Yksi tapa edistää hyvää virkakieltä on kehittää virkakielitaitojen opetusta yliopistoissa, ammattikorkeakouluissa ja ammattiopistoissa. Tämä ajatus sisältyy Hyvän virkakielen toimintaohjelmaan, joka julkistettiin vuonna 2014. Siinä esitetään eduskunnalle, julkishallinnolle, virastoille ja oppilaitoksille suosituksia menettelytavoista ja keinoista, joilla voidaan edistää virkakielen asiallisuutta, selkeyttä ja ymmärrettävyyttä.
Toimintaohjelman suosituksista käytäntöön
Yhä useammilla aloilla työntekijöistä on tullut kielityöläisiä. Jotta opiskelijoiden olisi mahdollista saavuttaa nykyisen työelämän vaatimat kielenkäyttötaidot, opintoihin pitää sisältyä riittävästi kirjoittamisen ja viestinnän opetusta. Hyvän virkakielen toimintaohjelmassa suositellaan myös oppilaitosten ja työelämän yhteistyötä koulutuksen suunnittelussa ja toteutuksessa.
Julkishallintoon ja julkisiin palveluihin työllistytään monista oppilaitoksista ja monilta aloilta. Valmistuttuaan opiskelijoilla tulisi olla valmiudet tuottaa hyvää virkakieltä ja tarvittaessa selkokieltä. He tarvitsevat myös tietoa virkakielen ominaispiirteistä sekä tekstien ja kirjoittamisen roolista työyhteisöissä.
Tukeakseen toimintaohjelman toteuttamista Kotimaisten kielten keskuksen virkakielen asiantuntijat ovat järjestäneet kahtena syksynä työpajan virkakielitaitojen opetuksesta. Niissä on pyritty tarjoamaan opetukseen apua ja virikkeitä sekä edistämään vuoropuhelua eri oppilaitosten opettajien kesken sekä oppilaitosten ja työelämän välillä.
Pajoihin onkin osallistunut kielen ja viestinnän opettajia yliopistoista, ammattikorkeakouluista ja ammattiopistoista eri puolilta Suomea. Mukana on ollut myös muita työelämässä toimivia, virkakielen kehittämisestä kiinnostuneita asiantuntijoita.
Virtaa virkakielitaitojen opetukseen
Ensimmäinen työpaja pidettiin syksyllä 2016. Sen tavoitteena oli kartoittaa, millaista kielen ja kirjoittamisen opetusta eri oppilaitoksissa järjestetään, sekä tarjota välineitä virkakielen opetuksen kehittämiseen. Päivän aikana pohdittiin, miten lisätä oppilaitosten ja työelämän yhteistyötä, sekä jaettiin tietoa toimivista opetuskäytänteistä. Lisäksi mietittiin työelämän keskeisimpiä tekstilajeja sekä asiallisuuden, selkeyden ja ymmärrettävyyden ydintä.
Osallistujat toivoivat työpajalle jatkoa, ja toinen paja järjestettiin marraskuussa 2017. Sen tavoitteena oli pohtia virkakieliopintojen sisältöjä, opetusmenetelmiä ja oppimistavoitteita. Alustuksissa ja keskusteluissa etsittiin keinoja motivoida opiskelijoita virkakielitaitojen opiskeluun. Yhdessä laadittiin myös suunnitelmia eri alojen virkakielikursseista.
Millaisia virkakielen tietoja ja taitoja työelämässä tarvitaan?
Työpajojen alustuksissa, keskusteluissa ja palautteissa nousi esiin oppilaitosten ja työelämän yhteistyön merkitys virkakielen kehittämisessä. Opettajille on tärkeää saada ajantasaista tietoa siitä, millaisia kielenkäytön taitoja ja tietoja viranomaistyössä eniten tarvitaan. Viranomaisille tämän tiedon tarjoaminen on puolestaan keino vaikuttaa opintojen painopisteisiin ja saada työntekijöiksi parempia viestijöitä.
Työpajoissa esitetyt näkemykset voisi kiteyttää kahteen seikkaan. Viranomaistyössä tarvitaan paitsi hyviä viestintätaitoja myös tietoa ja ymmärrystä tekstien tuottamisen prosesseista ja kollektiivisuudesta. Lisäksi tarvitaan kykyä tarkastella tekstejä ja viestintää asiakkaan näkökulmasta. Näitä seikkoja ovat korostaneet myös Kotuksen virkakielen asiantuntijat (esim. Liikamaa-Pasma ja Tiililä 2005; Tiililä 2016, 2017; Piehl 2012, Piehl ja Viertiö 2015).
Katse tekstien tuottamisen käytänteisiin sekä asiakkaaseen
Viranomaistekstejä tuotetaan kollektiivisesti, ja ne ovat monitahoisten prosessien tuloksia. Tekstejä laaditaan aiempien tekstien pohjalta. Usein ne koostetaan muiden kirjoittamien tekstien palasista tai tietojärjestelmien valmiista fraaseista ja malliteksteistä. Sen vuoksi tekstejä ei voi parantaa vain yksilösuorituksia parantamalla, vaan on kehitettävä myös kirjoittamisen ja tekstien tuottamisen käytänteitä ja olosuhteita. Työssä tehdyt tekstit ovat organisaation tekstejä myös silloin, kun ne kirjoitetaan alusta asti itse.
Työntekijöiden pitäisi hallita oman alansa keskeiset tekstilajit. Heidän tulisi kuitenkin myös tunnistaa, miten tekstien tuottamisen usein hierarkkiset käytänteet vaikuttavat teksteihin ja miten tekstit usein ilmentävät kirjoittajan näkökulmaa. Tekstien ongelmat johtuvat monesti siitä, että esimerkiksi lakien ja säädösten termit ja ilmaukset halutaan säilyttää myös asiakasviestinnässä.
Ammattilaiset myös helposti sokeutuvat oman alansa tekstien ongelmille, koska termit, ilmaukset ja sisällöt ovat heille niin tuttuja. Tekstiä ei kuitenkaan tee ymmärrettäväksi sen ymmärrettävyys kirjoittajalle. Sen sijaan lähtökohtana tulee olla asiakas: mikä viestissä on asiakkaalle tärkeää ja uutta ja miten sen voi kertoa hänelle ymmärrettävästi.
Asiakkaan huomioiminen edellyttää myös kykyä tunnistaa ja muokata tekstin sävyyn vaikuttavia kielenpiirteitä, siis piirteitä, jotka liittyvät kielen asiallisuuteen. Hallintolaki edellyttää viranomaisten käyttävän asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä, mutta puhuttaessa hyvästä virkakielestä asiallisuus usein unohtuu (Tiililä 2015, 2017).
Kun viranomaisviestintä siirtyy yhä enemmän verkkoon, myös siihen kohdistuvat odotukset muuttuvat. Viranomaisilta odotetaan nopeaa reagointia ja epämuodollisuutta, mutta myös asiallisuutta ja neutraalia asennoitumista. Tekstityössä joudutaankin ratkomaan entistä hankalampia, esimerkiksi puhuttelutapoihin ja kohteliaisuuteen liittyviä sävykysymyksiä (Laaksonen 2014).
Motivaatiota virkakielitaitojen opiskeluun
Julkishallinnossa ja julkisissa palveluissa kirjoittamisella, teksteillä ja viestinnällä on keskeinen rooli. Työajasta suuri osa käytetään erilaisiin tekstitöihin. Jos opiskelijat saavat jo opintojensa aikana oikean käsityksen kielen roolista ja merkityksestä työelämässä, se myös motivoi virkakielitaitojen opiskeluun. Oppilaitoksista valmistuu työntekijöitä, joilla on valmiudet kohdata työelämän monenlaisia viestintätilanteita. Heillä on laaja kielikäsitys ja tietoa hyvän virkakielen edistämisen keinoista; he osaavat puuttua paitsi tekstien ongelmiin myös niiden syihin, tekstien tuottamisen käytänteisiin ja olosuhteisiin (ks. Tiililä 2017).
Kirjoitus on ilmestynyt Hyvää virkakieltä -palstalla 22. helmikuuta 2018.