Virkakielikampanja 2014–2015

Kampanjan satoa

Tähän on koottu lyhyet kuvakset siitä, millaisin toimin virastot ja kunnat paransivat tekstejään ja viestintäänsä osana virkakielikampanjaa.

Helsingin rakennusvirasto

Helsingin kaupungin rakennusvirasto (nykyinen Helsingin kaupunkiympäristön toimiala) halusi muuttaa julkisuuskuvaansa helpommin lähestyttäväksi aidon ja rennon viestinnän avulla. Virasto alkoi syksyllä 2012 viestiä Twitterissä. Tavoitteena oli kertoa kaupunkilaisille viraston päätösten perusteluja, korjata nopeasti mahdollisia väärinkäsityksiä ja tiedottaa viraston erilaisista projekteista. Viestintä sai paljon kiitosta, ja virasto muun muassa palkittiin omaperäisestä Twitter-asiakaspalvelustaan Some Awards -gaalassa vuonna 2014. 

Kansaneläkelaitos (Kela)

Kela edistää hyvää virkakieltä monella tavalla. Virkakielikampanjaan se osallistui kahdella onnistumistarinalla. Ensimmäinen kertoi selkosuomeksi ja -ruotsiksi kirjoitetuista etuusesitteistä, joita Kela julkaisee vuosittain. Esitteet palvelevat asiakkaita, joiden on kaikkein vaikein saada selvää Kelan etuuksista. Toisen onnistumistarinan aiheena oli nimistötyöryhmä, joka perustettiin Kelaan sen organisaatiouudistuksen yhteydessä. Ryhmällä on ollut tärkeä merkitys esimerkiksi juuri silloin, kun uuden organisaation yksiköiden nimiä suunniteltiin.

Liikenteen turvallisuusvirasto (Trafi)

Trafin (nykyinen Liikenne- ja viestintävirasto Traficom) Hyvä kieli -projektissa parannettiin mallipohjien sekä eri järjestelmistä lähtevien kirjeiden ja päätösten kieltä. Samalla koulutettiin henkilöstöä ja laadittiin Trafin tekstityyliopas eli ohjeistus selkeästä kielestä. Uudistustyön kohteeksi valittiin massakirjeet. Niiden kankeasta kielestä haluttiin eroon, jotta asiakkaat ymmärtäisivät paremmin, kuinka heidän tulee toimia. Kirjeiden muokkaamisen pohjalta hahmottui uusia hyväksi havaittuja toimintatapoja myös muuhun viraston kirjoitustyöhön.

Maahanmuuttovirasto (Migri)

Migrissä kehitettiin virkakielikampanjan aikana viraston verkkosivuja. Esimerkiksi lupa-asioista ja kansalaisuuden hakemisesta laadittiin kuvitettuja prosessikuvauksia ja maahanmuuttosanasto käytiin tarkasti läpi. Jo aiemmin, vuonna 2011 Migrissä tartuttiin hakemusten käsittelyruuhkaan uudella viestintämallilla. Sillä pyrittiin sujuvoittamaan opiskelijoiden oleskelulupahakemusten käsittelyä ja asiakaspalvelun kuormittumista. Malliin kuului muun muassa oppilaitosten opastus vaihto-opiskelijoiden neuvonnassa sekä oleskeluluvan hakemista koskeva tiedote, joka liitettiin oppilaitoksen lähettämään hyväksymiskirjeeseen. Ruuhka-aikana ryhdyttiin myös tiedottamaan viikoittain hakemusten käsittelyn kestosta.

Maanmittauslaitos

Maanmittauslaitos toimii tiiviissä yhteistyössä maanomistajien kanssa, joten sen työntekijöiden pitää ottaa toiminnassaan huomioon asiakkaan näkökulma. Erityisen tärkeää on selkeä ja ymmärrettävä suullinen ilmaisu. Työntekijöille laadittiin yksilöllistä ja yhteisöllistä koulutusta yhdistävä verkkokurssi asiakaslähtöisyydestä. Siihen kuuluu itsenäistä opiskelua, jota täydennetään tiimien keskustelutilaisuuksilla. Nykyään jokaisen uuden maanmittaustoimitusten työntekijän on suoritettava verkkokurssi. Kurssin palautteissa työntekijät ovat kertoneet, että he ovat alkaneet kiinnittää aiempaa enemmän huomiota selkeään kielenkäyttöön.

Maaseutuvirasto (Mavi)

Euroopan unionin yhteinen maatalouspolitiikka uudistui vuosille 2014–2020, ja uudet tukiehdot tulivat voimaan 2015. Maaseutuvirasto Mavin (nykyinen Ruokavirasto) asiakkaat eli esimerkiksi viljelijät kaipasivat selkeää ja ymmärrettävää tietoa uudistuksesta ja muuttuneista tukiehdoista. Mavissa työstettiin esite, jossa kerrottiin ilman monimutkaista lakitekstiä asiakkaan näkökulmasta, millä tavoin uudistus vaikutti tukien hakemiseen. Mavissa panostettiin myös muilla toimilla hyvään virkakieleen: virastoon nimitettiin erillinen virkakielivastaava ja virkakielen kehittämistiimi. 

Satakunnan sairaanhoitopiiri

Syksyllä 2014 Satakunnan sairaanhoitopiirin verkkosivut uudistettiin. Uudistuksen yhteydessä julkaistiin runsaasti tietoa selkokielellä, esimerkiksi selkokielisiä potilasohjeita ja laajempia potilasoppaita. Ottamalla käyttöön selkokielistä materiaalia pyrittiin parantamaan potilaan ja asiakkaan asemaa. Tavoitteena on, että potilas ymmärtää sairauttaan ja hoitoaan entistä paremmin, kun ohjeistus on selkeää. Selkokielen koulutusta järjestettiin sekä sisäisesti että myöhemmin koko Vaasan sairaanhoitopiirille. Jotta hyvää käytäntöä saataisiin jaettua muille, Satakunnan sairaanhoitopiiri käynnisti paikallisten sosiaali- ja terveysalan oppilaitosten kanssa keskustelun selkokielen saamisesta osaksi normaaleja oppisisältöjä.

Työsuojeluhallinto

Työsuojeluhallinnossa laadittiin keväällä 2013 prosessikuvauksia, jotka selkeyttivät ja helpottivat koulutusten suunnittelua ja toteutusta. Prosessit kuvattiin taulukkoon, johon liitettiin eri vaiheisiin liittyvät tiedot, vastuunjaot ja dokumentit malliasiakirjoineen. Prosessikuvaukset helpottavat koulutusten aikataulutusta ja suunnittelua sekä auttavat mahdollisia sijaisia. 

Uudenmaan liitto

Uudenmaan liitto paransi kokousasioidensa valmistelua hankkiutumalla eroon esityslistojen ja tiedotteiden kapulakielisyydestä. Esityslistoja lyhennettiin piilottamalla käsittelyhistoria linkin taakse, ja esityslistojen rakennetta yhtenäistettiin mallipohjan avulla. Myös päätöksistä kertovia tiedotteita lyhennettiin, ja niihin lisättiin linkit vastaaviin kohtiin esityslistassa. Lisäksi tekstien valmistelijoille järjestettiin kirjoituskoulutusta.

Verohallinto

Verohallinto uudisti uusille yrittäjille suunnattuja verkkosivujaan kieleltään ja navigoinniltaan selkeämmäksi. Verkkosivujen tekstiä muun muassa lyhennettiin ja ryhmiteltiin, tärkeistä kokonaisuuksista tehtiin omia alasivujaan, toimintaohjeita selkeytettiin ja abstrakteja otsikoita muutettiin konkreettisemmiksi. Lisäksi Verohallinto lähestyi kansalaisia järjestämällä verorekkakiertueen 18 suomalaisessa kaupungissa sekä pystyttämällä verotoimiston Helsingin rautatieasemalle kolmeksi päiväksi. Verorekassa ja rautatieaseman toimistossa ihmisiä neuvottiin veroasioisssa ja opastettiin sähköisten palveluiden käyttöön. 

Vaasan kaupunki

Vaasassa otettiin vuonna 2015 tavoitteeksi parantaa kaupunginhallituksen esityslistan valmistelutekstejä henkilöstöä kouluttamalla. Koulutuksella pyrittiin siihen, että esityslistat olisivat selkeää ja hyvää yleiskieltä ja että niiden rakenne ja ymmärrettävyys paranisi. Lisäksi tehtiin hallinnon, päätöksenteon ja kaavoituksen sanastot suomeksi ja ruotsiksi yhteistyössä Vaasan yliopiston opiskelijoiden kanssa.

Ympäristöministeriö

Ympäristöministeriön vetämän projektin tavoitteena oli esittää ilmastotiedettä ja -politiikkaa selkeässä muodossa. Suomen ilmastotavoitteet ja hallitustenvälisen ilmastopaneelin IPCC:n raportti muutettiin helposti ymmärrettäviksi kuviksi. Kuvat ja graafit tuotettiin vuosina 2013–2015 monen tahon yhteistyönä. Kuvat saivat laajalti kiitosta, ja ne otettiin käyttöön muun muassa uutislähetyksissä ja oppilaitoksissa.