Kuvittele seisovasi Metallitalon ulko-oven edessä Helsingin Hakaniemessä. Oveen on listattu erilaisia lyhenteitä, kuten RVL tai SLSY. Olisiko rakennukseen helppo tulla ensikertalaisena? Entä jos et osaisi englantia ja saisit sähköpostia internetosoitteista gov.fi ja govsec.fi? Mistä tietäisit, mikä taho sinua noista osoitteista lähestyy? 

Moni ajattelee, että lyhenteet helpottavat sekä tekstin kirjoittamista että sen lukemista. Näin ei kuitenkaan ole, vaan usein turhautunut lukija joutuu tarkistamaan lyhenteiden merkitykset esimerkiksi Googlesta – näin minullekin selvisi, että RVL tarkoittaa Rautatievirkamiesliittoa ja SLSY Suomen Lentoemäntä- ja Stuerttiyhdistystä. 

Vakiintuneisuuden harha 

Lyhenteiden käytön riskinä on, että osa kohderyhmästä ei ymmärrä tietoa. Hyvä virkakieli on ymmärrettävää eli tuttua ja havainnollista, selkeää eli helposti hahmotettavaa ja asiallista eli tilanteeseen sopivaa ja sävyltään lukijan huomioon ottavaa. Lyhenteet täyttävät nämä kriteerit harvoin. 

Viranomaisteksteissä on hyvä käyttää vain vakiintuneita lyhenteitä, jotka selitetään lyhyesti tekstin alussa tai ensimaininnan yhteydessä.  On kuitenkin tärkeä muistaa, että kirjoittajan on usein vaikea arvioida, miten vakiintuneita omassa lähipiirissä käytössä olevat lyhenteet ovat. Vaikka oman alan lyhenteet voivat alan asiantuntijoista tuntua täysin vakiintuneilta, niiden merkitys ei välttämättä avaudu suurelle yleisölle. Niiden käyttöä kannattaa miettiä myös organisaation sisäisessä käytössä, varsinkin, jos viestitään koko organisaatiolle. 

Hyvä nimi on selkeä 

Erityistä varovaisuutta on syytä noudattaa silloin, kun lyhenteitä muodostetaan virallisista nimistä. Kannattaa aina miettiä, onko parempi käyttää koko nimeä. Vain harvat julkishallinnon nimien lyhenteet ovat niin vakiintuneita ja yleisesti tunnettuja, että niiden merkitys on selvä kaikille. Tällaisia lyhenteitä ovat Suomessa esimerkiksi Kela ja Yle – ne lienevät jopa tunnetumpia kuin organisaatioiden koko nimet. 

Eduskunnan oikeusasiamies linjasi vuonna 2011, että viranomaisen on esiinnyttävä asiakkaille virallisella nimellään. Lyhenteiden käyttäminen on mahdollista, mutta viranomaisen tulee varmistaa, että kansalainen tietää, mikä viranomaistaho on kyseessä. Viranomaiseen viittaava lyhenne on siis aina avattava asiayhteydessä. 
 
Linjauksen taustalla ovat kantelut, jotka koskivat Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymän oheisnimeä Carea ja liikenteen turvallisuusviraston oheisnimeä Trafi. Liikenteen turvallisuusvirasto oli käyttänyt pelkkää Trafi-nimeä ajoneuvoverolipun kirjekuorissa. Tämä johti siihen, että erään asiakkaan ajoneuvovero jäi maksamatta. Hän tulkitsi kuoren perusteella kirjeen olevan mainos ja heitti sen avaamatta roskakoriin.  

Ketä englanninkieliset lyhenteet palvelevat? 

Laissa on säädetty, että viranomaisten pitää viestiä toiminnastaan molemmilla kotimaisilla kielillä, ja tämä vaatimus koskee myös lyhenteitä. Tästä huolimatta englanninkielisiä lyhenteitä käytetään. Valtioneuvosto otti elokuussa 2021 käyttöön uudet sähköpostiosoitteiden päätteet gov.fi ja govsec.fi. Lyhenteet perustuvat englanninkielisiin sanoihin government ’hallitus, valtioneuvosto’ ja security ’turvallisuus’.  

Paitsi viranomaisten myös muiden julkisten toimijoiden tulisi lähteä viestinnässään siitä, että tietoa tarjotaan ensisijaisesti kotimaisilla kielillä. Vuonna 2018 toimintansa aloittanut Lappeenrannan–Lahden teknillinen yliopisto taas otti käyttönimekseen lyhenteen LUT-yliopisto. Lyhenne LUT on peräisin samassa yhteydessä toimintansa lopettaneen Lappeenrannan teknillisen yliopiston englanninkielisestä nimestä Lappeenranta University of Technology. 

Toki on hyvä, jos esimerkiksi kansainväliset opiskelijat pystytään huomioimaan virallisessa viestinnässä siten, että tietoa on saatavilla muillakin kuin kotimaisilla kielillä. Englanninkielisten lyhenteiden käyttö saattaa kertoa siitä, että pyritään korostamaan toiminnan kansainvälisyyttä. Kansainvälisyyden korostamisen ei kuitenkaan pitäisi olla viranomaisten viestinnän lähtökohta, vaan tärkeintä on varmistaa, että sanoma tavoittaa kaikki kohderyhmään kuuluvat.