Viestintäsuunnitelma

Kotimaisten kielten keskuksen viestintäsuunnitelma päivitettiin vuonna 2024.

Kotimaisten kielten keskuksen viestintäsuunnitelmaa on päivitetty vuonna 2024. Suunnitelman lähtökohtia ovat Kotuksen lakisääteiset tehtävät ja strategia sekä valtionhallinnon viestintäsuositus. Tällä sivulla esitellään viestintäsuunnitelman keskeisiä linjauksia.

Viestintää strategisten painopisteiden mukaisesti 

Kotuksen toiminnan strategiset painopisteet ovat kielen merkityksellisyys, yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja luottamukseen perustuva toimintakulttuuri. Nämä Kotuksen strategiaan kirjatut painopisteet ovat myös viestintämme lähtökohtia. 

• Kielen merkityksellisyys tarkoittaa viestinnän näkökulmasta sitä, että tarjoamme kielenkäyttäjille asiantuntevaa tietoa kielestä, erityisesti Kotuksen toimialaan kuuluvista kielistä, opastamme kielenkäytössä ja pyrimme vuoropuheluun kieliyhteisön kanssa. Kieli on avainasemassa, kun ylläpidetään ja vahvistetaan toimivaa demokratiaa. Kielen merkityksellisyyden korostaminen näkyy Kotuksessa sekä viestinnän sisällöissä että viestimisen tavoissa. 
• Yhteiskunnallinen vaikuttavuus tarkoittaa viestinnän näkökulmasta sitä, että tavoitteenamme on kielen asiantuntemukseen perustuva, tärkeitä teemoja esiin nostava ja ihmisten kielitietoisuutta lisäävä viestintä. Edistämällä monipuolisen viestinnän keinoin kotimaisten kielten käyttöä sekä kaikille ymmärrettävää julkista kielenkäyttöä vahvistamme kansalaisten osallisuutta ja tasa-arvoa. Vaikutamme yhteiskunnan kieliasenteisiin viestimällä aktiivisesti, olemalla läsnä, osallistumalla ja ottamalla kantaa. 
• Luottamukseen perustuva toimintakulttuuri tarkoittaa viestinnän näkökulmasta sitä, että viestimme avoimesti ja arvostavasti niin työyhteisössämme kuin palvelujemme käyttäjien ja yhteistyökumppaneidemme kanssa. Arvioimme jatkuvasti viestintäämme ja kehitämme toimintaamme palautetta kuunnellen. Valtionhallinnon viestintäsuosituksen mukaan viestintä on osa kaikkien valtionhallinnon työntekijöiden työtä. Tämä pätee Kotukseenkin. Luottamuksen kannalta on tärkeää, että työntekijöiden erilaiset viestintäroolit otetaan huomioon ja että ne voidaan yhdistää muuhun työhön toimivalla tavalla. 

Strategisten painopisteiden huomioiminen viestinnässä edellyttää jatkuvaa toimintaympäristön ja sen muutosten tarkkailua sekä muutoksiin reagoimista ja myös niiden ennakoimista. Kotuksen strategiassa mainitaan useita viestintään vaikuttavia muutostekijöitä, kuten globalisaatio ja kansainvälistyminen, yhteiskunnan tekstivaltaistuminen ja kielen mediavälitteisyys sekä digitalisaatio ja tekoälyn kehitys. 

Myös valtionhallinnon viestintäsuosituksessa kuvataan viestinnän toimintaympäristön murrosta ja sitä, miten nopea muutos edellyttää viestinnältä kykyä uudistua. Ennen kaikkea se suosituksen mukaan edellyttää yhä tavoitteellisempaa johtamista, pitkäjänteisempää suunnittelua sekä entistä parempia työkaluja viestinnän mittaamiseen ja arviointiin. Viestintä onnistuu suosituksen mukaan parhaiten, kun se kytketään osaksi strategista johtamista, jolloin koko organisaation sanat ja teot ovat tasapainossa. Kotuksessa pyritään noudattamaan näitä suosituksessa esitettyjä kirjauksia. 

Olennainen viestinnän suunnittelemiseen vaikuttava seikka on resurssit eli se, miten suosituksia ja linjauksia voidaan käytännössä toteuttaa ja tavoitteisiin päästä. Koska viestinnän merkitys korostuu monenlaisten murrosten aikakaudella, Kotuksessa on turvattava tämän suunnitelman mukaiset viestinnän edellytykset niin, että kaikki kotuslaiset voivat viestiä suunnitelmallisesti, sujuvassa yhteistyössä ja luottamuksen ilmapiirissä. 

Kotuksen tehtävät ja toiminta-ajatus viestinnän näkökulmasta

Kotuksen toiminnan tavoitteena on lain mukaan edistää kielen asiantuntijana keskuksen toimialaan kuuluvien kielten käyttöä yhteiskunnassa. Tässä viestintä­suunnitelmassa, kuten Kotuksen strategiassakin, huomioidaan virastolle laissa määritellyt tehtävät:

• suomen ja ruotsin kielen huolto ja neuvonta
• sanakirjatyö
• kielenhuoltoon ja sanakirjoihin liittyvä tutkimus
• saamen kielten, viittomakielten ja romanikielen huollon koordinointi.

Kotus toteuttaa valtionhallinnon viestintäsuosituksen ajatusta, jonka mukaan valtionhallinnon viestinnän tehtävä on tukea demokratiaa. Viestinnän avulla kaikki väestöryhmät pidetään yhteiskunnassa mukana ja kaikilla on mahdolli­suus saada äänensä kuuluviin demokraattisin keinoin. Valtionhallinnon viestintä­suosituksen mukaisesti myös Kotuksen viestintää ohjaavat nämä arvot: avoimuus, luotettavuus, tasapuolisuus, ymmärrettävyys, vuorovaikutteisuus ja palveluhenkisyys.

Viestinnän avulla kaikki väestöryhmät pidetään yhteiskunnassa mukana ja kaikilla on mahdolli­suus saada äänensä kuuluviin demokraattisin keinoin.

Toiminta-ajatuksensa mukaisesti Kotuksen tavoitteena on tuottaa ja jakaa tietoa kotimaisista kielistä sekä niiden merkityksestä kulttuurissa ja yhteis­kunnassa. Toiminnallaan Kotus lisää kielellistä tietoisuutta ja luo edellytyksiä kielelliselle tasa-arvolle Suomessa. Kotus tuottaa palveluja ja julkaisuja, jotka edistävät suomen ja ruotsin kielen käyttöä ja kehittymistä ja julkisten palvelujen kielellistä saavutettavuutta sekä auttavat kansalaisia ja yhteiskuntaa yllä­pitämään yhteyden Suomen kielelliseen kulttuuriperintöön.

Kotus tuo perinteisenä, luotettavana ja arvostettuna asiantuntijaorganisaationa kaikessa viestinnässään esiin laista, strategiasta, toiminta-ajatuksesta ja muista toimintaansa ohjaavista teksteistä johdettua ajatusta: Pidämme huolta kielestä.

Pidämme huolta kielestä.

Viestintä avainasemassa kielestä huolehdittaessa

Kielestä huolehtiminen tarkoittaa käytännössä seuraavaa:

• Kotus on kielen asiantuntija, joka aktiivisesti tuottaa ja jakaa asian­tuntemukseen perustuvaa tietoa kielestä ja kielistä sekä pyrkii lisäämään yleistä kielitietoisuutta. Kotus vaikuttaa kieltä koskeviin käsityksiin, mielipiteisiin ja tietämykseen tavoittamalla kansalaisia ja yhteis­kunnallisia toimijoita niin suoraan kuin median kautta sekä tekemällä yhteistyötä sidosryhmien kanssa.
• Kotus pitää huolta kaikille ymmärrettävästä yleiskielestä. Kotus tarjoaa kielenkäyttäjille apua suomen ja ruotsin kielen käyttöä ja nimistöä koskevissa kysymyksissä sekä tukee kielen asiantuntijoiden ja myös muiden alojen ammattilaisten työtä. Kotus päivittää ja taustoittaa kielen­käytön suosituksia ja ohjeita.
• Kotus ylläpitää ja rakentaa kansalaisten yhteyttä kielelliseen kulttuuri­perintöön ja tekee tätä perintöä tunnetuksi. Kotus kokoaa ja yleistajuistaa kielellistä kulttuuritietoa sekä toimittaa kieliperintöä käytettävään muotoon, muun muassa sanakirjoiksi ja muiksi verkko­palveluiksi. Kotus ylläpitää ja tarjoaa käyttöön myös historiallisia kieliaineistoja.
• Kotus edistää hyvää viranomaiskieltä ja näin tukee ihmisten yhden­vertaisia mahdollisuuksia saada tietoa ja osallistua. Yhteistyössä muiden julkishallinnon toimijoiden kanssa Kotus parantaa viranomaisten kielen­käyttöä ja siten edistää hallinnon avoimuutta ja demokratiaa sekä ihmisten oikeusturvaa ja mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnan toimintaan.
• Kotus puolustaa kansalliskieliä ja kielivähemmistöjen oikeutta kieleensä. Kotus ylläpitää ja vahvistaa näiden kielten asemaa yhteis­kunnan eri osa-alueilla.
• Kotus puolustaa kansalaisten kielellisiä oikeuksia. Kotus tarjoaa tietoa kieltä koskevien poliittisten päätösten perustaksi.

Kaikessa tässä viestintä on avainasemassa.

Monipuolista ja monikanavaista viestintää

Kuten valtionhallinnon viestintäsuositus edellyttää, Kotuskin tekee toimintaansa ja palvelujaan tutuiksi ja houkutteleviksi viestimällä. Suosituksessa edellytetään, että viranomaiset viestivät mahdollisimman laajasti suurelle yleisölle. Huomiota kiinnitetään myös siihen, että informaatioympäristön muutoksen takia väestö jakautuu yhä eriytyneempiin kohderyhmiin. Siksi viranomaisen on viestittävä monikanavaisesti ja tunnettava kohderyhmänsä ja niiden piirteet.

Valtionhallinnon viestinnän pitää perustua faktoihin. Arvostettuna kielen asian­tuntijaorganisaationa Kotus nojaa viestinnässään tutkimukseen perustuvaan, monipuoliseen tietoon kielestä.

Arvostettuna kielen asian­tuntijaorganisaationa Kotus nojaa viestinnässään tutkimukseen perustuvaan, monipuoliseen tietoon kielestä.

Kotus toteuttaa resurssiensa mahdollistamissa rajoissa sitä suosituksen ajatusta, että valtionhallinnon on tärkeää olla läsnä niissä viestintä­kanavissa, joita ihmiset käyttävät. Viestinnässä luodaan kielenkäyttäjille selkeitä ja helposti saavutettavia polkuja heille tärkeän tiedon, ohjeiden ja keskustelujen äärelle. Tiedon löydettävyys, käytettävyys ja saavutettavuus otetaan huomioon kaikessa viestinnässä. Kotuksen verkkopalvelut ja toiminta kaiken kaikkiaan pyritään rakentamaan niin, että kielenkäyttäjä löytää itse mahdollisimman vaivattomasti haluamansa tiedot – esimerkiksi vastauksia itseään askarruttaviin kieli­kysymyksiin.

Kotuksen viestinnässä pyritään toteuttamaan rinnakkais- ja monikielisyyden käytänteitä.

Viestinnän, palveluiden ja muiden toimintojen rajat ovat Kotuksen kaltaisessa organisaatiossa häilyviä. Suuri osa Kotuksen toiminnasta on laajassa mielessä sekä palvelemista että viestimistä.

Kotuksen viestinnässä eri verkkosivustoilla ja -palveluilla on keskeinen rooli. Pääsivustot, ohjekokonaisuus, verkkolehdet Kielikello ja Språkbruk, verkkosanakirjat sekä muut julkaisut ja aineistot palvelevat suurta yleisöä, joka on Kotuksen viestinnän kohderyhmistä suurin ja heterogeenisin. Samalla ne palvelevat monia raja­tumpia kohderyhmiä, kuten kääntäjiä ja muita kielen asiantuntijoita, mediaa, julkishallintoa ja oppilaitoksia.

Kotus viestii myös mediatiedottein ja uutiskirjein. Niiden avulla tavoitetaan esimerkiksi sellaisia toimijoita, jotka vievät Kotuksen viestejä eteenpäin omille yleisöilleen.

Sosiaalisen median merkitys on Kotuksen viestinnässä jatkuvasti kasvanut. Somekanavissa voidaan tavoittaa kohtuullisin panostuksin monipuolisesti uusiakin kohderyhmiä, tehdä Kotuksen työtä tunnetuksi ja ohjata kielenkäyttäjiä viraston muiden viestintäkanavien ja palvelujen piiriin. Sosiaalisessa mediassa tavoitetaan tehokkaasti myös journalistisia ja muita medioita, jotka mielellään levittävät tietoa Kotuksesta ja sen palveluista.

Tärkeitä viestinnän kanavia ovat myös eri ryhmille annettu kieli- ja nimineuvonta, haastattelut ja artikkelit mediassa, esitelmät, koulutukset, verkkokurssit, lausunnot sekä erilaiset sidosryhmien verkostot (mm. virkakieleen ja vähemmistökieliin liittyvät, myös Kotuksen neuvottelu­kunta). Lisäksi kotuslaiset ovat mukana tiedeyhteisön toiminnassa. Erilaisissa verkostoissa ja työryhmissä Kotuksen asiantuntijat voivat nostaa esiin kielen näkökulmaa ja merkitystä sekä viestiä vaikuttavasti virastolle tärkeistä teemoista. Samalla Kotus saa toimintansa kannalta tärkeää tietoa ajan­kohtaisista kieliasioista.

Kotuksen sometoiminnasta

Kotuksella on viraston yhteiset suomen- ja ruotsinkieliset tilit Face­bookissa, X:ssä ja Instagramissa. Youtube-kanavalla julkaistaan videoita kummallakin kansalliskielellä. Eri toiminnoilla on myös omia somekanaviaan. Lisäksi Kotus on julkaissut suomen- ja ruotsinkielistä podcastia. Sosiaalisen median ja sen kanavien kehittymistä seurataan, ja mahdollisuuksien mukaan voidaan tarttua uusiin kanaviin tai luopua jo käytössä olevista.

Somekanavat ovat kaupallisten toimijoiden hallussa. Sen vuoksi niillä on oma luonteensa ja toimintalogiikkansa, eikä Kotus voi sosiaalisessa mediassa kontrolloida itseensä liittyviä sisältöjä samalla tavalla kuin viraston omassa hallinnassa olevilla kanavilla, esimerkiksi pääsivustoilla ja verkkolehdissä. Kotus tiedostaa tästä sosiaalisen median erityislaadusta nousevat haasteet ja riskit. Sometoiminnassa kiinnitetäänkin erityistä huomiota tietoturvaan, tietosuojaan ja vastuullisuuteen, kuten valtion viestintäsuosituksessakin edellytetään. Onnistunut someviestintä vaatii kunkin kanavan ominaispiirteiden ja toimintatapojen tuntemusta.

Kotus toimii sosiaalisessa mediassa aktiivisesti, aloitteellisesti ja vastuulli­sesti.

Kotus toimii sosiaalisessa mediassa aktiivisesti, aloitteellisesti ja vastuulli­sesti. Kieliasiat herättävät usein suurta mielenkiintoa, ja sosiaalisessa mediassa toimiminen on Kotuksen kaltaiselle pienelle asiantuntija­organisaatiolle mainio mahdollisuus palvella kielenkäyttäjiä. Tavoitteena on tarjota tietoa kielestä sekä viraston toiminnasta, julkaisuista ja palveluista. Aktiivisuus sosiaalisessa mediassa lisää Kotuksessa tehtävän työn tunnettuutta, tavoittavuutta ja siten myös vaikuttavuutta.

Kotuksen sometoiminta luo mahdollisuuksia yleisen kielitiedon ja kieli­tietoisuuden lisääntymiseen sekä rakentavaan vuorovaikutukseen eri toimi­joiden kesken. Tarkoituksena on myös vahvistaa kuvaa Kotuksesta luotettavana kielen asiantuntijana. Sosiaalisessa mediassa, kuten muussakin viraston viestinnässä, pyritään selkeyteen, asiallisuuteen ja ymmärrettävyyteen. Äänensävy ja viestinnän tyyli riippuvat niin kanavasta kuin aiheesta, mutta kieli on aina tilanteeseen sopivaa, selkeää ja ymmärrettävää. Myös sisällön saavu­tetta­vuudesta huolehditaan.

Sosiaalinen media täydentää Kotuksen omia tiedotuskanavia arvokkaalla tavalla, koska sen avulla voidaan

• saada näkyvyyttä organisaation työlle ja monipuolisille palveluille
• lisätä yhteisöllisyyttä ja kiinnostusta kieleen
• luoda vuorovaikutusmahdollisuuksia kielenkäyttäjien ja asiantuntijoiden välille.

Sosiaalisen median välityksellä voidaan myös tiedottaa akuuteista asioista (esim. palvelujen toimintahäiriöistä) nopeasti ja laajasti.

Lähtökohtaisesti sosiaalisessa mediassa viestitään kaikista uusista sisällöistä ja myös vanhempia ja pysyvämpiä sisältöjä nostetaan esille tarkoituksen­mukaisesti aika ajoin. Muidenkin toimijoiden sisältöjä voidaan jakaa Kotuksen somekanavissa harkitusti ja linjakkaasti, erityisesti yhteistyö­kumppaneiden ja muiden sidosryhmien Kotuksen kannalta kiinnostavia viestejä.

Kotuksen toiminta sosiaalisessa mediassa on resurssisyistä lähtökohtaisesti tiedottavaa ja yksisuuntaista. Erityisesti tilit X:ssä ja Facebookissa ovat perusluonteeltaan tiedottavia, ajankohtaisista sisällöistä kertovia, kun taas Instagramissa viestinnän lähtökohta on kanavan luonteen vuoksi kevyempi ja keskustelevampi. Mahdollisuuksien mukaan pyritään kuitenkin lisäämään vuorovaikutteisuutta ja ottamaan osaa keskusteluihin sekä moderoimaan tileillä käytävää keskustelua.

Kotus kannustaa työntekijöitään sosiaalisen median käyttöön osana työtä. Sen lisäksi, että somekanavia voi seurata työssään perinteisen median tapaan, on kotuslaisten mahdollista osallistua sometoimintaan organisaatiotilien käyttäjänä ja/tai työntekijälähettiläänä henkilökohtaisen tilin kautta. Työntekijän sometoimintaa rajoittavat tavanomaiset lojaliteettivelvoitteet. Sosiaalisen median käyttöä suositellaan myös viraston henkilöstösuunnitelmassa.

Kotuksen sometoimintaan ei liitetä epärealistisia palvelulupauksia. Rajallisten resurssien takia eri alustoilla ei päivystetä jatkuvasti.

Kotuksen työyhteisöviestinnästä

Työyhteisöviestinnän eli organisaation sisäisen viestinnän tarkoituksena on tiedottaa, tehdä asioita ymmärrettäväksi, taustoittaa päätöksiä, herättää keskustelua, tukea työn tekemistä ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Työyhteisö­viestintä voi olla yhdensuuntaista tiedoksiantoa mutta myös vuorovaikutteista keskustelua.

Yhtäältä viestinnällä välitetään ajankohtaista tietoa, taustoitetaan päätöksiä ja jaetaan kaikille yhteisesti noudatettavia ohjeita. Organisaation asioista viestitään kattavasti, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla viraston keskeisestä toiminnasta. Toisinaan on tarpeen viestiä väliaikatietona myös se, että enempää viestittävää ei vielä ole ja että tilannetta seurataan.

Työyhteisöviestintä on vuoro­vaikutteista ja mahdollistaa vuoropuhelun.

Toisaalta viestinnän avulla luodaan ja vahvistetaan yhteisöllisyyttä ja lisätään yhteenkuuluvuuden tunnetta. Tavoitteena on, että jokainen kokisi kuuluvansa työyhteisöön. Sisäisen viestinnän avulla herätetään kiinnostusta ja edistetään näin myös motivaatiota ja työhön sitoutumista. Työyhteisöviestintä on vuoro­vaikutteista ja mahdollistaa vuoropuhelun. Näin kaikki pääsevät vaikuttamaan organisaation asioihin.

Viestintää käytetään aktiivisena johtamisen välineenä Kotuksen strategian mukaisesti. Tämä osaltaan mahdollistaa luottamukseen perustuvan toiminta­kulttuurin.

Työyhteisöviestintä on mahdollisimman avointa ja kattavaa sekä realistista ja objektiivista. Sisäisesti viestitään niin onnistumisista kuin epäkohdista ja haasteistakin. Viestintä on oikea-aikaista ja oikealle kohderyhmälle tarkoi­tuksen­mukaisissa kanavissa suunnattua. Sen on oltava tarvittaessa myös ennakoivaa.

Kotuksen henkilökunta on henkilöstösuunnitelmassa sitoutunut seuraaviin tiedonkulun ja vuorovaikutuksen onnistumista tukeviin toimintaperiaatteisiin:

• Välitän minulla olevaa tietoa avoimesti ja tasapuolisesti kaikille asianosaisille.
• Välitän tietoa oikea-aikaisesti, selkeästi ja vältän monitulkintaista viestintää.
• En oleta vaan kysyn, kun en tiedä riittävästi tai olen epävarma.
• Luotan, että minulle kerrotaan asioista oikea-aikaisesti.
• En välitä tietoa, jonka oikeellisuudesta en ole varma.
• En välitä epäasiallista tai toista henkilöä loukkaavaa tietoa.
• Suhtaudun hyvänsuovasti tiedon välittäjään enkä kritisoi häntä tiedon sisällöstä.
• Sitoudun seuraamaan Kotuksen tiedonvälitystä.
• Tiedostan oman vastuuni työyhteisön vuorovaikutuskulttuurista.

Työyhteisöviestinnässä käytetään asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Kaikissa vuorovaikutustilanteissa viestitään ja keskustellaan rakentavasti.

Organisaation sisällä viestitään pääsääntöisesti suomeksi tai ruotsiksi. Kotuksessa kannustetaan aktiiviseen suomen ja ruotsin rinnakkaiseen käyttöön niin, että jokainen voi käyttää vuorovaikutustilanteissa itselleen vahvempaa tai haluamaansa kieltä. Esimerkiksi kokouksia ja palavereita voidaan näin järjestää rinnakkaiskielisesti ilman tulkkausta tai kääntämistä.

Viestinnän analysointi ja kehittäminen

Viestinnän toimintaympäristö on murroksessa, kuten valtionhallinnon viestintä­suosituksessa todetaan. Myös viranomaisten viestinnän on pystyttävä uudistu­maan ja pysyttävä ajan tasalla. Jotta tähän päästäisiin, yksi olennainen tehtävä on viestinnän mittaaminen ja arvioiminen, kuten suosituksessa määritellään. Viestinnän mittaaminen ja arvioiminen on systematisoitava, jotta viestintää voidaan suunnitella pitkäjänteisesti ja jotta viestintä hyödyttää parhaalla mahdollisella tavalla Kotuksen strategisten tavoitteiden edistämistä sekä organisaation johtamista ja kotuslaisten työhyvinvointia.

Kotus pyrkii vaikuttamaan erityisesti niissä kanavissa, joissa se tavoittaa kielenkäyttäjiä mahdollisimman laajasti ja kohderyhmiä mahdollisimman tehokkaasti.

Viestinnän asiantuntijoiden keskuudessa viestinnän mittaamisen ja arvioinnin arvo on tunnistettu ja tunnustettu jo pitkään. Kotuksessa yleinen periaate on, että Kotus seuraa kanaviensa ja palveluidensa käyttöä ja viestiensä vaikuttavuutta kävijäanalytiikan ja mediaseurannan avulla. Viestintää kehitetään näistä saatuja tietoja hyödyntäen. Kotus pyrkii vaikuttamaan erityisesti niissä kanavissa, joissa se tavoittaa kielenkäyttäjiä mahdollisimman laajasti ja kohderyhmiä mahdollisimman tehokkaasti.

Viestinnän mittaamisesta ja tulosten hyödyntämisestä laaditaan erillinen suunnitelma. Suunnitelmassa otetaan selkeästi kantaa erilaisiin viestinnän tavoitteisiin (myös alustakohtaisiin) ja käyttäjille annettaviin palvelulupauksiin sekä niihin perustuvan viestinnän mittaamisen tapoihin. Mittaamiseen perustu­vassa analyysissa esitetään tulkintoja siitä, onko viestintä tavoitteisiin nähden onnistunutta ja vaikuttavaa.

Analysointisuunnitelmassa huomioidaan eri lähteistä saatava tieto sekä määrällisen ja laadullisen analyysin mahdollisuudet ja rajoitukset. Määrällistä tietoa on saatavissa eri lähteistä. Sen tuottaminen ja jakaminen pitää mahdollisuuksien mukaan automatisoida.

Viestinnän resurssit, roolit ja prosessit

Kotus on kielen asiantuntijalaitos, ja sen työntekijöillä on laajasti viestinnän osaamista. Kotuksessa työskentelee viestinnän näkökulmasta monenlaisia ihmisiä: 1. viestintätehtäviin palkattuja viestinnän asiantuntijoita, 2. muita asiantuntijoita, joilla on erikseen määriteltyjä viestintätehtäviä, sekä 3. muita asiantuntijoita, jotka viestivät oman asiantuntemuksensa alasta tarvittaessa tai satunnaisesti. Erilaisten työtehtäviensä kautta lähtökohtaisesti kaikki kotuslaiset viestivät virastoon, sen toimintaan ja omaan erityisalaansa liittyvistä asioista eri yhteyksissä.

Viestintätehtäviä ja -rooleja on paljon. Jokaisen kotuslaisen kehityskeskuste­lussa tarkistetaan, mitkä tehtävät ja roolit työntekijälle sopivat parhaiten. Olennaista on varata yksittäisten asiantuntijoiden tehtävän­kuvauksissa aikaa viestinnälle.

Kotuksen asiantuntijoita kannustetaan ja koulutetaan viestimään ulospäin rohkeasti.

Kotuksen asiantuntijoita kannustetaan ja koulutetaan viestimään ulospäin rohkeasti, käyttämään monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia ja tutustumaan ennakkoluulottomasti uusiin kanaviin. Omaa työtä on hyödyllistä tarkastella myös siitä näkökulmasta, mikä voisi kiinnostaa esimerkiksi Kotuksen palve­luiden käyttäjiä ja mistä voisi löytää viestinnällisiä mahdollisuuksia. Kunkin sisältökokonaisuuden tai aihealueen asiantuntijat huolehtivat viestintätiimin avustuksella siitä, että toiminnosta julkaistaan ajankohtaissisältöjä tai muita nostoja. Julkaisukanavat ja -tiheys suunnitellaan toimintokohtaisesti.

Johto huolehtii siitä, että viestinnän resurssit ovat riittävät tämän viestintä­suunnitelman toteuttamiseen. Kullekin tiimille tai toiminnolle määritellään viestintäresurssit, ja ne kohdistetaan siten, että viestintä on mahdollisimman vaikuttavaa. Rajallisten resurssien vuoksi joudutaan tekemään valintoja erilaisten kanavien, sisältöjen ja toimintatapojen sekä kohderyhmien välillä.

Toimiva ulkoinen viestintä on oikea-aikaista, monipuolista, aktiivista, reaktiivista ja proaktiivista eli ennakoivaa. Tämä edellyttää viestintätehtävien ja muiden töiden joustavaa yhdistämistä sekä viestinnän priorisoimista tilanteittain, sillä kaikkia tarpeita ei voi ennakoida.

Kotuslaisille tarjotaan säännöllisesti tehtäviensä hoitamisen kannalta oleel­lista viestintäkoulutusta. Koulutusta voidaan järjestää viraston sisällä tai sitä voidaan tilata. Koulutusta tarjotaan niin julkaisualustojen ja työkalujen käyttöön kuin viestinnän sisältöjen suunnitteluun ja toteuttamiseen (esimerkiksi toimintaan sosiaalisessa mediassa).

Kotus viestii strategiansa mukaisesti ja suunnitelmallisesti. Viestintää suunnitellaan vuositasolla ja lyhyemmillä aikaväleillä. Viestintäkoordinaattori huolehtii suunnitelmien laatimisesta yhdessä viestintätiimin, keskeisten julkaisujen päätoimittajien tai vastaavien toimittajien, muiden toimittajien ja johtajan kanssa.

Viestinnän prosessit ovat yhdenmukaisia ja tehokkaita. Viestittävä asia löytää selkeiden prosessikuvausten ansiosta sopivan ja vaikuttavan kanavan.