Täsmäasein vakiotekstien kimppuun!

Vakiotekstien parantaminen on monisyinen asia, joka vaatii monenlaista osaamista ja asiantuntijatiedon yhdistämistä, kirjoittaa Ulla Tiililä.

Jokaisella julkisen hallinnon työntekijällä pitäisi olla hyvät kielenkäytön ja kirjoittamisen taidot. Silti viranomaisten tekstejä ei paranneta pelkästään kirjoittajia kouluttamalla. Virkatekstit ovat nimittäin harvoin allekirjoittajansa luovan prosessin tulosta.

Monet tekstit koostetaan valmiista tekstikatkelmista, jotka kirjoittaja saa tietojärjestelmästä lyhyitä koodeja käyttäen. Kun etuuskäsittelijä naputtelee vaikkapa <TYÖ, tekstiin ilmaantuu Työnhaun uusiminen työvoimatoimistossa on viimeistään.  Tällaiset vakiokatkelmat vaihtelevat tietenkin virastosta toiseen samoin kuin niihin liittyvät koodit ja tekniset yksityiskohdat. Mutta mitä pitäisi ottaa huomioon, kun tällaisia tekstejä halutaan kehittää?

Koulutukseen oikea kohderyhmä!

Toisinaan tekstejä lähdetään parantamaan järjestämällä koulutusta esimerkiksi juuri etuuskäsittelijöille. Työntekijöiden kirjoittamisen taitoja ja kielitietoja onkin tarpeen säännöllisesti päivittää. Jos tarkoituksena on parantaa tiettyjä, vakiokatkelmista ja -fraaseista koostettavia tekstejä, pitäisi etuuskäsittelijöiden ohella kouluttaa kuitenkin myös niitä, jotka vakiotekstejä luovat.

Kun vakiotekstejä parannetaan, pitäisi siis ensin selvittää, ketkä kaikki ovat osallisia niiden syntyyn. Tämän perusteella koulutukseen pitää ohjata oikea kohderyhmä, ja koulutuksen sisällön ja tavoitteiden pitää sopia kohderyhmälle.

Katse katkelmista kokonaisuuteen

Joskus taas kielenhuoltajalle tarjotaan nivaska vakiotekstejä läpikäytäväksi. Valmiiden tekstikatkelmien kielen tulee luonnollisesti olla moitteetonta. Virkakielen ja vakiokatkelmista koostettujen tekstien suurimmat ongelmat eivät kuitenkaan yleensä ole oikeakielisyydessä tai oikeinkirjoituksessa. Pahimmat pulmat eivät myöskään ole yksittäisten katkelmien selkeydessä.

Yleensä ongelmana on se, että katkelmista ei synny yhtenäistä ja järkevää kokonaisuutta. Lopputulos voi olla jopa absurdi, jos esimerkiksi samansisältöinen asia toistuu peräkkäisissä virkkeissä: Lastenhoidon tukenne on tarkistettu 13.4.2016 alkaen Teille myönnetyn vanhempainpäivärahan johdosta seuraavasti. Hakemuksenne on ratkaistu seuraavasti.

Vakioteksteistä koostetut tekstit eivät paranekaan sillä, että pelkästään korjaillaan irrallisia katkelmia. Vakiotekstejä pitää tarkastella myös suhteessa toisiinsa, osana kokonaisuutta. Sitä varten pitää yleensä ensin päättää, millaisia tekstikokonaisuuksia halutaan luoda.

Yleispätevää vai tapauskohtaista?

Vakioteksteistä koostettujen tekstien ongelmat eivät aina näy helposti päällepäin, ja katkelmat voivat näennäisestä selkeydestään huolimatta olla hankalia. Koska vakiotekstit tehdään yleispäteviksi, niistä voi puuttua se omaa asiaa koskeva tieto, jota lukija tarvitsee.

Ilman tapauskohtaista täsmennystä hankalia ovat esimerkiksi sanat, joiden tarkoite vaihtelee tilanteen mukaan, kuten hakemuskuukausi. Jos lukija saa useita eläkkeitä ja hän on saanut useita päätöksiä eri aikoina, selvää ei ole sekään, mitä tarkoittaa seuraava, näennäisesti melko helppo virke: Eläkkeestänne vähennetään aiemman päätöksen perusteella samalta ajalta maksettu eläke.

Voiko vakiotekstein perustella päätöstä?

Oma hankaluutensa on, jos päätöksen perustelut annetaan vakioteksteillä. Koska päätöksenteossa yksittäistä tilannetta peilataan lakiin, on luontevaa, että lain sanamuotoa lainaavat vakiotekstit jossakin muodossa esiintyvät perusteluissa. Niiden rinnalla pitäisi kuitenkin olla tapauskohtaista tietoa asiakkaan tilanteesta.

Esimerkiksi kuljetuspalveluja ei kuuluisi evätä pelkästään tällaisella vakiotekstillä: Hakijaa ei voida pitää vammaispalveluasetuksen 5 § 1 mom. tarkoittamana vaikeavammaisena henkilönä. Tällaisten vakioitujen perustelujen mukana olisikin aina kerrottava myös, mikä asiakkaan tapauksessa on johtanut vakiotekstillä esitettyyn arvioon. Esimerkkivirkettä seuraisi luontevasti koska-alkuinen lause, jossa hakijan tilannetta avattaisiin.

Tietojärjestelmät isännästä rengiksi

Vakiotekstit ovat osa automatisoitua tekstintuotantoa, ja niiden käyttö on kytköksissä teknisten järjestelmien luomiin mahdollisuuksiin, mutta myös rajoihin. Valitettavan usein järjestelmiä ei ole luotu kirjoittajien ja kirjoittamisen tarpeita ajatellen.

Kun vakiotekstipohjaisia tekstejä lähdetään parantamaan, olisikin ensisijaisesti vaadittava parempia tietojärjestelmiä. Monien virkatekstien parantamisen pitäisi siis alkaa jo ennen kuin järjestelmiä ruvetaan hankkimaan ja kilpailuttamaan. Hyvä järjestelmä tukee hyvien tekstien syntymistä. Se on lisäksi myös joustavasti ja edullisesti päivitettävissä.

ULLA TIILILÄ

Juttu on julkaistu Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 27.4.2016.

Palaa otsikoihin