Tietosuojakäytäntö

Henkilötietojen luottamuksellinen ja tarkoituksenmukainen käsittely on Kotimaisten kielten keskukselle (Kotus) tärkeää. Kotus käsittelee henkilötietoja noudattaen tietosuojalainsäädäntöä: tämä verkkosivu on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12. ja 13. artiklan mukainen informointiasiakirja Kotuksen verkkosivuston ja palveluiden käyttäjille.

Millaisia henkilötietoja Kotus kerää

Kotimaisten kielten keskus (Kotus) käsittelee henkilötietoja asiakkuuden tai suostumuksen perusteella. Kotus saa henkilötiedot suoraan asiakkaalta. Kerättäviä henkilötietoja ovat pääasiassa

• yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• yksilöintiin ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja y-tunnus (vain laskutus- ja maksutietojen yhteydessä).

Miksi Kotus kerää henkilötietoja?

Henkilötietoja tarvitaan lähinnä asiakaspalvelun hoitamiseksi kysymys-, neuvonta- ja tilausasioissa kuten

• pyyntöihin ja kysymyksiin vastaamiseen
• kurssi- ja tapahtumailmoittautumisiin
• kilpailuvastauksiin
• aineistojen käyttölupiin
• tilausten (kurssit, verkkokauppaostot, lehtitilaukset, luennot, nauhoitearkiston äänitteet, asiantuntijapalvelut) toimittamiseen ja niihin liittyvään laskutukseen
• uutiskirjeiden välittämiseen kirjeiden tilaajille.

Palautetta tuotteista ja palveluista voi lähettää myös anonyymisti.

Kotus ei kerää tietoja yksityisistä tai julkisista rekistereistä eikä käytä henkilötietoja muuhun markkinointiin kuin Kotuksen kurssien ja muiden tuotteiden markkinointiin. Markkinointia teemme vain, jos asiakas on antanut suostumuksensa. Kotus ei käytä tietoja markkinatutkimuksiin. Kotus ei myöskään käytä henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin mihin asiakkaalta on saatu suostumus.

Henkilötietojen käsittely

Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen ja sitä täydentävän kansallisen tietosuojalain edellyttämällä tavalla. Tietoja käsittelevät ne työntekijät, joiden työnkuvaan käsittely kuuluu. Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin se määriteltyyn käyttötarkoitukseen on tarpeellista.

Käytämme alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujemme tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun, asiakasviestintään ja tutkimukseen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa alihankkijoille ja palveluntarjoajille, jotka osallistuvat palvelujemme toteuttamiseen. Alihankkijat ja palveluntarjoajat eivät saa käyttää heille luovutettuja henkilötietoja muuhun kuin tässä kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Kotus tai sen palveluntarjoajat ja alihankkijat eivät luovuta palvelusta kerättyjä tietoja muille kolmansille osapuolille.

Arkistoaineistojen osalta henkilötietoja sisältävän aineiston julkaisemisen tai kolmannen osapuolen käyttöön luovuttamisen yhteydessä Kotus noudattaa lupamenettelyä. Arkistoaineistoa koskevaa aineistopyyntöä käsitellessään Kotus punnitsee henkilötietojen käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit huomioiden käsittelyn luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja tarkoituksen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua ja tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa. Tarkastus- ja poistopyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen kirjaamo[ät]kotus.fi. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee henkilösuojaansa rikotun henkilötietoja käsiteltäessä.

Miten Kotus suojaa henkilötietoja?

Henkilötietojen suojaamisessa Kotus noudattaa lain edellyttämää huolellisuusvelvoitetta. Tiedot on suojattu huolellisesti käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvakeinoja:

• oikeudeton pääsy tietoihin on estetty
• käyttöoikeuksia hallitaan asianmukaisesti
• henkilökuntaa on koulutettu henkilötietojen huolelliseen käsittelyyn
• tiedot on suojattu teknisesti tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Miten tietoja säilytetään?

Kotus säilyttää verkkosivuilta ja -palveluista keräämiään tietoja pääsääntöisesti asiakassuhteen tai asian hoitamisen edellyttämän ajan. Muiden asiointien yhteydessä kerättyjen tietoja säilytysajat on määritelty rekisterikohtaisissa selosteissa tietojen käyttötarkoituksen mukaan. Esimerkiksi verkkokaupan asiakas- ja tilausrekisterin tietoja ja arkistojen kävijätietoja säilytetään vuoden ajan tilastointia varten. Arkistoaineistoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Henkilötiedot Kotuksen arkistoaineistoissa

Kotuksen arkistoaineistot sisältävät henkilötietoja. Tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyperuste on tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan alakohdan e mukainen yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen. Tietosuojalain 4. pykälän 4. kohdan mukaan henkilötietoja sisältäviä tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoja sekä näiden kuvailutietoihin liittyviä henkilötietoja saadaan käsitellä arkistointitarkoituksessa, kunhan käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden. Henkilötiedot ovat aineiston tutkimuksellisen ja kulttuuriperinnöllisen arvon kannalta keskeisiä. Henkilötiedot arkistoaineistossa kertovat esimerkiksi siitä, keneltä arkistoitu tieto on saatu tai kuka on kerännyt kyseessä olevan aineistokokonaisuuden. Kotuksen arkistoaineistot säilytetään pysyvästi.

Tietosuojaselosteet

Rekisterikohtaiset selosteet ovat pyynnöstä saatavilla Kotuksesta.

Mihin voi ottaa yhteyttä?

Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Nimi: Kotimaisten kielten keskus

Osoite: Hakaniemenranta 6, 00530 Helsinki

Rekisterin yhteyshenkilö: hallintopäällikkö Annikki Niiranen

• Yhteystiedot: annikki.niiranen@kotus.fi, 0295 333 228

Tietosuojavastaava: Maija Sutinen (Kotimaisten kielten keskuksen yleiset tietosuoja-asiat)

• Yhteystiedot: maija.sutinen@kotus.fi, 0295 333 208

Muut yhteystiedot: kirjaamo[ät]kotus.fi, puhelinvaihde 029 533 200