Hyvä virkakieli hyödyttää kaikkia

Hyvä virkakieli on avainasemassa, kun halutaan tehostaa hallinnon toimintaa.

Selkeä, ymmärrettävä ja asiallinen viranomaiskieli hyödyttää kaikkia. Se auttaa ihmisiä saamaan tietoa ja hoitamaan asioitaan viranomaisten kanssa. Viranomaisten työ tehostuu, kun asiakkaat osaavat ja haluavat toimia itsenäisesti ja tarvitsevat vähemmän neuvontaa. Viranomaistekstejä lukevat myös toiset viranomaiset, ja niiden pohjalta tehdään uusia tekstejä. Kun tekstit ovat selkeitä, niitä on nopeampi lukea ja helpompi hyödyntää uusien tekstien pohjana. Hyvä virkakieli onkin avainasemassa, kun halutaan tehostaa hallinnon toimintaa.

Lait velvoittavat hyvään virkakieleen

Viranomaisten kielenkäyttöä säätelevät useat lait. Tunnetuin niistä on hallintolaki, joka velvoittaa viranomaiset käyttämään asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Toinen tärkeä laki on laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta. Sen mukaan viranomaisten verkkosivustojen ja -palveluiden pitää olla kaikille saavutettavia, helposti käytettäviä ja sisällöltään ymmärrettäviä.

Lainsäädännön ohella viranomaisten kielenkäyttöä ohjaavat yleiset arvot, periaatteet ja tavoitteet, jotka muutenkin ohjaavat viranomaisten toimintaa. Virkakielen pitää tukea hallinnon avoimuutta sekä ihmisten yhdenvertaisia mahdollisuuksia saada tietoa, hoitaa asioitaan viranomaisten kanssa ja osallistua yhteiskunnan toimintaan. Hyvä virkakieli on hyvän hallinnon ja kaikkien ihmisten oikeusturvan perusta.

Selkokieltäkin tarvitaan

Osalle ihmisistä selkeä yleiskielikin on liian vaikeaa. Siksi viranomaisten pitää tarjota tietoa ja palveluja tarvittaessa myös selkokielellä, jotta kielelliset vaikeudet eivät estä yhdenvertaisuuden toteutumista. Selkokielestä ja sen käytön edistämisestä kerrotaan Selkeää kieltä ja selkokieltä ‑sivulla.

Työtunteja säästyy, luottamus vahvistuu

Viranomaistekstien lukijana ja viranomaispalvelujen käyttäjänä hyvän virkakielen hyödyt on helppo nähdä ja kokea. Tieto löytyy helposti ja sen ymmärtää vaivatta. Asiointipalveluja on helppo käyttää ja asiat hoituvat sujuvasti.

Viranomaisen näkökulmasta hyvän virkakielen hyödyt eivät ehkä tunnu yhtä itsestään selviltä. Useat tutkimukset ja selvitykset ovat kuitenkin osoittaneet, että kielenkäytön, tekstien ja tekstityön kehittämiseen käytetty aika ja raha saadaan nopeasti takaisin säästyneinä työtunteina, kun viestintä on toimivaa ja asiakkaat osaavat hoitaa asioitaan itsenäisesti. Samalla asiakkaiden tyytyväisyys lisääntyy ja luottamus viranomaisten toimintaan vahvistuu.

Hyvä kieli tehostaa toimintaa

Hyvä virkakieli säästää sekä viranomaisten että asiakkaiden aikaa. Kun asiakkaat löytävät tarvitsemansa tiedon nopeasti ja ymmärtävät sen helposti, he tarvitsevat vähemmän neuvontaa ja viranomaisille lähetetyt kysymykset vähenevät. Myös hakukoneet löytävät paremmin verkkosivuille, jotka on kirjoitettu selkeällä kielellä.

Selkeä, ymmärrettävä ja sävyltään tilanteeseen sopiva kielenkäyttö sujuvoittaa yhteydenpitoa viranomaisten ja asiakkaiden välillä. Asiakkaat ymmärtävät ohjeet oikein, ja motivaatio niiden noudattamiseen kasvaa. Digitaalisten asiointipalvelujen käyttö ja itsenäinen asioiden hoitaminen lisääntyy. Asiakkaat osaavat täyttää lomakkeet ja hakemukset, ja täytetyissä tiedoissa on vähemmän virheitä ja puutteita.

Myös hakemusten käsittelyaika lyhenee, lisäselvityspyyntöjä tarvitsee lähettää vähemmän, erilaisista väärinymmärryksistä johtuvat selvittelyt ja esimerkiksi turhat asiakaskäynnit vähenevät. Asiakkaat myös tavoitetaan paremmin. He vastaavat tietopyyntöihin useammin ja nopeammin sekä osaavat vastauksissaan antaa tarvittavat tiedot. Laskut maksetaan ajallaan.

Luottamus viranomaisiin vahvistuu

Asiakkaat ovat tyytyväisiä, kun he löytävät ja ymmärtävät tarvitsemansa tiedot ja ohjeet, kun palvelujen kieli auttaa heitä hoitamaan asioitaan ja kun päätösten perustelut ovat riittäviä ja ymmärrettäviä. Myös valituksia tehdään vähemmän.

Kun viranomaisten tekstien ja palvelujen kieli huomioi erilaiset asiakkaat ja heidän erilaiset tilanteensa, se luo kokemusta osallisuudesta, kuulluksi tulemisesta ja pärjäämisestä.

Viranomaisten työ tekstien, palvelujen kielen ja tekstityön kehittämiseksi on koko yhteiskunnan toimivuuden kannalta tärkeää. Hyvä virkakieli parantaa luottamusta viranomaisiin ja viranomaisten tarjoamaan tietoon sekä vahvistaa ihmisten oikeusturvaa ja yhdenvertaisuutta.