Kotuksen virkakielityö

Kotuksen virkakielityön tavoitteena on auttaa viranomaisia kielenkäytön ja tekstityön kehittämisessä.

Virkakieli on kieltä, jota viranomaiset käyttävät työssään. Kuten viranomaisten tehtävät, virkakielikin on monenlaista, ja sitä käytetään monenlaisissa viestinnän kanavissa. Virkakieltä ovat esimerkiksi säädösten, suunnitelmien, tiedotteiden ja lomakkeiden kieli, samoin viranomaisten verkkosivujen, sähköisten asiointipalvelujen ja suullisten asiointien kieli. Lisäksi virkakieleen kuuluvat viralliset nimet, esimerkiksi virastojen ja julkisten palvelujen nimet. Kotimaisten kielten keskuksen virkakielityön tavoitteena on auttaa ja tukea viranomaisia tekstien, palvelujen kielen ja tekstityön kehittämisessä.

Vaikuttamista ongelmien syihin

Virkakieli on yleiskieltä tiukemmin säänneltyä. Yleiskielen normien lisäksi viranomaisten kielenkäyttöä ohjaavat useat lait sekä arvot ja periaatteet, jotka ohjaavat muutenkin viranomaisten toimintaa. Tunnetuin virkakieltä sääntelevistä laeista on hallintolaki, jonka 9. pykälä velvoittaa viranomaiset käyttämään asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä.

Hyvä ja toimiva viranomaiskieli auttaa ihmisiä saamaan tietoa, hoitamaan asioitaan viranomaisten kanssa ja osallistumaan yhteiskunnan toimintaan. Se myös tehostaa hallinnon sisäistä toimintaa ja viranomaisten yhteistyötä, kun tekstit ovat nopeammin luettavia, niitä voi helpommin käyttää uusien tekstien pohjana ja vuorovaikutus toimii.

Kotuksen virkakielen asiantuntijat seuraavat virkakielen tilaa, järjestävät tapahtumia, antavat lausuntoja, kirjoittava Kotuksen verkkosivuille ja muihin julkaisuihin sekä esiintyvät eri tilaisuuksissa. He laativat opiskelumateriaaleja ja ohjeita, kouluttavat ja auttavat viranomaisia kielipulmissa sekä osallistuvat mahdollisuuksien mukaan hallintoa ja julkisia palveluja kehittäviin työryhmiin ja verkostoihin.

Tärkeää on lisätä viranomaisten tietoa siitä, miten keskeinen rooli teksteillä ja kielenkäytöllä on hallinnossa ja julkisissa palveluissa. Pyrimme kiinnittämään huomiota tekstien tekemisen olosuhteisiin ja resursseihin: esimerkiksi tietojärjestelmien vaikutuksiin sekä tekstityön määrään ja organisointiin. Koska hyvä ja toimiva virkakieli on aina tilanteeseen, viestintäkanavaan ja tehtäväänsä sopivaa, virkakieltä ei voi parantaa millään yksinkertaisilla keinoilla tai ohjeilla, vaan se vaatii työtä ja asiantuntemusta. Siksi korostamme, että hallintoon, virastoihin ja kuntiin tarvitaan kielen ammattilaisia sekä tiivistä yhteistyötä esimerkiksi tietotekniikan, sisällön ja kielen asiantuntijoiden kesken.

Työ hyvän virkakielen edistämiseksi on ennen kaikkea ennakoivaa työtä. Sen sijaan että vain korjattaisiin kielen ongelmia, tavoitteena on vaikuttaa ongelmien syihin.

Ulla Tiililän artikkelista voi lukea laajemman kuvauksen Kotuksen virkakielityön periaatteista ja tavoitteista. Hyvä virkakieli osallistaa ja ehkäisee syrjäytymistä ‑julkaisu on katsaus siihen, miksi hyvä virkakieli ja toimivat viranomaisnimet ovat tarpeen ja miten viranomaisten kielenkäyttöä on Suomessa kehitetty.

Hyvän virkakielen verkkokurssit, ohjeita ja koulutusta

Kotuksessa on laadittu viranomaiskielen kehittämisen tueksi hyvän virkakielen verkkokurssipaketti sekä ohjekokonaisuus. Niitä kannattaa hyödyntää, kun kunnissa, virastoissa ja muissa organisaatioissa parannetaan tekstejä sekä kehitetään tekstityötä ja työntekijöiden kirjoitustaitoja. Meiltä voi myös tilata räätälöityä koulutusta ja konsultointia.

Hyvän virkakielen verkkokurssit ovat kaikille avoimia ja maksuttomia. Ne ovat valtionhallinnon yhteisellä oppimisalustalla E-oppivassa. Kurssit on suunnattu ensi sijassa valtion ja kuntien työntekijöille, jotka kirjoittavat työssään, suunnittelevat organisaationsa tekstitöitä tai päättävät niiden kehittämisestä. Kursseja voi ja kannattaakin käyttää myös oppilaitoksissa, jotka valmistavat julkishallinnon tehtäviin. Kursseista on tarkempaa tietoa kurssipaketin esittelysivulla.

Hyvän virkakielen ohjeita on osa Kotuksen ohjekokonaisuutta, johon kuuluvat myös Kielitoimiston ohjepankki sekä suomen- ja ruotsinkielinen Hyvän nimistön opas. Hyvän virkakielen ohjeet on jaettu osioihin aihepiirin mukaan. Ohjeita on tekstinteon perusteista ja esimerkiksi sanastosta, selkeistä virkkeistä, toimivista viittaamistavoista, hyvästä säädöskielestä ja kielellisestä saavuttavuudesta.

Hyvän virkakielen koulutuksista on tietoa Koulutus- ja konsultointi -verkkosivuilla. Meiltä voi tilata monenlaisia koulutuksia ja muutakin apua organisaation tekstien parantamiseen ja työntekijöiden kirjoitustaitojen kehittämiseen. Viranomaisviestintään liittyviä kielikysymyksiä voi lähettää myös virkakielineuvonnan kysymyslomakkeella.

Tutustu myös Kirjoittajan huoneentauluun ja Viraston huoneentauluun. Niihin on kiteytetty tärkeimmät ohjeet hyvän tekstin kirjoittamiseen ja organisaation tekstityön kehittämiseen.

Suomalaisen virkakielityön historiaa

Suomessa useat virastot ja tuomioistuimet alkoivat selkeyttää tekstejään 1970-luvulla. Jo silloin ajateltiin, ettei kansalaisten oikeusturva toteudu ilman selkeää viranomaiskieltä. Vuosikymmenen lopulla myös valtioneuvosto ryhtyi toimeen. Se nimitti vuonna 1979 komitean, jonka tehtävänä oli ehdottaa keinoja lainsäädännön sekä tuomioistuinten ja virastojen päätösten selkeyttämiseen.

Komiteanmietintö ja siitä annetut lausunnot johtivat vuonna 1982 valtioneuvoston päätökseen, joka velvoitti valtion viranomaisia parantamaan kielenkäyttöään. Vuonna 2004 hyvän virkakielen vaatimus ulotettiin koko julkishallintoon. Silloin voimaan tuli hallintolaki, jonka kielipykälä velvoittaa viranomaiset käyttämään asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä.

Vaikka Suomessa on jo pitkään nähty, että hyvä hallinto edellyttää ymmärrettävää kielenkäyttöä, virkakieltä edistävien konkreettisten toimien käynnistäminen on ollut hidasta. Vuonna 1979 nimitetty komitea esitti hyviä ja asiantuntevia ehdotuksia viranomaiskielen selkeyttämisen keinoista, mutta niiden käytännön toteuttaminen jäi. Myöskään hallintolaki ei velvoita viranomaisia mihinkään tiettyihin toimiin kielen laadun varmistamiseksi, eikä siihen liity sanktioita.

Hyvän virkakielen toimintaohjelma

Kun hallintolain voimaantulo ei näyttänyt vaikuttavan viranomaisten teksteihin ja kielenkäyttöön toivotulla tavalla, Kotimaisten kielen keskus ryhtyi vuoden 2011 eduskuntavaalien alla kampanjoimaan yhdessä Selkokeskuksen kanssa sen puolesta, että uusi hallitus ottaisi virkakielen parantamisen ohjelmaansa.

Kampanjoinnin tavoite toteutui, ja tammikuussa 2013 opetus- ja kulttuuriministeriö nimitti työryhmän valmistelemaan toimintaohjelmaa viranomaisten kielenkäytön kehittämiseksi. Ohjelman laatimisen tavoitteena oli, että viranomaiskieli saataisiin paremmin vastaamaan hallintolain kielipykälän vaatimuksia. Työryhmässä oli hallinnon, koulutuksen ja kielenkäytön asiantuntijoita, ja sen puheenjohtajana toimi Kotuksen silloinen johtaja professori Pirkko Nuolijärvi.

Toimintaohjelman valmistelun tueksi työryhmä keräsi monilta tahoilta ajatuksia ja kokemuksia virkakielestä. Se järjesti julkisen kuulemistilaisuuden sekä kolme kyselyä, joilla kartoitettiin kuntien kielenhuoltotilannetta, hallinnon käytänteitä nimien, virkanimikkeiden ja termien muodostamisessa sekä kansalaisten kokemuksia viranomaisten kielenkäytöstä. Hyvän virkakielen toimintaohjelma julkistettiin tammikuussa 2024. Sen valmistuminen oli tärkeä etappi yhteisessä työssä virkakielen parantamiseksi.

Toimintaohjelma sisältää 28 toimenpidesuositusta viranomaisten kielenkäytön kehittämiseksi. Osa suosituksista koskee koko julkishallintoa. Niitä noudattamalla viranomaistyön rakenteita ja järjestelyjä voidaan kehittää niin, että viranomaisilla on mahdollisimman hyvät lähtökohdat palvella asiakkaita hyvien tekstien avulla. Lisäksi ohjelmassa on suosituksia toimenpiteistä, joilla virastot voivat kehittää tekstejään ja kielenkäyttöään ja siten parantaa palvelujensa laatua ja tehokkuutta. Ohjelma sisältää suosituksia myös oppilaitoksille keinoista, joilla voidaan huolehtia siitä, että hyvään kieleen ja tekstitietoisuuteen kasvaminen läpäisee koko koulutuksen.

Kampanjasta vauhtia toimintaohjelman toteutumiseen

Hyvän virkakielen toimintaohjelmaan kirjattiin ehdotus virkakielikampanjasta, jonka avulla toimintaohjelmaa voisi tehdä virastoissa ja kunnissa tunnetuksi. Kampanja myös innostaisi viranomaisia parantamaan kielenkäyttöään sekä tarjoaisi heille esimerkkejä siitä, millaisin tavoin kehitystyötä voi tehdä. Kotus toteutti kampanjan yhteistyökumppaneidensa kanssa vuosina 2014 ja 2015. Mukana yhteistyössä olivat valtiovarainministeriön Avoin hallinto -hanke, Kehitysvammaliiton Selkokeskus, Kuntaliitto, opetus- ja kulttuuriministeriö, valtioneuvoston kanslia ja eduskuntatiedotus.

Kampanjaan saatiin mukaan joukko pilottivirastoja ja -kuntia. Niiden työ tarjosi muille virastoille ja kunnille innostavia esimerkkejä siitä, mitä viranomaiset voivat tehdä parantaakseen viestintäänsä, tekstejään ja kirjoittamisen olosuhteita. Osana kampanjaa järjestettiin kilpailu, jossa virastoilta ja kunnilta kerättiin onnistumistarinoita virkakielen parantamisesta.

Yleisöäänestyksessä parhaaksi onnistumistarinaksi valittiin Helsingin rakennusviraston (nyk. kaupunkiympäristön toimiala) viestintä Twitterissä (nyk. X). Toiseksi tuli vain yhden äänen erolla Satakunnan sairaanhoitopiirin selkokielinen tiedotus, ja kolmannen sijan saivat Kelan selkoesitteet. Aino Piehlin Kielikellon artikkelista voi lukea lisää kilpailusta ja sen osallistujista.