Hyvää virkakieltä 2016
Kielen kehittämistä kolmesta suunnasta
Kun kieltä kehitetään, pitäisi huomio yksilötaitojen ja lainsäädännön ohella kiinnittää myös työkäytäntöihin ja -prosesseihin, muistuttaa Ulla Tiililä.
Kieli, kommunikaatio ja tiedonsaanti nousevat vuosikymmenestä toiseen kärkeen, kun selvitetään julkisen hallinnon ongelmia. Kesto-ongelman ratkaisemiseksi huomio on samanaikaisesti kiinnitettävä kolmeen suuntaan: yksilötaitoihin, työkäytäntöihin ja -prosesseihin sekä lainsäädäntöön. Mikään näistä ei nimittäin yksinään ratkaise ongelmia.
Julkishallinnossa kaivataan kielikoulutusta
Kun aletaan keskustella hankalasta virkakielestä, moni julkishallinnon työntekijä ilmaisee huonoa omaatuntoa. Kielikeskustelussa aletaan miettiä omia kielenkäytön tapoja: Käytän liikaa passiivia. Sorrun liian usein mutkikkuuteen. Meillä tosiaan on vaikeita termejä.
Hyvän virkakielen perusedellytys onkin se, että kaikilla julkishallinnon työntekijöillä on hyvät kielenkäytön perustaidot. Koska ihminen helposti sokaistuu omalle kielenkäytölleen, pitää tietoja ja taitoja myös päivittää.
Kotimaisten kielten keskuksessa (Kotus) muutama vuosi sitten tehdyn kyselyn mukaan kolme neljästä valtionhallinnon työntekijästä katsoo kuitenkin saaneensa liian vähän kielikoulutusta (Viertiö 2011). Idea virkakielen verkkokurssista on sittemmin saanut kovasti kannatusta (Kotus 2016).
Kielenkäyttö kuntoon lainsäädännöllä?
Kielenkäytön ongelmien ratkaisemiseksi saatetaan myös esittää muutoksia lainsäädännössä. Vuoden 2015 alusta tuli esimerkiksi muutoksia etuuksia koskevaan lainsäädäntöön. Muutosten tavoitteena oli parantaa päätösten perusteluja, ja perusteleminenhan on kielenkäyttöä.
Perusteluvelvollisuutta tarkentavien pykälien mukaan etuuspäätöksen perusteluihin on merkittävä ”ne lääketieteelliset seikat, joihin päätös keskeisiltä osin perustuu. Lisäksi perusteluissa olisi ilmettävä näiden seikkojen perusteella tehdyt johtopäätökset”. Tarkennus kohdistuu erityisesti hylkääviin päätöksiin tilanteissa, joissa ”päätös perustuu keskeisiltä osin lääketieteellisiin seikkoihin”. (HE 109/2014.)
Selvää on, että tämäntyyppinen laki ei toteudu ilman yksilötaitoja, koska lain vaatimat ”seikat” tai ”johtopäätökset” voi kirjoittaa tekstiin joko asiallisesti, selkeästi ja ymmärrettävästi tai sitten ei.
Käytännöt ja prosessit yksilötaitojen ja lainsäädännön välissä
Yksilötaitojen ja lainsäädännön välissä on kuitenkin alue, joka kielen kehittämisessä jää usein huomiotta. Tämä alue on työkulttuurin, -käytäntöjen ja -prosessien alue. Se on alue, jonka rajoissa yksittäinen työntekijä käyttää kieltään. Hyväkään kielenkäyttäjä ei välttämättä pääse käyttämään taitojaan esimerkiksi automatisoidun tekstintuotannon parissa.
Tälle alueelle kuuluvat myös kirjoittamattomat lait, jotka voivat vaikuttaa kirjoitettuja lakeja voimakkaammin. Kirjoittamattomat lait säätelevät yhtä hyvin pieniä tyylillisiä yksityiskohtia kuin vaikkapa vakiintuneita referoimisen käytäntöjä. Niiden piiriin kuuluu myös ajatus siitä, ettei edes vaikeaselkoista lakitekstiä saisi muokata, kun lakia siteerataan vaikkapa asiakastiedotteessa. Mihinkään lakiin tällainen ajatus ei perustu: päinvastoin käytäntö haittaa hallintolain kielipykälän toteutumista.
Kielitietoisuutta virastoihin
Yksilötaitojen ja lainsäädännön väliin kuuluu myös työyhteisön yleinen kielitietoisuus. Tekstit, siis kielelliset merkityskokonaisuudet, ovat virastojen keskeisin tuote, joiden ympärille koko toiminta ja sen jatkuvuus on organisoitu.
Silti julkishallinnon laitoksissa ei esimerkiksi aina tunneta tekstien tekemisen koko prosessia. Jos asiakas on hämillään saamansa kutsun tai tiedotteen äärellä, osataanko asiakaspalvelussa välittää tekstiin liittyvät muutostoiveet ja parannusehdotukset oikeaan osoitteeseen viraston sisällä?
Perillä ei olla välttämättä siitäkään, mitkä kaikki seikat prosessin varrella vaikuttavat kielellisiin ratkaisuihin. Virkakielen parantaminen pitäisikin nykyään melkein aina aloittaa tietojärjestelmistä ja yleensä jo niiden kilpailutus- ja suunnitteluvaiheessa.
Kelassa moni asia kunnossa
Tämän kielenhuollon kolminaisuuden äärellä Kela näyttäytyy virastojen joukossa edistyksellisenä ja esimerkillisenä. Kelalla on oma kielenhuoltaja, ja virkakielikampanjan (2015) aikana Kelaan perustettiin oma nimistöryhmä. Kelassa on myös otettu käyttöön erilaisia viestinnän kanavia, kuten Facebookin Kela-Kerttu, ja selkokielenkin tarve on tunnistettu.
Kelassa onkin jo vuosikymmenten ajan tehty työtä paremman viestinnän hyväksi jopa niin, että muut virastot ovat ottaneet Kelasta mallia. Mutta kun pelkästään asiakaskirjeitä tehdään vuosittain parikymmentä miljoonaa, työsarka on valtaisa. Kun vielä perustoimeentulotuki asiakkaineen siirtyy Kelalle, myös siellä on varauduttava entistäkin voimakkaampaan ja suunnitelmallisempaan tekstinhuoltotyöhön.
ULLA TIILILÄ
Lähteitä ja lisälukemista
HE 109/2014. Hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi eräiden työeläkelakien ja Kansaneläkelaitoksesta annetun lain muuttamisesta.
Viertiö, Annastiina 2011: Hallinnossa kaivataan koulutusta ja laatua viestintään. Kielikello 4/2011.
Kirjoitus on ilmestynyt Kelan intranetin Kieliposti-palstalla 7.12.2016