintoa ja parantaa kaikkien mahdollisuutta vaikuttaa ja osallistua.

LIISA RAEVAARA

Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 27.10.2020.