Usein virkakielenhuoltaja ja virkahenkilö eivät voi muuta kuin harmitella tekstien hämäriä muotoiluja ja toivoa, että joku, jolla on valtaa muuttaa epämääräinen ilmaus, sen myös tekisi. Jotta virkakielen laatua voidaan oikeasti parantaa, huomiota pitääkin kiinnittää myös siihen, miten voidaan kehittää tekstien kirjoittamiseen ja lukemiseen liittyvän työn olosuhteita ja organisointia. Erityisen tärkeää on, että myös johtoporras ymmärtää tekstien keskeisen roolin ja pystyy antamaan alaisilleen aikaa tekstien parantamiseen.
Kotimaisten kielten keskus on laatinut kaikille avoimen ja maksuttoman hyvän virkakielen verkkokurssikokonaisuuden. Siihen kuuluva Toimiva hallinto on kielestä kiinni -kurssi auttaa näkemään koko organisaation vastuun vaikeaselkoisista teksteistä sekä tunnistamaan keinoja tekstien ja tekstityön kehittämiseen.
Viranomaisten tekstihimmeli luodaan yhteistyössä
Virkatekstien kirjoittaminen ei ole yksilötyötä, vaan valmiit tekstit ovat monella tapaa koko hallinnon tuotos. Koska tekstejä tuotetaan päivittäin valtavia määriä, tekstien kirjoittaminen perustuu pitkälti valmiisiin malleihin, jopa valmiisiin tekstikatkelmiin eli fraaseihin. Kun tekstejä ei tarvitse kirjoittaa joka kerta uudestaan, viranomaisten työ helpottuu ja tekstikoneiston työ tehostuu. Toisaalta jos valmiita fraaseja ei pysty muokkaamaan tilanteen vaatimalla tavalla, se voi vaikeuttaa tekstien ymmärtämistä.
Viranomaisten teksteissä kuuluu myös vahvasti lainsäädännön ääni, koska viranomaisten laatimat tekstit pohjautuvat usein lakeihin. Lakikielen pitää olla yksitulkintaista ja täsmällistä, mikä toisaalta tekee lakien ja myös virkakielen lauseista kiemuraisia ja pitkiä. Lakikielen paradoksi onkin se, että yksitulkintaisuuden nimissä kirjoitetut koukeroiset tekstit eivät lopulta suinkaan aina ole yksitulkintaisia.
Työskentelyolosuhteet vaikuttavat tekstien laatuun
Kotus teki vuonna 2013 kunnille kyselyn niiden tekstien kielenhuollosta (ks. Viertiö 2014). Kyselyn tulokset osoittivat, että yksi merkittävimmistä syistä huonolaatuisiin teksteihin on ajanpuute. Tämä on ristiriidassa sen kanssa, että valtion ja kuntien työntekijöiltä vaaditaan aina vain enemmän erilaisia raportteja, selvityksiä ja asiakasasiakirjoja – siis tekstejä. Kotus teetti myös kesällä 2009 kyselyn päiväkotien työntekijöille, ja jo silloin yli 90 prosenttia lähes 1 300 vastaajasta oli sitä mieltä, että kirjaaminen on lisääntynyt heidän työuransa aikana (ks. Pyhäniemi 2010, 2017).
Kuntien kielenhuoltoa koskevassa kyselyssä vastaajat pitivät tekstityön toisena suurena ongelmana työpaikan vakiintuneita käytäntöjä ja asenteita. On helppo ymmärtää, että yksittäisen kirjoittajan – erityisesti uuden työntekijän – onkin vaikea ryhtyä yksin muuttamaan vanhoja työskentelymalleja.
Vastaajat olivat myös sitä mieltä, että on vaikeaa tehdä tekstejä, jotka ovat ymmärrettäviä ja ottavat lukijan huomioon. Lisäksi kirjoittajan on usein haastavaa saada tekstin kohderyhmästä tietoja, jotka auttaisivat häntä kirjoittamaan lukijan tarpeita vastaavan tekstin. Vastaajien mukaan myös tietojärjestelmien kankeus on yleinen ongelma.
Selkeä, ymmärrettävä ja asiallinen virkakieli edistää tasa-arvoa
Viranomaisten asiakastyö on valtaosin kielellistä. Vuoden 2018 tietojen mukaan tavallisen työpäivän aikana esimerkiksi Kelassa vastataan tuhansiin puheluihin ja otetaan vastaan kymmeniä tuhansia hakemuksia eri muodoissa. Polku julkisiin palveluihin kulkeekin useimmiten juuri tekstien kautta.
Vaikeaselkoisesti kirjoitetut viranomaisten tekstit asettavat kansalaiset epätasa-arvoiseen asemaan. Jos ihminen ei esimerkiksi ymmärrä, mitä hänen terveyttään tai raha-asioitaan koskevissa ohjeissa tai päätöksissä sanotaan, hän saattaa jättää hakematta jotain etuutta tai laiminlyödä omia velvollisuuksiaan. Eikä riitä, että ymmärtää viranomaisten kieltä. Esimerkiksi etuushakemusta tekevän tai viranomaiseen yhteyttä ottavan pitää myös itse osata käyttää oikeita termejä sekä valita kulloiseenkin tilanteeseen sopiva sävy. Voisiko käydä niin, että hyvin viestivä saa parempaa palvelua?
Erityisen vaikea tilanne on niillä, joiden toimeentulo ja arjesta selviytyminen ovat julkisten palvelujen varassa. Pahimmassa tapauksessa huono virkakieli voi olla osasyy siihen, että ihminen jää kokonaan sosiaaliturvan ulkopuolelle. Virkakieli onkin tärkeässä roolissa siinä, että kaikille kansalaisille pystytään takaamaan taloudelliset, sosiaaliset ja sivistykselliset oikeudet eli mahdollisuudet ihmisarvoiseen elämään.
Virkakielen parantamiseksi on tehty hartiavoimin töitä 1960-luvulta saakka, minkä ansiosta viranomaisten tekstit ovat jo selkeytyneet paljon. Työtä kuitenkin vielä riittää. Hyvä teksti ei ole yksittäisestä työntekijästä kiinni, vaan se vaatii taakseen koko hallinnon, niin lainkirjoittajat kuin organisaatioiden johdonkin.
Organisaatioiden johdolle, hallinnon kehittäjille ja kaikille työkseen kirjoittaville tarkoitettu Toimiva hallinto on kielestä kiinni -kurssi auttaa ottamaan askelia tähän suuntaan.
Kirjoitus on ilmestynyt Virallisen lehden Hyvää virkakieltä -palstalla 13. kesäkuuta 2023.