Kuntien ja valtion virastojen keskeisimpiä tuotteita ja työn tuloksia ovat tekstit. Nämä tekstit taas syntyvät yleensä monivaiheisessa prosessissa usean ihmisen yhteistyönä. Koska tekstejä on laadittava vuosittain tuhansia, jopa miljoonia, ne tehdään monesti osittain tai kokonaan automatisoidusti.
Kuntien ja valtion virastojen keskeisimpiä tuotteita ja työn tuloksia ovat tekstit. Nämä tekstit taas syntyvät yleensä monivaiheisessa prosessissa usean ihmisen yhteistyönä. Koska tekstejä on laadittava vuosittain tuhansia, jopa miljoonia, ne tehdään monesti osittain tai kokonaan automatisoidusti.
Tekstimassojen tuottamisen avuksi virastojen työntekijöillä on käytössään valmiita tekstipohjia. Osa teksteistä taas kootaan valmiista tekstikatkelmista, jotka kirjoittaja saa käyttöönsä lyhyitä koodeja käyttämällä: muutama napin painallus ja asiakirjaan purkautuu pitkät pätkät valmista tekstiä.
Näitä vakiotekstien katkelmia on tarjolla tietojärjestelmiin syötetyissä ns. fraasipankeissa. Esimerkiksi Kelalla on vakiotekstejä yhteensä 125 000 tekstiriviä, ja vakiotekstejä voi olla satoja yhtä etuutta kohden. Myös muut eläke- ja vakuutuslaitokset, valtion virastot, kunnat sekä esimerkiksi tuomioistuimet käyttävät tekstinteossaan valmiita vakiokatkelmia.
Millaisia tekstejä syntyy?
Valmiita tekstikatkelmia käyttäen tekstejä saa tehdyksi nopeasti, ja lopputulos on parhaimmillaan tasalaatuinen. Ongelmiakin esiintyy, sillä usein tekstejä tehdään järjestelmissä, jotka on alun perin suunniteltu muuhun kuin tekstintuottamiseen ja kirjoittamiseen. Toisinaan esimerkiksi tekstien oikoluku tai esikatselu ei ole mahdollista. Ongelmallista on sekin, jos vakiotekstejä ei pääse muuttamaan tai järjestelmä ei esimerkiksi salli nimien taivuttamista.
Katkelmista koostetuissa teksteissä on tyypillisesti ongelmia tekstin juonen rakentumisessa. Tämä johtuu siitä, että vakiotekstein koostetussa tekstissä saatetaan viitata esimerkiksi lukijaan vuoroin puhutellen (teille on myönnetty), vuoroin kolmannessa persoonassa (maksetaan asiakkaan tilille), jopa samassa virkkeessä. Tästä syntyy myös sävyongelmia.
Vakiotekstein koostetuissa teksteissä ei myöskään käytetä tekstejä jäsentäviä sanoja, kuten lisäksi tai myös. Epäyhtenäistä vaikutelmaa luo sekin, että yhdyssanat (terveydenhoitokulut) ja sanaliitot esiintyvät pitkin tekstiä aina sellaisinaan: katkelmista muodostetuissa teksteissä ei käytetä osittaistoistoa (kulut) tai pronomineja (nämä) samaan asiaan viittaamassa.
Parannukset jo hankintavaiheessa
Hyvien tekstien tekemistä ei helpota se, että järjestelmien päivittäminen voi olla vaikeaa. Muutoksilla saattaa olla niin suuri hinta, että päivitykset ja korjaukset jäävät tekemättä. Jotta tekstintuotannosta saataisiin toimivampaa, onkin syytä aloittaa kehitystyö jo tietojärjestelmien hankintavaiheessa: järjestelmistä tehtävissä sopimuksissa olisi sallittava vakiotekstien muutokset joustavasti ja kohtuuhintaan.
Virkakielen kehittäminen ulottuu siis tietojärjestelmien hankintavaiheisiin. Hankinnoista vastaavien olisi siksi tunnettava, millaiset vaikutukset järjestelmillä voi olla kirjoittamiseen ja millaisia välineitä tarvitaan hyvän tekstin tuottamiseen.
Päättäjät koulunpenkille?
Sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädännön vaikutuksia tietojärjestelmähankkeisiin tarkastellut Maija Sutinen näkee muitakin muutostarpeita. Sutisen mukaan esimerkiksi kansanedustajille ja ministeriöiden virkamiehille olisi järjestettävä niin kutsuttua kokonaisarkkitehtuurikoulutusta. Lainvalmistelijoilla pitäisi olla ymmärrystä oman hallinnonalansa tietojärjestelmistä ja siitä, miten yksittäinen lainsäädäntöön tehtävä muutos vaikuttaa tietojärjestelmien toimivuuteen.
Tietojärjestelmähankkeissa ongelmia aiheuttaa myös Suomen hallintorakenteen moniportaisuus: kaikki osapuolet eivät tiedä ja tunne käytännön toimintaa riittävän tarkasti. Sutinen muistuttaa, että julkishallinnon tietojärjestelmähankkeet eivät ole pelkästään teknisiä hankkeita, vaan niiden tavoitteena on myös uudistaa toimintaprosesseja.
Muistutus on paikallaan myös virkakielityössä, sillä näillä prosesseilla on vaikutusta myös kieleen. Virkakielen parantamisessa onkin kiinnitettävä yhtä lailla huomiota kirjoittamisen välineisiin ja olosuhteisiin kuin kirjoittajien taitoihin. Jos virkakielessä on ongelmia, se ei useinkaan johdu siitä, etteivät yksittäiset työntekijät virastoissa osaisi tai haluaisi kirjoittaa hyvin. Monet virkakielen ongelmat ja omituisuudet johtuvat teknisistä järjestelmistä ja niiden rajoituksista.
Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 7.1.2015.