Lomakkeista on moneksi

Tuoreessa väitöskirjassaan Piia Mikkola tarkastelee lomakkeen roolia kehityskeskusteluissa. Tulokset ovat sovellettavissa myös esimerkiksi julkisten palvelujen asiointeihin, joissa lomakkeita täytetään tai käydään läpi yhdessä asiakkaan kanssa.

Viranomaisten kanssa asioiminen, esimerkiksi etuuksien hakeminen tai ilmoitusten tekeminen, tapahtuu usein erilaisilla lomakkeilla. Nykyisin on tavallista, että lomakkeet ovat saatavilla ja omatoimisesti täytettävissä verkossa. Mutta lomakkeita käytetään myös, kun asioita hoidetaan kasvokkain.

Lomakkeet jäsentämässä keskustelua

Monissa kasvokkain hoidettavissa asioinneissa, vaikkapa terveydenhoitajan vastaanotolla tai sosiaalitoimen tapaamisissa, erilaisia lomakkeita käytetään tiedon keräämisen ja dokumentoinnin apuna esimerkiksi kartoitettaessa asiakkaan elämäntapoja tai työkykyä. Lomakkeita käydään läpi yhdessä viranomaisen kanssa usein myös siksi, etteivät ne ole riittävän selkeitä ja ymmärrettäviä asiakkaan yksin täytettäviksi.

Lomakkeiden selkeys helpottaa asioiden käsittelyä tietysti myös kasvokkaisissa asioinneissa. Ne ovat tekstejä, joita luetaan ja tulkitaan. Mutta ne ovat myös tekstejä, joihin voi viitata ja vedota paitsi sanallisesti myös katseella tai eleillä. Lisäksi ne ovat esineitä, joita voi käsitellä eri tavoin. Lomakkeen voi esimerkiksi siirtää sivuun tai siitä voi kääntää uuden sivun esille.

Nämä monet tavat käyttää lomakkeita vaikuttavat puolestaan siihen, miten keskustelu jäsentyy, mistä aiheista puhutaan, miten aikaa käytetään ja millaisiksi osapuolten roolit muodostuvat. Tämä käy ilmi Piia Mikkolan väitöskirjasta Teksti, agenda, artefakti: Kehityskeskustelulomakkeen erilaiset roolit kehityskeskustelujen topikaalisissa siirtymissä. Mikkola väitteli Vaasan yliopistossa 13. päivä elokuuta.

Mikkola tarkastelee työpaikkojen kehityskeskusteluja, mutta tutkimuksen tulokset ovat sovellettavissa myös esimerkiksi julkisten palvelujen asiointeihin, joissa lomakkeita täytetään tai käydään läpi yhdessä asiakkaan kanssa.

Lomake apuna vaikeiden asioiden käsittelyssä

Mikkola osoittaa tutkimuksessaan, miten lomake toimii keskustelua ohjaavana runkona, eräänlaisena esityslistana. Lomakkeen avulla voidaan pitää huolta siitä, että kaikki tärkeät asiat käydään läpi, ja se auttaa myös vaikeiden asioiden esille ottamisessa ja käsittelyssä. Toisaalta lomakkeen mekaaninen läpikäyminen voi tehdä keskustelusta rutiininomaisen ja paperinmakuisen, mikä ei edistä asioiden avointa käsittelyä tai hyvän vuorovaikutussuhteen syntymistä.

Lomake voi auttaa myös keskustelun ajankäytön hallinnassa. Sen käyttäminen jäsentää keskustelua ja jaksottelee sitä eri vaiheisiin. Lisäksi Mikkola havaitsi, että lomakkeen käsittely, liikuttaminen ja katsominen toimivat vihjeinä siitä, milloin keskustelussa on aika siirtyä eteenpäin.

Etukäteen vai yhdessä täytetty lomake?

Keskustelun kulkuun ja osapuolten rooleihin vaikutti myös se, oliko lomake täytetty jo etukäteen vai täytettiinkö sitä yhdessä. Esimiehellä oli enemmän valtaa ohjata keskustelua, kun lomake täytettiin keskustelun kuluessa. Sen sijaan etukäteen täytetyn lomakkeen käsittelyssä esimies ei ollut yhtä selvä keskustelun ohjaaja. Tätä selittää Mikkolan mukaan se, että käsiteltäessä esitäytettyä lomaketta alaisella oli ensisijainen oikeus tulkita ja selittää lomakkeeseen kirjoittamiaan tekstejä ja siten myös paremmat mahdollisuudet ilmaista omia mielipiteitään ja nostaa esiin uusia keskustelunaiheita.

Vaikka Mikkolan tutkimus kohdistuukin lomakkeen käyttöön yhdenlaisessa keskustelutilanteessa, hänen esittämänsä tulokset ja havainnot auttavat pohtimaan laajemminkin sitä, millainen rooli lomakkeilla ja muunkinlaisilla teksteillä on erilaisissa kasvokkaisissa keskusteluissa niin viranomaisen ja asiakkaan tapaamisissa kuin työntekijöiden keskinäisissäkin kokouksissa ja palavereissa.

Teksti: Liisa Raevaara

Mikkola, Piia 2016: Teksti, agenda, artefakti: Kehityskeskustelulomakkeen erilaiset roolit kehityskeskustelujen topikaalisissa siirtymissä. Acta Wasaensia 353
Vaasan yliopiston uutinen Piia Mikkolan väitöskirjasta ja väitöksestä

Palaa otsikoihin