Virkakielen hankaluudesta puhutaan paljon ja sitä pyritään eri tavoin kehittämään. Siitä huolimatta virkakielessä ovat säilyneet samat ongelmat. Tämä askarrutti Riitta Suomista, ja hän ryhtyi tutkimaan, mistä muutoksen hitaus johtuu ja miten löytää keinoja, joilla virkatekstejä voisi tehokkaammin parantaa. Suominen on itse työskennellyt pitkään virkakielen ja verkkotekstien kehittämisen parissa.
Virkatekstit käyttäjän näkökulmasta
Suominen selvittää väitöskirjassaan, millaiset tekstin piirteet ovat sen käytettävyyden kannalta olennaisia. Tutkimus toteutettiin siten, että kymmenen kokenutta kuntaviestijää luki kunnanhallituksen pöytäkirjan päätöstekstin. Sen pohjalta he kirjoittivat itse verkkotekstin sekä sosiaalisen median päivitykset. Lisäksi heitä pyydettiin työskentelynsä aikana ajattelemaan ääneen ja kommentoimaan sitä, millaisia mahdollisia ongelmia lähtötekstissä oli ja miten ne vaikuttivat lukemiseen ja tekstin käyttämiseen uusien tekstien pohjana.
Ajatukset ja kommentit, joita kokeneet viestinnän ammattilaiset työskentelynsä aikana esittivät, avasivat heidän hiljaista tietoaan virkakielen yleistajuistamisesta. Esiin nousivat ennen kaikkea pulmat, jotka koskivat tekstiä kokonaisuutena. Useimmin mainittiin tekstin pituus ja se, että kuntalaisia koskettavat asiat on esitetty vasta tekstin lopussa, laajan taustoituksen jälkeen. Pääasia oli vaikea löytää, ja tekstistä puuttui kuntalaisen näkökulma sekä konkretia.
Omissa teksteissään viestijät ratkoivat käytettävyyden pulmia ensisijaisesti lyhentämällä tekstiä sekä muuttamalla asioiden esittämisjärjestystä. Lisäksi he esimerkiksi karsivat hallinnon retoriikkaan liittyviä uudissanoja (esim. monipalvelukeskus) ja korvasivat niitä kuntalaisille tutummilla sanoilla (esim. kirjasto).
Tekstistä toiseksi – jäljet johtavat tekstiketjun alkuun
Viestijöiden omissa teksteissä näkyi kuitenkin selvästi myös lähtötekstin vaikutus. Suuri osa viestijöiden käyttämistä ilmauksista oli poimittu kunnanhallituksen pöytäkirjan päätöstekstistä. Sieltä olivat tarttuneet mukaan myös kunnan strategian mukaiset sisällöt (kehittämistyötä yhdessä asukkaiden kanssa) ja markkinointihenkiset iskulauseet (sähköisten palvelujen kärkikaupunki).
Lähtötekstien vaikutus on nähtävissä yleisemminkin hallinnon kielessä. Viranomaistyössä suuri osa teksteistä kirjoitetaan muiden tekstien, esimerkiksi lakien, suunnitelmien ja strategioiden pohjalta. Suomisen mukaan tämä tekstien ketjuuntuminen myös selittää virkakielen ongelmia ja sen muutoksen hitautta. Ilmaukset ja kielimuoto usein säilyvät, vaikka teksti muokataankin uudelle kohderyhmälle.
Lähtötekstit vaikuttavat kirjoittajien työhön myös toisella tavalla. Tutkimukseen osallistuneet viestijät havaitsivat kunnanhallituksen pöytäkirjan päätöstekstissä paljon ja monenlaisia tekstin käytettävyyteen liittyviä pulmia. Teksti ei siis ollut helppo ja helposti käytettävä edes kuntaorganisaation omille työntekijöille. Mitä hankalampi lähtöteksti on, sitä työläämpää sen pohjalta onkin kirjoittaa muita tekstejä.
Parempia virkatekstejä kirjoittamisen käytänteitä muuttamalla
Ymmärrettävät ja helppokäyttöiset virkatekstit tukevat kansalaisten osallistumista ja demokratiaa sekä keventävät monella tavalla viranomaisten omaa työtaakkaa. Virkatekstien laatuun onkin Suomisen mukaan suhtauduttava entistä vakavammin.
Ongelmia ei voi kuitenkaan ratkaista sillä, että viestinnän ja kielen ammattilaiset kävisivät läpi ja muokkaisivat kaikki tekstit. Siihen hallinnon tekstejä on aivan liian paljon ja resursseja vähän. Tarvitaankin eri alojen ammattilaisten yhteistyötä sekä enemmän ymmärrystä tekstin tuottamisen käytänteistä ja kielen merkityksestä viranomaistyössä.
Suominen esittää tutkimuksessaan, että tehokas tapa parantaa virkatekstejä on huomion kiinnittäminen erilaisten lähtötekstien laatuun. Niissäkin pitäisi muistaa tiivistämisen, konkretian ja asioiden esittämisjärjestyksen tärkeys. Näin on mahdollista vaikuttaa koko tekstiketjuun. Samalla säästetään tekstejä lukevan ja niiden pohjalta uusia tekstejä kirjoittavan henkilöstön – käytännössä siis lähes kaikkien työntekijöiden – työtä ja aikaa.
Suominen ehdottaakin, että esimerkiksi kunnissa erilaisten valmistelevien tekstien konventioita muutettaisiin niin, että nekin muotoiltaisiin tiedotteen tapaan. Tällöin ne olisivat sellaisenaankin kuntalaisille ymmärrettävämpiä ja käyttökelpoisempia esimerkiksi verkossa. Samalla parempi lähtöteksti parantaisi kaikkia muitakin sen pohjalta laadittuja tekstejä.
Riitta Suomisen suomen kielen alaan kuuluva väitöskirja Virkatekstin käytettävyys. Pöytäkirjasta verkkotekstiksi ja sosiaalisen median päivitykseksi tarkastettiin Tampereen yliopistossa 16.8.2019.