Organisaatiomuutokset saavat usein virastoissa aikaan tarpeen virastojen osien eli osastojen, yksiköiden ja ryhmien nimeämiseen uudelleen. Toimintoja yhdistetään, eikä vanhojen nimien koeta enää kuvaavan uusien yksiköiden toimintaa.
Nimiä suunniteltaessa ei kuitenkaan usein kiinnitetä riittävästi huomiota siihen, miten käytettäviä niistä tulee. Nimet suunnitellaan nopeasti, eikä työryhmissä välttämättä ole mukana kielen asiantuntijoita. Monesti nimien ongelmat huomaavatkin vasta kielen parissa työskentelevät tiedottajat, kääntäjät tai sihteerit, jotka ensimmäisinä testaavat uusia nimiä käytännössä. Nimien sisällön ja kieliasun muuttaminen voi siinä vaiheessa kuitenkin osoittautua ainakin hallinnollisesti hyvin hankalaksi.
Tartun jutussani sellaisiin osastojen nimien muotoa ja kieliasua koskeviin seikkoihin, joihin törmäämme kielenhuoltotyössämme toistuvasti ja joista meiltä usein kysytään. Käytän selkeyden ja tuttuuden vuoksi osaston nimityksestä käsitettä ”nimi”, vaikka osastojen nimet eivät olekaan erisnimiä.
Osaston nimen ei tarvitse kertoa kaikkea
Hyvään osaston tai yksikön nimeen pätee sama yksinkertainen neuvo kuin hyvään organisaation nimeen: hyvä nimi on helppo kirjoittaa, lausua ja muistaa. Nimien tulisi olla lyhyitä ja ytimekkäitä, jotta niitä olisi helppoa käyttää sekä viraston sisällä että ulkoisessa viestinnässä ja jotta myös asiakkaat hahmottaisivat ja muistaisivat ne paremmin. (Ks. Hyvä julkinen nimistö 2015.)
Osaston nimien ei voida ajatella kuvaavan ja kattavan kaikkia osaston toimintoja ja prosesseja. Esimerkiksi Kotimaisten kielten keskuksen kielenhuolto-osastossa muun muassa huolletaan yleiskieltä, virkakieltä ja nimistöä, neuvotaan ja koulutetaan asiakkaita kielikysymyksissä, toimitetaan Kielikello-lehteä, koordinoidaan kielipolitiikkaa ja tutkitaan virastojen kielenkäyttöä. Jos osaston nimen haluttaisiin kuvaavan kaikkea osastossa tehtävää työtä, siitä tulisi auttamattomasti liian pitkä, rinnasteinen ja monipolvinen, esimerkiksi näin: yleiskielen, virkakielen ja nimistönhuollon, kielineuvonnan ja -koulutuksen, toimittamisen ja tutkimuksen sekä kielipolitiikan koordinoinnin osasto.
Osaston nimi on syytä pitää lyhyenä ja helppokäyttöisenä mutta tietenkin myös sellaisena, että se kuvaa osaston pääasiallista toimintaa. Osastojen toiminnoista voi kuitenkin tiedottaa asiakkaille muutoinkin kuin nimellä. Asiakkaat voidaan ohjata oikean palvelun ja osaston äärelle esimerkiksi siten, että verkkosivuilla esitellään ensin organisaation tarjoamat ydinpalvelut ja sitten osasto, joka kyseistä tehtävää hoitaa. Asiakkaille tulisi antaa riittävästi tietoa palveluista, palveluprosesseista ja organisaation rakenteesta.
Lyhyttä nimeä ei tarvitse lyhentää
Riittävän lyhyt nimi takaa sen, ettei siitä tarvitse käyttää lyhennettä. Hallinnon sisäisessä viestinnässä syntyneiden lyhenteiden käyttämistä ulkoisessa viestinnässä on syytä välttää, koska lyhenteiden merkitys ei välttämättä avaudu ulkopuoliselle. Käynnissä olevaa virkakielikampanjaa edeltäneissä kyselyissä niin kansalaiset kuin virkamiehetkin toivat esiin, että hallinnossa käytetään liian pitkiä termejä, joista muodostetaan vaikeaselkoisia lyhenteitä. (Nuolijärvi ym. 2014; myös esim. Kotuksen lausunto 2014; Paikkala 2014).
Toki kielenhuolto-osastollakin on Kotimaisten kielten keskuksen sisäisessä viestinnässä lyhenne, KO. Tätä käytetään esimerkiksi sisäisessä puhelinluettelossa tilan säästämiseksi. Ulkopuoliselle lyhenne ei kuitenkaan merkitse mitään, eikä sitä siksi ole syytä käyttää ulkoisissa medioissa, ainakaan ilman että tekstissä mainitaan ensin osaston koko nimi.
Kerro osaston paikka viraston hierarkiassa
Hyvä osaston nimi kertoo osaston paikan viraston rakenteessa ja hierarkiassa. Se siis kertoo perusosan avulla, onko kyseessä ”osasto”, ”yksikkö” vai esimerkiksi ”ryhmä”. Pelkkä teonnimi tai irrallinen substantiivi ilman perusosaa, kuten kuvitteellinen kielenhuolto tai kielipolitiikka, ei informoi asiakasta siitä, mikä osaston paikka virastossa on.
Loppuosattomista virastojen nimistä artikkelin kirjoittanut Ulla Tiililä (2010) ymmärtää, että perusosan välttelyllä voi olla hyviä tarkoitusperiä: ajatellaan, että palveluita hakevan asiakkaan ei tarvitse tuntea viraston organisaatiota löytääkseen etsimänsä. Tästä voi kuitenkin seurata asioinnin ongelmia, jos asiakkaalle ei esimerkiksi selviä, mihin paikkaan hän on soittanut. Loppuosatonta osaston nimeä on myös hankalaa käyttää niin tekstissä kuin puheessakin. (Ks. Tiililä 2010.)
Kirjoita osaston nimi oikein
Virastojen osastojen ja yksiköiden nimet kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella. Isoa alkukirjainta voidaan käyttää sellaisten lautakuntien, toimikuntien ja toimistojen yhteydessä, joiden nimi on ennemminkin itsenäinen, yksilöivä nimi kuin toimintaa kuvaileva nimitys. Tällainen on esimerkiksi Kotimaisten kielten keskuksen kielenhuolto-osaston perinteinen nimi Kielitoimisto.
Ei ole yhdentekevää, millainen osaston nimi on rakenteeltaan ja miten osaston toimintaa kuvaava määriteosa (kielenhuolto) liitetään perusosaan (osasto). Nimen määriteosa on hyvä muotoilla yksikölliseksi, kuten kuvitteellinen kielenhuollon asiakaspalvelu. Tällöin perusosan voi yhdistää siihen suoraan: kielenhuollon asiakaspalveluosasto.
Jos määriteosan on oltava monikollinen, esimerkiksi kielenhuollon asiakaspalvelut, sitä on syytä taivuttaa genetiivissä, jotta vältytään välilyönnin ja yhdysmerkin yhdistelmältä: mieluummin siis kielenhuollon asiakaspalveluiden osasto kuin kielenhuollon asiakaspalvelut -osasto.
Välilyönnin ja yhdysmerkin yhdistelmä on hankala. Välilyönti aiheuttaa kirjavuutta ja epäselvyyksiä kirjoittamiskäytännössä, koska välilyönti saattaa unohtua ja yhdysmerkki korvautua ajatusviivalla. Yhdistelmä on hankala teknisesti myös esimerkiksi rivinvaihdossa, painotuotteissa ja PowerPoint-esityksissä.
Suomen- ja ruotsinkieliset nimet suunnitellaan rinnakkain
Kielilain 23. pykälässä viranomainen velvoitetaan oma-aloitteisesti huolehtimaan siitä, että yksityishenkilön kielelliset oikeudet toteutuvat käytännössä. Kaksikielisen viranomaisen tulee palvella yleisöä suomeksi ja ruotsiksi, ja viranomaisen tulee sekä palvelussaan että muussa toiminnassaan osoittaa yleisölle käyttävänsä molempia kieliä.
Kielilaki koskee myös nimiä. Virastojen osastoillakin kuuluu olla ruotsinkieliset nimet, jotka on hyvä suunnitella yhtä aikaa suomenkielisten nimien kanssa. Rinnakkaisessa suunnittelussa on monia etuja: Ruotsinkielisen nimen käyttökelpoisuus tai toimimattomuus havaitaan heti, eikä vasta siinä vaiheessa, kun nimiä ollaan ottamassa käyttöön. Ruotsinkielisen nimen suunnittelusta voidaan saada myös hyviä vinkkejä suomenkielisen nimen suunnitteluun.
Pysyvyyttä nimien suunnitteluun
Uusien nimien suunnittelua ei kannata tehdä kiireessä ja huolimattomasti, kuten ei muunkaan viestinnän suunnittelua. Nimet on hyvä suunnitella järjestelmällisesti, ja niistä kannattaa pyytää ajoissa palautetta viraston työntekijöiltä ja yleisöltä. Apua nimeämiseen saa myös kielen asiantuntijoilta.
Osastojen ja yksiköiden toimintojen yhdistäminen tai muuttaminen ei aina edes vaadi nimien uudistamista. Niin asiakkaat kuin työntekijätkin hyötyvät siitä, että nimet ovat pysyviä. Silloin ne ehtii oppia tunnistamaan ja muistamaan. On tärkeää pitää mielessä, että hyvä nimi kestää aikaa – ja muutaman organisaatiomuutoksenkin.
Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 25.3.2015.