Virkakieleen suhtaudutaan julkisuudessa yleensä kielteisesti. Monesti moititaan päätöksiä, joita saa, kun hakee vaikkapa Kelasta tai kunnalta eläkettä tai oikeutta johonkin palveluun.
Melko varma tapa ylittää uutiskynnys on esimerkiksi väittää, että vaikeaselkoisten virkakirjeiden kirjoittajat ovat laiskoja. Uutisarvoinen voi olla myös nerokas ratkaisu virkakielen ongelmiin: lyhennetään virkkeitä!
Kunpa asia olisikin niin yksinkertainen! Piiskaa laiskureille ja pilkkomista virkkeille! Etuuspäätökset ja muut virkakirjeet ovat kuitenkin tekstejä, joita on tehtävä kieli keskellä suuta.
Kun virkailija laatii päätöstä, hän tasapainottelee hallinnon ja asiakkaan välissä. Asiakkaalle on kirjoitettava omasta asiasta ymmärrettävällä tavalla. Toisaalta asiakkaan asiaa on osattava katsoa lain vaatimusten näkökulmasta. Kun esimerkiksi sosiaalityöntekijä harkitsee, myöntääkö hän kuljetuspalveluja, hän miettii, vastaako hakija vammaispalvelulain määritelmiä. Sen mukaan palvelua voi myöntää, jos hakijalla on vammansa tai sairautensa vuoksi pitkäaikaisesti erityisiä vaikeuksia suoriutua tavanomaisista elämän toiminnoista. Tällaiset hankalat lain määritelmät toistetaan joskus tulkintavirheiden pelossa sellaisenaan. Kun päätöksiä tehdään, on otettava huomioon sekin, että asiakkaita on kohdeltava yhdenvertaisesti. Asiakkaan saama palvelu ei liioin saisi riippua siitä, kenen kanssa hän sattuu asioimaan.
Etuus- ja korvauspäätöksiä laaditaankin lukuisten eri säädösten varassa. Päätöksessä on kerrottava asian yksilöity ratkaisu ja sen perustelut. Perusteluina on esitettävä pääasialliset tosiseikat sekä säännökset ja määräykset.Laki säätelee ratkaisusta tiedottamista, muutoksen hakua ja päätöksen ehtojen kirjaamista. Se säätelee myös asiakirjan ulkoasua, arkistointia, päivämäärien laskemista ja niin edelleen.
Luulisi, että näin vaativia virkatekstejä tehdään parhain mahdollisin välinein. Vielä mitä. Päätökset koostetaan tavallisesti osittain tai kokonaan valmiista mallikatkelmista. Tavallista on, että päätösten kirjoittajat eivät juuri ole kontaktissa mallitekstien laatijoihin. He eivät aina edes tarkkaan tiedä, ketkä mallitekstejä laativat.
Mallipohjia ja mallikatkelmia käytetään, jotta tekstien tekeminen nopeutuisi. Mallit palvelevat myös tasalaatuisten tekstien tuottamista. Niiden avulla päätöksen kirjoittaja voi lisäksi turvautua määritelmiin ja luokituksiin, jotka on ylempänä virastohierarkiassa valmiiksi mietitty ja hyväksytty. Mallitekstit ovat kuitenkin osa tietojärjestelmiä, jotka on laadittu ensisijaisesti muuhun kuin tekstien tekemiseen. Niinpä järjestelmä saattaa esimerkiksi pakottaa tekemään tekstin kokonaan isoin kirjaimin. Olenpa kuullut sellaisestakin systeemistä, joka ei sallinut erisnimien taivuttamista.
Kirjoittajat saattavat joutua laatimaan tekstejä niin, että he eivät näe niitä sellaisina kuin ne tulostuvat. Päätteellä voi olla näkyvissä vain koodeja ja tekstinpätkiä. Joissakin laitoksissa tekstintuotanto on organisoitu niin, että tekstit laaditaan ehkä Helsingissä, mutta ne tulostuvat vaikkapa Kuopiossa.
Monesti kirjoittajilla ei ole käytössään oikolukuohjelmaa. Toisinaan he eivät kunnolla hallitse tarjolla olevaa tekniikkaa.
Työtä ei helpota sekään, että päätöstä tehtäessä on kahlattava läpi yhä lisääntyvä määrä erilaisia asiakirjoja. Päätöksen tekijä lukee hakemusten lisäksi kyselyitä, selvityksiä ja lausuntoja. Sitten hänen on ratkaistava, mitä asioita kustakin tekstistä ottaa ja mitä jättää pois. Entä miten päätöksessä pitäisi selostaa lääkärinlausunnon latinankielisiä diagnooseja, jos niitä ei itsekään ymmärrä? Huolellinen perehtyminen asiakirjoihin vaatisi aikaa ja keskeytymätöntä työrauhaa, jota harvalla on.
Muiden vaatimusten paineessa jää hallintolain vaatimus selkeästä, ymmärrettävästä ja asiallisesta kielenkäytöstä helposti kakkossijalle. Jos virkakieltä tosiaan haluttaisiin parantaa, kannattaisi ainakin lopettaa kirjoittajien paheksuminen. Se on aika hedelmätöntä hommaa ja johtaa korkeintaan siihen, että kirjoittajat tulevat yhä varovaisemmiksi. Paheksumisen sijaan olisi haettava ratkaisuja. Virkatekstien tekijöille pitäisi antaa rauha ja mahdollisuus käyttää niitä taitoja, jotka nyt monesti jäävät olosuhteiden pakosta käyttämättä.
Pakina on esitetty Ylen Radio 1:ssä 18.8.2006.