Etäpalaverit ovat täällä. Niiden etiketissä on muutamia aukkoja, joita tämä kirjoitus pyrkii paikkaamaan. Suositukset koskevat varsinkin pelkän ääniyhteyden varassa pidettäviä palavereja, ja niitä voi ottaa käyttöön asteittain ja hallitusti fiiliksen mukaan.
1. Pieniä palautteita
Jos etäpalaverissa on yli kolme osallistujaa, ja palaverille tyypillisiä ovat pitkähköt puheenvuorot, jaetaan palautepuheenvuorovuorot. Lyhyet palautepuheenvuorot koostuvat kommenteista kuten mm, joo, jaa jaa tai nii joo. Tämä on minimipalautetta.
Tavallisessa palaverissa palautepuheenvuorosta käy silmien auki pitäminen, ajoittainen vilkaisu puhujaan päin tai nyökyttely. Kahdenkeskisissä puheluissa minimipalaute on verbaalista, ja sitä viljellään yleensä riittävästi. Isossa palaverissa kukaan ei halua olla se tyyppi, joka sanoo kolmen sekunnin välein nii joo kahdellekymmenelle kuulijalle. Tämä johtaa siihen, että puhuja ei kuule kuin oman, epävarmalta kuulostavan äänensä ja kuvittelee yhteyden katkenneen.
Palaverin alussa vuoro on sillä, jonka etunimi tulee aakkosissa ensin, ja sitä siirretään kuin viestikapulaa: Jaana, sun palaute. Jaanalla on sen jälkeen lupa pitää mikrofonia koko ajan päällä ja velvollisuus sanoa pieniä sanoja sopivaan tahtiin.
2. Hätäuloskäynti
Puhelu joko katkeaa tai ei katkea. Ihmiset joko ovat huoneessa tai eivät ole huoneessa. Etäpalaverilla on oma välitilansa, jossa vika voi olla missä vain. Tipuinko linjoilta? Tipuitko sinä? Tipuimmeko molemmat? Oletko suuttunut? Mitä pahaa minä sanoin? Onko linjaa olemassa? Jos palaveri on iso, kuuleeko minua kukaan? Puhutteko te muut nyt minusta selän takana?
Jokaisella organisaatiolla tulee olla hätätoimintasuunnitelma ahdistavien äänikatkosten varalle. Suunnitelmasta tulee käydä ilmi ainakin seuraavat asiat:
Montako kertaa vedetään mikrofonin johto irti ja liitetään se takaisin.
Milloin pitää tajuta, että ai niin, ohjelmassa on myös tekstitsätti.
Milloin palaverista voi poistua ja onko pakko tulla takaisin.
Ja ennen kaikkea: Ei ole mitään hätää, et ole yksin. Tästäkin selvitään.
Katkoksen aikana on syytä puhua itsekseen, jotta linja on täynnä hälyääntä siltä varalta, että yhteys palaa. Selkeintä on ajatella ääneen hätätoimintasuunnitelman mukaista toimintaansa: Et varmaan kuule mua vieläkään, kokeilen vielä kerran laittaa mikrofonin uudestaan, lähden nyt pois ja tulen takaisin. Muista alkaa katkon jälkeen taas erotella sisäistä ja ulkoista monologia.
3. Mikkitervehdys
Etäpalaverin lopussa palaverin järjestäjä kiittää kaikkia. Tämän jälkeen osallistujat odottavat yleensä hetken vuoroaan, ja sanovat kuitenkin lopulta päällekkäin Kiitos, moi moi! Sen jälkeen palaverin pitäjä kiittää vielä uudestaan, ja tätä seuraa asteittain harventuva neljäs kiitoskierros.
Tämä kaikki korvataan sillä, että ensimmäisen kiitoksen jälkeen kaikki taputtavat sormellaan mikrofoniin. Se voi kuulostaa sateelta peltikatolla.
Muokattu 5.5.2020. Selitetty minimipalaute.