Hyvää virkakieltä 2018
Tietosuojauudistus ulottuu myös kieleen
Tietosuojauudistus asettaa monenlaisia vaatimuksia myös kielelle. Montako kielen asiantuntijaa uudistusta varten palkattiin, kysyy Ulla Tiililä kolumnissaan.
EU:n ja Suomen tietosuojauudistus on vastikään tullut voimaan. Perjantaihin 25.5.2018 varauduttiin eri organisaatioissa ja yhteisöissä monin tavoin: kartoitettiin ja pohdittiin henkilörekistereitä, nimettiin tietosuojavastaavia, järjestettiin koulutusta ja tiedotusta. Ilman opastusta ei ole tarvinnut toimia. Esimerkiksi tietosuojavaltuutetun verkkosivuilla on seikkaperäiset ohjeet siitä, miten uudistukseen on pitänyt ja voinut varautua.
Uudistus ulottuu myös kieleen. EU:n tietosuoja-asetuksen 7. artiklassa säädetään tilanteesta, jossa henkilötietojen käsittely perustuu kirjalliseen suostumukseen. Artiklan toisen kohdan mukaan ”suostumuksen antamista koskeva pyyntö on esitettävä selvästi erillään muista asioista helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.”
Asetuksen 12. artiklan otsikossa on maininta läpinäkyvästä informoinnista ja viestinnästä. Itse artiklassa säädetään selkeän ja yksinkertaisen kielen käyttämisestä, mutta lisäksi edellytetään tietojen esittämistä tiiviisti. Artiklassa korostetaan kielen laatuvaatimuksia erityisesti, kun tiedot on tarkoitettu lapselle. Samantyyppisiä vaatimuksia kielen laadulle esitetään myös artiklassa 34, jossa säädetään tietoturvaloukkauksen ilmoittamisesta.
Voiko kielen laatua arvioida?
Millaista sitten on helposti ymmärrettävä, selkeä ja yksinkertainen kieli? Joskus kuulee väitettävän, että tällaiset kielelle asetetut vaatimukset olisivat epämääräisiä ja siksi hankalia noudattaa. On selvää, että ihmiset voivat ymmärtää lukemaansa oman taustansa ja lukutilanteen pohjalta eri tavoin: se, mikä yhdelle on selvää, ei toiselle olekaan. Silti kielenhuoltajilla on sekä kokemuksensa että tutkimusten pohjalta aika hyvä käsitys siitä, millaiset kielenpiirteet edistävät selkeyttä ja ymmärrettävyyttä, millaiset eivät.
Ymmärrettävyys ja selkeys ovat asiallisuuden ohella kielelle asetettuja vaatimuksia, jotka mainitaan myös omassa hallintolaissamme (434/2003; 9. §). Ymmärrettävyyttä ja selkeyttä on usein käsitelty lähes synonyymisinä ilmauksina eikä niiden sisältöä ole juuri tarkemmin eritelty. Sanojen merkitykset antavat kuitenkin osviittaa järkevästä tulkinnasta: selkeys liittyy näkemiseen ja näkyvyyteen, ymmärtäminen taas oivaltamiseen.
Selkeää silmille, ymmärrettävää mielelle
Selkeäksi voikin ajatella kielen, joka palvelee aisteja: näkemistä ja kuulemista. Kirjoitetussa kielessä kyse on kielen visuaalisista piirteistä, olipa kyse paperista, ruudusta tai vaikka chatista. Selkeä kieli auttaa lukijaa hahmottamaan tekstin. Hahmottamista palvelevat monet oikeinkirjoituksen asiat, kuten se, että välimerkit ovat paikoillaan, yhdyssanat oikein ja iso ja pieni alkukirjain vaihtelevat sääntöjen mukaisesti.
Selkeään tekstiin eivät kuulu mutkikkaat lauseet tai virkkeet, joissa lukijan on vaikea löytää yhteen kuuluvat sanat ja asiat. Selkeä tekstikokonaisuus on hyvin hahmotettavissa, ja otsikot jäsentävät tekstiä tarkoituksenmukaisesti. Teksti myös hahmottuu osaksi tekstien verkostoa ja kielenkäytön tilannetta.
Ymmärrettävyys viittaa mieleen − joskus puhutaan kognitiosta. Sitä palvelevat sellaiset kielen ja tekstien ainekset, jotka johdattavat lukijan kirjoittajan ajatuksiin ja tekstin juoneen. Ymmärrettävässä kielessä on lukijalle tuttuja sanoja ja vieraat sanat selitetään.
Ymmärrettävä kieli on havainnollista. Se ei kerro vain palvelu- ja tulosalueista, käyttöasteista ja tarvearvioinneista. Sen sijaan lukijalle tarjotaan maailma, jossa on myös konkreettisia ihmisiä, paikkoja ja tapahtumia. Toisaalta lukijaa ei hämätä puhumalla tiekartasta, kun tarkoitetaan suunnitelmaa. Ymmärrettävässä kielessä lauseet ja virkkeet rakennetaan lukijan näkökulmasta, ja kirjoittaja avaa ajatuksiaan vaikkapa käyttämällä pikkusanoja koska, jotta, vaikka ja kuitenkin.
Tieto on usein tekstejä, tekstit kieltä
Hallinnon ja julkisten palvelujen kieleen on jo pitkään kohdistunut erilaisia laatuvaatimuksia. Hallintolain lisäksi kuntalaki (410/2015; 29. §) vaatii, että viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Samat − hallintolain kielipykälästä typistetyt − vaatimukset toistuvat myös esimerkiksi sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaissa (254/2015; 6. §) sekä asetuksessa potilasasiakirjoista (298/2009; 7. §).
Kuten tietosuojaa koskevissa säädöksissä, myös näissä laeissa on muitakin kohtia, jotka arkisessa työssä tarkoittavat kielenkäyttöä. Kielenkäyttöön ja tekstien tekemiseen viittaavat yleensä esimerkiksi lainkohdat, joissa puhutaan tiedosta ja sen käsittelystä.
EU:n tietosuoja-asetuksessa tällainen on 5. artikla. Sen mukaan henkilötietojen on oltava muun muassa asianmukaisia, olennaisia, täsmällisiä ja tarpeellisia. Esimerkiksi terveydenhuollossa nuo vaaditut ominaisuudet voivat käytännössä olla potilaskertomusten ominaisuuksia. Henkilötiedot ovat siis varsin usein verbaalisessa muodossa ja kielellisten valintojen tulosta: asiakas- ja potilastyöntekijöiden tekemiä kirjauksia ja kuvauksia, muistiinpanoja, yhteenvetoja ja selostuksia.
Lainmukainen kielenkäyttö – muutakin kuin selkeää
Jotta tietosuojauudistuksen vaatimukset toteutuvat, on esimerkiksi asiakas- ja potilastekstien tekijöillä oltava varsin hyvät kielelliset taidot. Myös EU:n asetuksen 9. artiklassa mainittujen ”erityisten henkilötietoryhmien” käsittely vaatii kielellistä tarkkuutta ja tajua. Miten kirjata tietoja niin, että esimerkiksi asiakkaan tai potilaan etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet tai uskonnollinen tai filosofinen vakaumus eivät tule ilmi tai käsitellyksi tavalla, jota asetus ei salli? Tarvitaan muutakin osaamista kuin selkeän kirjoittamisen taitoja.
Koko organisaatiolle vaatimuksia asettaa 5. artikla, jonka mukaan ”käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä”. Uudistuksen myötä työprosessien kuvaus kannattaisikin tehdä tiedon, siis käytännössä usein tekstien ympärille.
Teksteihin on jäätävä jälki kirjoittajasta, tiedon arkistoijan on voitava tavoittaa tämä henkilö ja kansalaisen on voitava vaivatta jättää jonnekin esimerkiksi pyyntö virheellisen tiedon oikaisemisesta. Tämän prosessin vaivattomuus ei ole ollut tähän mennessä itsestään selvä esimerkiksi, kun kanta-arkistoon tallennetuissa tiedoissa on havaittu virheitä.
Viestintä, kieli, kielenkäyttö ja tekstit ovat jo ennestään varsin hallitseva osa monia lakeja. Tietosuojauudistuksen myötä niiden rooli on ennestäänkin kasvanut. Nyt väärin toimimiselle tulee vielä suuria taloudellisia riskejä. Tietosuojauudistus siis tuli: montako kielen ja viestinnän asiantuntijaa palkattiin minimoimaan näitä riskejä?
ULLA TIILILÄ
Lisälukemista:
Tiililä, Ulla 2015: Mitä on asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä virkakieli? Kielikello 3/2015.
Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 30.5.2018.