Virkakielen pitäisi olla mahdollisimman yksiselitteistä. Siksi siinä pitäisi välttää monitulkintaiseksi tiedettyjä sanoja ja rakenteita. Sellainen on esimerkiksi lauseenvastike ollessa, jota käytetään monessa merkityksessä. Käytä sitä vain, kun haluat ilmaista aikaa eli kun voit korvata sen sanoilla (silloin) kun on:
Eläkkeellä ollessa voi tehdä töitä.
Silloin kun on eläkkeellä, voi tehdä töitä.
Jos haluat rinnastaa asioita tai vaikkapa perustella, käytä pikkusanoja, kuten ja, koska, jos ja vaikka. Silloin tarkoittamasi merkitys ei jää lukijan arvailtavaksi:
Hänen tehtävänsä ovat viestintää nimikkeen ollessa suunnittelija.
Hänen tehtävänsä ovat viestintää, ja nimike on suunnittelija.
Syytteestä luovutaan rikoksen ollessa vähäinen.
Syytteestä luovutaan, jos rikos on vähäinen.
Syytteestä luovutaan, koska rikos on vähäinen.
Lauseenvastikkeen voi aina korvata sivulauseella. Näin saat asian myös pilkottua lyhempiin osiin:
Palvelun ollessa suljettuna voit olla yhteydessä omaan neuvolaan.
Silloin kun palvelu on suljettuna, voit olla yhteydessä neuvolaan.
Lisätietoa
