Tietojärjestelmät vaikuttavat virkakieleen

23.1.2014

Virkakieli ei ole tulosta ainoastaan yksittäisen virkailijan kyvyistä tai asenteista. Sen sijaan se on entistä riippuvaisempaa teknisistä järjestelmistä. Näin todettiin valtiovarainministeriössä järjestetyssä Tietojärjestelmät ja kirjoittaminen -seminaarissa 14. tammikuuta.

Tekniikka tehostaa mutta rajoittaa

Julkishallinnon organisaatiot käyttävät tietojärjestelmiä kirjoittamisen apuna. Esimerkiksi Kelan, Verohallinnon ja Oikeusrekisterikeskuksen tekstit koostetaan osittain tai jopa kokonaan valmiista tekstikatkelmista. Seminaarin yhtenä tavoitteena oli tuoda automaatiopohjainen kirjoittaminen näkyväksi, sillä tietojärjestelmien vaikutusta virkakieleen ei tunneta aina edes organisaatioiden sisällä.

Vaikka tietojärjestelmät ovat organisaatioissa keskeisiä työvälineitä, ne eivät kuitenkaan palvele kirjoittamista erityisen hyvin. Niihin ei aina sisälly esimerkiksi oikoluku- tai esikatselumahdollisuutta. Asiakas voi kokea automaatiossa tuotetun virkatekstin etäiseksi ja vaikeaselkoiseksi.

Automatisoitu tekstintuotanto on kuitenkin nykyoloissa välttämätöntä, koska tekstejä, erityisesti päätöksiä, tehdään vuosittain paljon. Esimerkiksi vuonna 2012 toimeentulotukea myönnettiin noin 240 000 kotitaloudelle. Näistä moni talous sai useamman päätöksen vuodessa. Myös Kela tuottaa paljon tekstejä: vuosittain kymmenisen miljoonaa etuuspäätöstä. 

Tekniikka säästää virkailijoiden työaikaa, ja automaation avulla teksteistä tulee tasalaatuisia. Näin kertoo yksi tilaisuuden järjestäjistä, tutkija Ulla Tiililä Kotimaisten kielten keskuksesta. Tietojärjestelmät siis tehostavat tekstintuotantoa, mutta niihin liittyy monia ongelmia.

Muutos alkaa järjestelmien hankintavaiheesta

Monissa julkishallinnon organisaatioissa ollaan hankkimassa uusia tietojärjestelmiä tai kehittämässä vanhoja parempaan suuntaan. ”Muutosten tulisi alkaa jo järjestelmien suunnittelu- ja hankintavaiheesta”, tähdentää Tiililä.

”Jos järjestelmä hankitaan organisaation ulkopuolelta, pitäisi siitä tehtävän sopimuksen sallia myös päivitykset ja muutokset joustavasti ja kohtuuhintaan. Esimerkiksi vakiotekstien muotoilua pitäisi voida korjata ja muuttaa ilman, että hinta muodostuu esteeksi”, hän jatkaa.

Seminaarissa puhunut oikeustieteilijä Vappu Verronen muistutti, että tietojärjestelmien ongelmat eivät ole hyväksyttävä syy tehdä puutteellisia päätöksiä. Verrosen mukaan tämä on oikeusasiamiehen kanta.

Tekstejä massatuotantona

Kelan tuki- ja korvauspäätökset tehdään pitkälti automaattisesti. Ne muodostetaan vakiolausekokoelmien eli fraasipankkien pohjalta. Niin sanotuilla vakiolauseilla ja -teksteillä tarkoitetaan valmiita sanayhdistelmiä, lauseita tai kappaleita, jotka käsittelijä saa tekstiin lyhyttä koodia käyttämällä.

Tiililä huomauttaa vakiotekstien käyttämisen johtavan usein siihen, että tekstin juonenkulku ja yhtenäisyys kärsivät. Tekstikokonaisuus voi vaikuttaa hajanaiselta toisistaan riippumattomien katkelmien koosteelta.

Hän arvioi, että vakiotekstein tuotetut päätökset vaikuttavat asiakkaan näkökulmasta epäselviltä myös siksi, että vakiotekstit muotoillaan yleistettäviksi mahdollisimman monenlaisiin tilanteisiin. Tällöin lukija ei aina tunne saavansa tietoa juuri omasta asiastaan.

Vakiotekstipohjaista kirjoittamista käytetään myös verotuksiin liittyvissä teksteissä, esimerkiksi päätöksissä, selvityspyynnöissä ja kehotuksissa. Verohallinnon ylitarkastaja Paula Javanainen-Lehto kertoi, että osa teksteistä tehdään jopa kokonaan automaatiossa. Tällöin tietojärjestelmä lisää kaikki lauseet sekä myös laki- ja perustelutekstit suoraan fraasipankista. Osa päätöksistä valmistellaan tapauskohtaisesti, mutta silloinkin osassa tekstiä voidaan käyttää fraasipankin vakiotekstejä, joita käsittelijä voi muuttaa ja täydentää.

Selkeä kieli edistää avoimuutta

Seminaarin järjestivät Kotimaisten kielten keskus ja valtiovarainministeriö osana ministeriön Avoin hallinto -hanketta. Sen ohjelmaan kuuluu myös viranomaiskielen selkeyttäminen.

”Virkakieli syntyy usein kollektiivisesti, hierarkkisesti ja teknisten järjestelmien ehdoilla”, toteaa Tiililä. Hän korostaa, että virkakielen parantamiseksi on tunnettava kielenkäytön ja kirjoittamisen olosuhteet, mahdollisuudet ja rajoitukset. Vain siten on olemassa realistisia mahdollisuuksia parantaa virkatekstien laatua.

Teksti: Hanna Hämäläinen

Kuva: Arja Terho, VM